Cómo beneficia el uso de la firma digital al sector de las telecomunicaciones

Las empresas de telecomunicaciones hoy en día tienen relación con diferentes entidades (B2C, B2B, B2G[1]) y en todas ellas el uso de la firma digital resulta beneficiosa para su actividad. En este artículo repasamos una por una cuáles son las ventajas de utilizar esta tecnología en empresas de telecomunicaciones, sin olvidarnos de la importancia a nivel interno.

El trabajo de las empresas de telecomunicaciones se ha diversificado mucho en los últimos años. Su actividad ya no sólo consiste en oficinas de atención a los clientes en las que se venden móviles, se contratan líneas fijas y se modifican tarifas. Por lo que, a continuación, vamos a desgranar cada una de sus facetas y ver exactamente cómo puede beneficiar el uso de la firma digital.

Relación con los clientes (B2C)

En primer lugar encontramos la faceta B2C  de las telecomunicaciones, es decir, el trato directo con los clientes. Las empresas relevantes del sector, como Vodafone y Orange, ya han integrado dentro de sus sistemas de relación con los clientes la firma digitalizada.

La integración de esta herramienta hace que la conexión con los clientes sea más rápida y que los encargados en los puntos de venta tengan más tiempo disponible para aconsejar, ofrecer información y satisfacer las necesidades de aquellos que acuden al local. Además aumenta la seguridad en la identificación, con lo que disminuye la posibilidad de fraude. Y, lo más importante, evitar las colas y disminuir el tiempo de espera.

Es habitual que se firmen diariamente muchos contratos iguales, sólo que para diferentes personas. Importantes empresas de comunicación en Europa y Latinoamérica emplean Documents, que permite diseñar plantillas con una serie de variables (como nombre, apellidos, número de teléfono…) que el asesor en tienda modifica en el momento desde tablets para personalizarlo (e incluso el propio firmante puede hacerlo).

El ahorro de tiempo es casi tan importante como el ahorro económico de costes ya que contribuye a que el cliente al final quede satisfecho ya que obtiene lo que quería en el menor tiempo posible.

Relación con las empresas (B2B)

Las empresas de telecomunicaciones realizan muchos trámites y acuerdos de colaboración con otras empresas. Algunos de los servicios que ofrecen son soluciones digitales como alojamiento en la nube o mejoras en la seguridad o servicios de telecomunicaciones como IP, mayor capacidad de ancho de banda, servicios por satélite, movilidad…

No sólo eso además de proveer telefonía fija, móvil e internet, también tienen una televisión por suscripción, para la cual deben producir contenido propio y también adquirir otros contenidos de terceros a través de acuerdos y la compra de los derechos de distribución.

Para todos estos casos, ejecutivos y responsables de las empresas implicadas en ocasiones cierran acuerdos en reuniones que no son necesariamente presenciales. Así para facilitar los trámites telemáticamente, la logística y ahorrar costes de desplazamiento.

Otro ejemplo son todas las empresas clientes a las que proporciona suministros, acuerdos con empresas tecnológicas para el apoyo en I+D, etc. En un mundo global, además de la tecnología necesaria para la comunicación, hace falta una solución como Viafirma Documents que permita colocar la firma final necesaria para cerrar los acuerdos, sin necesidad de que todas las partes estén presentes en una misma habitación. Al fin y al cabo, esto permite agilizar los trámites y no realizar trayectos innecesarios para simplemente firmar un documento.

Relación con los Gobiernos (B2G)

Gracias a la infraestructura y capacidad innovadora que poseen las empresas de telecomunicaciones hoy en día, su relación con las administraciones y los gobiernos también se ha potenciado (B2G). Así, este tipo de empresas están siendo uno de los principales motores de cambio para hacer realidad las ciudades inteligentes (Smart Cities).

La utilización de la firma digitalizada en estos casos va en sintonía con la implementación de la Administración electrónica, a través de la cual ya no es necesario acudir a las oficinas físicas a realizar los trámites si no que, gracias a los certificados digitales, se pueden realizar de forma online.

Mejora de la organización interna

No sólo es importante potenciar la organización de cara al público y otras empresas o la Administración, sino también la organización interna, con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia del funcionamiento y unos mejores resultados a final del año.

