Hoy en día las empresas de telecomunicaciones se relacionan con diferentes entidades (B2C, B2B, B2G*) por lo que el uso de la firma electrónica es beneficioso para su actividad. En este artículo repasamos cuáles son las ventajas de utilizar esta tecnología en las empresas de telecomunicaciones, sin olvidar la importancia a nivel interno.
El trabajo de las empresas de telecomunicaciones se ha diversificado mucho en los últimos años. Su actividad ya no consiste sólo en oficinas de atención al cliente donde se venden teléfonos móviles, se contratan líneas fijas y se modifican las tarifas. Así que, a continuación, describiremos cada una de sus facetas y veremos exactamente en qué puede beneficiarnos el uso de la firma digital.
Relación con los clientes (B2C)
En primer lugar, encontramos la faceta B2C de las telecomunicaciones, es decir, el contacto directo con los clientes. Las empresas del sector, como Vodafone y Orange, ya han integrado la firma digitalizada en sus sistemas de relación con el cliente.
La integración de esta herramienta hace que la conexión conclientes sea más rápida y que los gestores de los puntos de venta dispongan de más tiempodisponible para asesorar, ofrecer información y atender las necesidades de quienes acuden a los locales. También aumenta la seguridad de la identificación, lo que reduce la posibilidad de fraude. Y, lo más importante, evita las colas y disminuye el tiempo de espera.
Los mismos contratos son firmados a diario por distintas personas. Importantes empresas de comunicación de Europa y América Latina utilizan Documents, que permite diseñar plantillas en las que se definen una serie de variables (como nombre, apellidos, teléfono, etc.) que el asesor de la tienda rellena (aunque puede darse el caso de que lo haga el firmante).
El ahorro de tiempo es casi tan importante como el ahorro de costes, ya que el usuario final queda satisfecho, pues obtiene lo que desea en el menor tiempo posible.
Relación con empresas (B2B)
Las empresas de telecomunicaciones realizan numerosos trámites y acuerdos de colaboración con otras empresas. Algunos de los servicios ofrecidos son soluciones digitales como el alojamiento en la nube o mejoras en seguridad o servicios de telecomunicaciones como IP, mayor capacidad de ancho de banda servicios vía satélite, movilidad…
No sólo eso, además de ofrecer telefonía fija, móvil e internet, también tienen una televisión por suscripción, para la que deben producir sus propios contenidos y también adquirir contenidos de terceros mediante acuerdos y la compra de derechos de distribución
En todos estos casos, los ejecutivos y directivos de las empresas implicadas a veces cierran acuerdos en reuniones que no son necesariamente presenciales. Y para simplificar los trámites por vía electrónica, la logística y ahorrar costes de desplazamiento.
Otro ejemplo son todas las empresas clientes a las que proporciona suministros, acuerdos con empresas tecnológicas para apoyo, etc. En un mundo global, además de la tecnología necesaria para la comunicación, es necesaria una solución como Viafirma Documents que permita la firma final necesaria para cerrar los acuerdos, sin necesidad de que todas las partes estén presentes en la misma sala. Al fin y al cabo, esto permite agilizar los trámites y no realizar desplazamientos innecesarios para la simple firma de un documento.
Relación con los Gobiernos (B2G)
Gracias a la infraestructura y la capacidad innovadora que tienen hoy las empresas de telecomunicaciones, su relación con administraciones y gobiernos (B2G) se ha fortalecido.. Así, este tipo de empresas están siendo uno de los principales impulsores del cambio para que las Smart Cities sean una realidad.
El uso de la firma digital en estos casos está en línea con la implantación de la Administración Electrónica, a través de la cual ya no es necesario acudir a las oficinas físicas para realizar los trámites, sino que gracias a los certificados digitales se pueden realizar online.
Mejora de la organización interna
No sólo es importante reforzar la organización de cara al público y a otras empresas o a la Administración, sino también reforzar la organización interna, con el objetivo de lograr una mayor eficacia de funcionamiento y mejores resultados a final de año.
