8 aplicaciones de la firma digital en el sector inmobiliario

El mundo de las inmobiliarias ha evolucionado notablemente en los últimos años, cambiando radicalmente su aspecto de negocio tradicional a uno que se beneficia de todas las ventajas que traen las nuevas tecnologías. Buena “culpa” la tiene la firma digital. ¿Cómo se usa esta por parte de agencias inmobiliarias y de los agentes relacionados con ellas?

La transformación digital del sector inmobiliario se encuentra representada por la palabra PropTech (Property Technology) o ReTech (Real Estate Technology), que recogen la adaptación de las nuevas tecnologías a este modelo de negocio.

En España, la plataforma proptech.es recoge la existencia de 238 empresas de este tipo cuya inversión rondó los 134 millones de euros en 2018 y que dan trabajo a unas 5.500 personas.

Aunque esta digitalización lleva años aplicándose a las inmobiliarias, no cabe duda de que ha vivido un especial impulso con la situación sanitaria y social actual. Por ejemplo, las inmobiliarias pueden sacar gran provecho hoy día de recursos como la realidad virtual para poder enseñar una casa o de la firma digital para la formalización de los documentos de compraventa y alquiler, entre otros.

De aquí en adelante profundizaremos en cómo se puede aplicar la firma digital en los diferentes trámites implicados en acciones propias del sector inmobiliario.

Oportunidades para las inmobiliarias surgidas de la actual coyuntura

Debido a la situación global que estamos viviendo, el sector inmobiliario no está pasando por una etapa de esplendor. Según el Consejo General del Notariado, las ventas de casas cayeron un 37.5% durante el pasado marzo respecto a marzo de 2019, así como descendieron las hipotecas firmadas en un 28%.

Sin embargo, este panorama también ofrece ciertas oportunidades para el ecosistema inmobiliario, y es que la caída de precios y de tipos de interés puede suponer una oportunidad para compradores con cierta solvencia.

Además, se recomienda prestar especial atención a las viviendas en grandes núcleos urbanos, puesto que el mercado de la segunda vivienda puede sufrir un estado de letargo al no ser considerado como un bien de primera necesidad.

Usos de la firma digital en el sector inmobiliario

A continuación pasamos a describir las principales aplicaciones que tiene la firma digital de documentos en operaciones inmobiliarias:

  1. Firma de contratos de reserva.
  2. Firma de contratos de arras.
  3. Firma de contratos de compraventa.
  4. Firma de contratos de alquiler.
  5. Firma de pólizas de seguros de hogar.
  6. Firma de mandatos de pago según la SEPA.
  7. Gestión de contratos de suministros.
  8. Operaciones de gestión interna.

1.- Firma de contratos de reserva

Este contrato se puede considerar como el paso previo al contrato de compraventa del inmueble. En él se reflejan todos los aspectos que se han pactado entre el comprador y el vendedor. También se registran los datos de las partes implicadas, así como de la vivienda y de aspectos del pago, como la señal o el procedimiento mediante el que se va a realizar éste.

Una parte muy importante del contrato de reserva es en la que recoge el compromiso obligado por parte de comprador y vendedor de realizar la transacción tal y como se ha pactado, pudiendo únicamente rescindirse en el caso de cumplirse alguna cláusula especificada para ello.

La digitalización del proceso de contratos de reserva puede ser de tipo presencial o remoto. En el caso de la firma presencial de contratos de reserva, el vendedor puede tener preparada toda la documentación, dársela a leer al cliente en la pantalla de su ordenador o en una tablet y que la firme en dicho dispositivo o en una tableta de captura de firma conectada a su ordenador.

2.- Firma de contratos de arras

El contrato de arras se firma para asegurar el cumplimiento de la obligación de una venta. De hecho, en muchos aspectos se asemeja al contrato de reserva. Básicamente podemos diferenciarlos en que el contrato de arras se encuentra regulado por el Código Civil español (artículo 1.454), lo que le confiere mayor respaldo legal, y en que éste permite siempre su rescisión mediante el pago de una indemnización. Se distinguen 3 tipos penitencial, penal y confirmatoria, siendo esta última la indicada para este proceso inmobiliario.

También aquí la transformación digital puede ser un avance importante. Para la firma de dicho contrato de arras se puede usar, del mismo modo que en los contratos de reserva, el procedimiento presencial o remoto. En el caso del procedimiento remoto, el proceso de firma se puede realizar tanto desde el ordenador de sobremesa del comprador, como desde su dispositivo móvil, aplicando a la firma procedimientos de autenticación robusta para asegurar su identidad.