Por ejemplo, la firma de las nóminas ocupa una parte importante del equipo de administración y recursos humanos, especialmente si se trata de una empresa grande con multitud de empleados. Afortunadamente, existen herramientas que permiten agilizar este proceso.

Viafirma Inbox es un ejemplo de ello. Es una bandeja de firmas, con un aspecto muy similar a una cuenta de correo, para hacer su uso más cercano e intuitivo. Permite crear workflows para facilitar la firma de todos los documentos. Su interfaz muestra de una manera clara y visual los objetos que están pendientes por firmar, con notificaciones para que no se quede ninguno retrasado.

En ocasiones, el responsable está demasiado ocupado o tiene otras tareas y no puede abarcarlo todo. Por esta razón,es importante la funcionalidad que permite la delegación de firma, dándole poderes a otra persona para que pueda firmar por ella.

Mejora de la seguridad

La firma es algo muy importante, ya que puede tener mucho poder y, si alguien la falsifica, puede hacer muchas cosas que su portador original no desea. Por eso, la seguridad digital es vital para cualquier persona física o jurídica. Viafirma Inbox permite, entre otras muchas cosas, delegarla y aplicar una serie de restricciones para que su uso sea el correcto, como, por ejemplo, especificar el navegador en el que se va a usar o el día y hora de la semana en el que se va a utilizar. Esto es especialmente útil para periodos vacacionales o cuando se trata de compañías muy grandes.

Con la herramienta se puede llevar el control exhaustivo del uso que se hace de la firma delegada, dónde se identifica con ella, qué documentos se firman, etcétera, para así evitar cualquier uso no deseado.

Esta solución se combina con Viafirma Fortress para conseguir una seguridad completa y tener la confianza de que los certificados digitales están 100% seguros. El principal objetivo de Fortress es alojar los certificados en la nube, por lo tanto, no hay necesidad de llevarlos siempre en un dispositivo.

La gestión de contratos de gran importancia legal es otro claro ejemplo donde la seguridad es primordial. En tiempos en los que la ciberdelincuencia aumenta, es esencial que una empresa sea capaz de garantizar que toda la información sensible que guarda de sus

clientes esté a buen recaudo.

Para ello, desde viafirma aconsejamos el empleo de una autenticación robusta para evitar potenciales brechas de seguridad. Este tipo exige, al menos, dos métodos de identificación para asegurarse de que la persona que intenta acceder es la que dice ser. Un ejemplo es la combinación de los datos clásicos de login (usuario y contraseña), y el envío de un token SMS para confirmar la identidad.

Caso de éxito

En Viafirma tenemos experiencia colaborando con empresas de telecomunicaciones. Uno de esos trabajos fue con una de las compañías más punteras del sector en Colombia, cuyo proyecto fue la primera implementación de la firma digitalizada avanzada en el país.

Esta empresa buscaba una solución para agilizar los trámites de la venta, que les ayudase a ser más competitivos y a la vez prestar un mejor servicio a sus clientes. De esta forma se le ofreció la posibilidad de integrar una solución de firma de documentos de manera digital. Los formularios, una vez rellenados con los datos del cliente, se envían a la tablet o dispositivo móvil del agente comercial para que el cliente los revise y por último proceda a la firma del mismo.

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En la actualidad son miles los puntos de venta que operan a pleno rendimiento en su filial colombiana, con decenas de miles de usuarios activos, y varios millones de contratos firmados con éxito desde su implantación. Esto significa una ingente cantidad de horas ahorradas, y montañas de papel reducidas a pequeños servidores ultra seguros, en un sólo cliente. Y son bastante más los casos de éxito en el sector de telecomunicaciones de Viafirma en Europa y América.

En definitiva, la firma digital resulta una herramienta realmente útil en muchos aspectos de la actividad de cualquier empresa del sector de las telecomunicaciones. Puede ayudar a agilizar los procesos de venta y mejorar los tiempos de espera de los clientes para conseguir una mayor satisfacción y potenciar la organización interna, acortando los tiempos de actividades que tradicionalmente son más largas y pesadas de completar como la firma de nóminas.

[1] B2C:Business-To-Consumer; B2B:Business-To-Business; B2G:Business-To-Government

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