Por ejemplo, la firma de nóminas ocupa una parte importante del equipo de administración y recursos humanos, sobre todo si se trata de una gran empresa con un gran número de empleados. Afortunadamente, existen herramientas que agilizan este proceso.
Viafirma Inbox es un ejemplo de ello. Se trata de una bandeja de firmas, con un aspecto muy similar al de una cuenta de correo, para hacer más íntimo e intuitivo su uso. Permite crear flujos de trabajo para facilitar la firma de todos los documentos. Su interfaz muestra de forma clara y visual los objetos que están pendientes de firmar, con notificaciones para que ninguno se quede atrás.
A veces, la persona encargada está demasiado ocupada o tiene otras tareas y no puede abarcarlo todo. Por este motivo, es importante la funcionalidad que permite delegar la firma, dando poderes a otra persona para que pueda firmar por ella.
Mejora de la seguridad
La firma es muy importante, porque puede tener mucho mucho poder y, si alguien la falsifica, puede hacer muchas cosas que su portador original no desea. Por lo tanto, la seguridad digital es vital para cualquier persona física o jurídica. Viafirma Inbox permite, entre otras muchas cosas delegarlo y aplicar una serie de restricciones para que su uso sea correcto, como como, por ejemplo, especificar el navegador en el que se utilizará o el día y la hora de la semana en que se utilizará. Esto es especialmente útil para periodos vacacionales o cuando se trata de empresas muy grandes.
Con la herramienta se puede llevar el control exhaustivo de el uso que se hace de la firma delegada, dónde se identifica con ella, qué documentos se firman, etc., para evitar cualquier uso no deseado.
Esta solución se combina con Viafirma Fortress para conseguir una seguridad total y tener la confianza de que los certificados digitales son 100% seguros. El principal objetivo de Fortress es alojar los certificados en la nube, por lo que no es necesario llevarlos siempre en un dispositivo.
La gestión de contratos de gran importancia jurídica es otro claro ejemplo en el que la seguridad es vital. En tiempos en los que la ciberdelincuencia es fundamental que una empresa sea capaz de garantizar que toda la información sensible que guarda de sus clientes está a salvo.
Para ello, desde Viafirma aconsejamos el uso de autenticación robusta para evitar posibles brechas de seguridad. Este tipo requiere, al menos, dos métodos de identificación para asegurarse de que la persona que intenta acceder es quien dice ser. Un ejemplo es la combinación de los clásicos datos de acceso (usuario y contraseña), y el envío de un token SMS para confirmar la identidad.
Casos de éxito
En Viafirma tenemos experiencia colaborando con empresas de telecomunicaciones. Uno de esos trabajos fue con una de las empresas más empresas más punteras del sector en Colombia, cuyo proyecto fue la primera implantación de la firma digital avanzada en el país.
Esta empresa buscaba una solución para agilizar el proceso de ventas, que les ayudara a ser más competitivos y, mismo tiempo prestar un mejor servicio a sus clientes. De esta forma se le ofreció la posibilidad de integrar una solución de firma de documentos de forma digital. Los formularios, una vez cumplimentados con los datos del cliente, se envían a la tableta o dispositivo móvil del agente comercial para que el cliente los revise y finalmente proceda a la firma de los mismos.
En la actualidad, hay miles de puntos de venta que operan a pleno rendimiento en su filial colombiana, con decenas de miles de usuarios activos, y varios millones de contratos firmados con éxito desde su implementación. Esto significa una enorme cantidad de horas ahorradas, y montañas de papel reducidas a pequeños servidores ultraseguros, en un solo cliente. Y hay considerablemente más casos de éxito en el sector de las telecomunicaciones de Viafirma en Europa y América.
En definitiva, la firma digital es una herramienta realmente útil en muchos aspectos de la actividad de cualquier empresa del sector de las telecomunicaciones. Puede ayudar a agilizar los procesos de venta y mejorar los tiempos de espera de los clientes para lograr una mayor satisfacción y mejorar la organización interna, acortando los tiempos de actividades que tradicionalmente son más largas y pesadas de realizar como la firma de nóminas.
*B2C: Business-To-Consumer; B2B: Business-To-Business; B2G: Business-To-Government.