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Un aspecto importante dentro de la contabilidad de una empresa son las amortizaciones. Es un proceso que se realiza al final del ejercicio contable, pero no por ello, menos importante. La solución OpenERP de la que hemos hablado en varias ocasiones en xnoccio, gestiona las amortizaciones mediante el Módulo de Activos (account_assets). Sin embargo, al realizar la implantación de este ERP en pymes españolas, nos hemos encontrado con que su funcionalidad resulta insuficiente. Esto no es obstáculo, ya que no resulta difícil adaptar los módulos actuales a necesidades específicas o incluso crear módulos nuevos. En el caso que nos ocupa, Viavansi ha ampliado las funcionalidades del módulo de activos de OpenERP 6.1.
En este artículo nos ocuparemos de explicar funcionalmente la mejora y en uno próximo detallaremos cuales han sido las modificaciones técnicas realizadas.
Los inmovilizados se van depreciando poco a poco, ya sea por su uso o por el paso del tiempo. Esta depreciación debe reflejarse contablemente, y su cálculo viene marcado por las tablas de amortización que publica la Agencia Tributaria. Los métodos que utiliza, son el coeficiente máximo en porcentaje y el periodo máximo en años.
Como decía, actualmente, los métodos que propone el módulo account_assets son insuficientes. Por eso, hemos diseñado uno nuevo método que cubra las siguientes necesidades:
- Cálculo de la depreciación en porcentaje.
- Cálculo de las amortizaciones al final del periodo indicado. Ej. si es mensual al final de cada mes, si es trimestral al final del trimestre, si es anual a 31/12.
- Calculo parcial de la amortización. Tomará como referencia la fecha de compra para el inicio de la de amortización, y como fecha final el 31/12 si el periodo es anual.
Al igual que indicamos en el post anterior sobre órdenes de pago en OpenERP, tendremos instalada la versión 6.1 con la contabilidad española.
El funcionamiento del nuevo método es el siguiente:
1-. Definición de la categoría de activo
Todos los miembros de esa categoría tendrán definido los mismos parámetros. En nuestro ejemplo, será “Mobiliario”.
En Contabilidad → Configuración → Contabilidad financiera → Activos → Categoría de activos → Crear
2-. Creación del producto Mesa de oficina
Ese producto será acorde a la categoría de activo creada previamente.
En Ventas → Productos → Productos → Crear
Cuando compras un inmovilizado, es importante definir la cuenta de ingresos y gastos que le corresponde según el Plan General Contable. En nuestro ejemplo, la cuenta 21600000000 Mobiliario.
3-. Creación del proveedor de inmovilizado
En Contabilidad → Proveedores → Proveedores → Crear
Para poder seleccionar la cuenta 52300000000 Proveedores de inmovilizado a corto plazo como Cuenta a pagar es necesario cambiar la configuración de la misma.
En Contabilidad → Configuración → Contabilidad financiera → Cuentas →En código ponemos 5230 y la editamos como se muestra a continuación:
Hemos cambiado el Tipo interno Regular por A pagar, el Tipo de cuenta Financieras por Terceros – A pagar y hemos clickeado en Permitir conciliación.
4-. Realización de la factura de compra
En Contabilidad→ Proveedores → Facturas de proveedor → Crear
Seleccionaremos el proveedor que hemos creado previamente, la fecha de factura y de vencimiento. Cuando añadamos el producto tendremos que asignar la categoría de activo “Mobiliario” como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez añadido el producto en la factura, pulsaremos en Aprobar. Con esta acción conseguiremos que éste se convierta en un activo
5-. Confirmación del activo
En Contabilidad → Activos → Activos
Se ha creado el activo “Mesa de oficina”, lo abriremos para confirmarlo o para modificarlo si fuera necesario.
A continuación haremos una breve aclaración sobre los campos que se muestran en la pestaña General anterior.
- El valor bruto coincide con el precio de coste que definimos en el producto.
- El valor contable será el mismo que el anterior si el inmovilizado no tiene valor residual.
- La fecha de compra se rellenará manualmente a tipo informativo, y se utilizará para activos que ya estén en la empresa.
- La fecha de la última amortización tiene un doble sentido. Para activos nuevos, será la fecha de compra y para aquellos que ya existían en la empresa, será la fecha en la que se realizó la última amortización.
- El campo Primera amortización, será la fecha en la cual se realizará la primera amortización.
- El resto de campos de esta pestaña viene marcado por los valores definidos en la categoría de activos, pero pueden ser modificados si fuera necesario.
En la pestaña Tabla de amortización se muestra la evolución que irá sufriendo el inmovilizado.
Previamente, habíamos definido que íbamos a amortizar un 10% anual. Si observamos la líneas de depreciación, la primera y la última son diferentes. Ello es debido a que el importe a amortizar no es un año completo, si no el periodo que va desde la fecha de compra hasta el 31/12. Marcamos esa fecha porque en la mayoría de las empresas el año fiscal y el natural coincide. Por ello, debemos reflejar sólo la parte de gasto que corresponde a ese ejercicio.
Una vez confirmado el activo, podremos calcular los asientos de depreciación. Pulsaremos en Calcular asientos de la línea de depreciación si solo es un activo, o seguiremos el siguiente enlace si queremos calcular el de todos los inmovilizados de la empresa a la vez.
En Contabilidad → Procesamiento periódico → Asientos recurrentes → Calcular amortizaciones → Buscamos el periodo 12/2012 y pulsaremos en Calcular. El asiento que se crea es el siguiente:
Para terminar todo el proceso pulsaremos en Enviar para que el asiento quede como Asentado. A partir de ahora, podremos cambiar el porcentaje de amortización y la longitud del periodo pulsando en Cambiar duración, en la pestaña General del activo.