Firma digital en el sector inmobiliario

3.- Firma de contratos de compraventa

Con su firma se materializa definitivamente la operación inmobiliaria. Debe contener los siguientes datos:

  • Datos del comprador y del vendedor.
  • Información del inmueble y su referencia catastral.
  • Precio y su diferencia, si la hubiera, con el valor de tasación de la vivienda.
  • Gastos derivados de la transacción (pago de impuestos, inscripción en el Registro de la Propiedad, etc.).
  • Inventario con los enseres que contenga la vivienda, en el caso de que esta no se venda vacía.
  • Relación de cargas del inmueble (hipoteca, pago de impuestos pendientes, embargos, etc.),

Gestionar todo este listado de información lleva asociado adjuntar una considerable cantidad de documentación. Por ello adjuntarla de forma digital trae consigo ventajas asociadas al ahorro de papel, una mayor facilidad de acceso para su consulta y mayores garantías en lo que a seguridad se refiere.

4.- Firma de contratos de alquiler

Con un contrato de alquiler o arrendamiento formalizamos el derecho de uso de un inmueble durante un período de tiempo establecido a cambio de una prestación dineraria. Según el tiempo de alquiler estipulado, la Ley 29/1994, de Arrendamientos Urbanos establece los siguientes contratos:

  • Inferiores a 5 años para personas físicas y a 7 años para personas jurídicas: si el arrendatario lo desea, se prorrogarán obligatoriamente cada año hasta alcanzar los 5 (o 7). Posteriormente, y a voluntad del arrendador, se podrá prorrogar por 3 años más.
  • Con plazo indeterminado: no establecen ninguna duración concreta, pero esta se considera de un año con posibilidad de prórroga hasta los 5. Pasados los 5 años podrán prorrogarse otros 3.
  • Superiores a 5 años: estos finalizarán en la fecha prefijada en el contrato de arrendamiento.

Una aportación interesante de la transformación digital en este tipo de documentos es que se pueden introducir automáticamente datos en los contratos haciendo uso de tecnologías que permiten su captura mediante una foto y con técnicas OCR (Optical Character Recognition).

5.- Firma de pólizas de seguros de hogar

Sectores como el inmobiliario y el de las aseguradoras suelen ir de la mano como consecuencia de la firma de las pólizas de seguros de vivienda. Unos productos que, aunque no son obligatorios, sí son recomendables.

Además, su contratación puede ser exigida a la hora de firmar una hipoteca, pudiendo incluso suponer una reducción de la cuota de la misma. Por otra parte, en el caso de un alquiler, el arrendador puede exigir a su inquilino el pago de un seguro de vivienda.

Para las compañías de seguros, contar con la firma digital puede suponerles enormes ventajas en la gestión de sus clientes y en la captación de nuevos gracias, entre otras, a la posibilidad de poder tramitar la firma de pólizas de manera remota, sin necesidad de tener que acudir a las oficinas.

6.- Firma de mandatos de pago según la SEPA

Anteriormente ya os hablamos de la Zona Única de Pagos en Euros o SEPA (Single Euro Payments Area), que tiene el fin de crear un espacio financiero homogéneo para Europa, dentro de la estrategia de mercado digital único europeo.

Con la llegada de la SEPA se simplifica la domiciliación en el pago de alquileres de inmuebles, siendo sobre todo muy práctica en el caso de que arrendatario y arrendador habiten en países distintos dentro de los países miembro de la unión europea más Reino Unido, Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza, Mónaco, Andorra y San Marino.

7.- Gestión de contratos de suministros

Con la firma digital se agilizan las altas, bajas y cambios de titularidad de los contratos de suministro de aguas, electricidad, teléfono, conexión a internet, gas natural, etc. de la vivienda.

En este sentido, otro aspecto importante a resaltar es que se ofrece la posibilidad de la firma de un documento que permita la cesión de poderes a otras personas para poder realizar estas operaciones.

Digitalizar estos documentos es una opción de interés para las empresas inmobiliarias, ya que su cantidad suele ser considerable cuando tratamos con un importante número de viviendas, cada una con sus respectivos contratos de cada tipo de suministro. Por ello es toda una ventaja tener la opción de su digitalización, optimizando su archivo y búsqueda y haciendo de su gestión un proceso más seguro.

8.- Operaciones de gestión interna

Como muchos otros tipos de empresas, las agencias inmobiliarias, como consecuencia de su día a día, trabajan con multitud de documentos internos de toda clase (financieros, comerciales, de recursos humanos, legales, etc).

Su procesamiento efectivo hará de la agencia un entorno más productivo, en el que se podrán enfocar más esfuerzos en la consecución de clientes y, por tanto, al aumento de beneficios. De ahí que la firma digital también se erija como un recurso de alto valor para este tipo de negocio.

Además, actualmente con el crecimiento del teletrabajo la posibilidad de realizar firmas documentales remotas desde casa o desde cualquier punto hace de la firma digital un recurso casi imprescindible para aquellos que realizan gran parte de sus obligaciones fuera de la oficina.

Esperamos que a través de este artículo haya quedado palpable la versatilidad, agilidad y confianza que aporta la firma digital a la hora de tramitar transacciones de esta relevancia para todas las partes participantes. En Viafirma desarrollamos soluciones que sepan sacar todo el partido a estas cualidades, haciendo del sector inmobiliario un referente en lo que a digitalización empresarial se refiere.