Firma electrónica de contratos

Trabajar en recursos humanos, además de muchas satisfacciones, también cuenta con una parte muy engorrosa: el trámite de papeleo. Empezando por el contrato de trabajo. Por suerte, contamos con la posibilidad de usar la firma digital de documentos para mayor comodidad y seguridad, tanto tuya como de tu nuevo compañero.

La firma electrónica de contratos online, completamente legal

Queremos dejar muy claro este aspecto. La firma electrónica de contratos es totalmente legal. Y es que aún estamos demasiado acostumbrados a acudir a la sede de la empresa para firmar el contrato en papel. Así que, si te proponen que la firma se haga electrónicamente, no sospeches.

Para despejar toda duda, acudimos al artículo 23 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, que nos dice:

  1. Los contratos celebrados por vía electrónica producirán todos los efectos previstos por el ordenamiento jurídico, cuando concurran el consentimiento y los demás requisitos necesarios para su validez.
  2. Para que sea válida la celebración de contratos por vía electrónica no será necesario el previo acuerdo de las partes sobre la utilización de medios electrónicos.
  3. Siempre que la Ley exija que el contrato o cualquier información relacionada con el mismo conste por escrito, este requisito se entenderá satisfecho si el contrato o la información se contiene en un soporte electrónico.
Legalidad de firma de contratos online

Por otra parte, el Reglamento eIDAS (UE n° 910/2014), en su artículo 25 afirma que:

No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.

Por todo esto, puedes firmar electrónicamente tu contrato con total tranquilidad. El hecho de que se realice de esta forma, no implica ningún riesgo para ti, siempre que, como en la vida real, uses el sentido común y tengas conocimiento adecuado del procedimiento digital

Cómo firmar un contrato electrónicamente

Existen diversas maneras de firmar electrónicamente un contrato. Puede ser online, presencial o una mezcla de ambas. Su versatilidad le permite adaptarse a diferentes situaciones. Veamos algunas de las más comunes.

Firma de contrato por Internet

Uno de los casos de uso más útiles, actualmente, es la firma de contratos online a distancia. Es decir, a través de Internet.

La situación actual provocada por la COVID-19 en la que nos encontramos ha impulsado el teletrabajo. Esto incluye el primer paso de un trabajador en su nueva empresa, la firma de su contrato laboral.

Es muy probable que el nuevo miembro de tu equipo no tenga que acudir a la oficina hasta dentro de un tiempo. Este ahorro de desplazamientos repercute en su comodidad y, hoy en día, en su salud y en la de todos sus nuevos compañeros.

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Echa un vistazo a cómo Rovi optimiza la firma de documentos con Viafirma

Ver caso de éxito

Un ejemplo del proceso de firma de contrato por Internet puede ser este:

  1. El empleador preparará toda la documentación a firmar y establecerá una política de firma con las evidencias requeridas (certificado digital, biométricas, códigos OTP, checks avanzados…).
  2. A continuación, se le enviará al trabajador.
  3. Una vez que éste la reciba, será notificado por SMS o correo electrónico y el empleador será informado por un acuse de recibo.
  4. El firmante podrá materializar la firma en remoto aportando las evidencias que exija la política de firma. 

Firma de contrato presencialmente

En otros casos, la firma del contrato se realizará en entornos presenciales. Aquí, la preparación de la documentación es similar a la firma en remoto. La diferencia radica en que será el empleador el que se la ofrezca en persona a través de un dispositivo electrónico. El firmante cumplimentará el contrato en el mismo dispositivo o a través de una tableta conectada a éste y que recoja el trazo biométrico de su firma.

Si tu empresa está realizando una importante cantidad de contrataciones, se acumularán los contratos pendientes de firma para los responsables. En estos casos, lo mejor es contar con la opción de firmarlos todos de una vez. Por fortuna, esta opción existe y recibe el nombre de firma en lote.

Además, para que no se quede ningún contrato por firmar, puedes tener a mano tu portafirmas digital, que te los muestra todos en una interfaz muy intuitiva. 

Antes hemos hablado de lo importante que es automatizar las firmas que deben repetirse en el tiempo. Esto lo puedes conseguir aplicando la firma desatendida, que no requiere la intervención humana. Para conseguirlo, se utilizan certificados digitales almacenados en servidores seguros.

Otra forma de optimizar tiempos en recursos humanos es no redactando y preparando una y otra vez el mismo contrato para su firma electrónica. Para ello, algunas soluciones de firma digital te ofrecen la opción de crear plantillas personalizadas. De esta forma, sólo tendrás que escoger la plantilla que necesites y enviarla a tu nuevo empleado.

La firma electrónica tiene argumentos de sobra para asentarse en los departamentos de recursos humanos. Hay multitud de procesos, además del de contratación, donde la firma digital es una aliada insustituible.

No todas son tan agradables como la incorporación de un nuevo miembro en la plantilla, pero todos son igualmente necesarios: bajas, despidos, ERTE o ERE, sanciones, comunicaciones, etc.

¿Por qué optar por la firma electrónica de contratos?

Contar con la firma electrónica para los contratos de trabajo es más que una moda. No es un gesto de cara a la galería que únicamente sirva para decir “mirad qué innovadores somos”. 

Sin duda, este método de contratación transmite una imagen moderna de cara a la sociedad. Algo que puede traer repercusiones positivas en las cifras de negocio. Pero estamos hablando de una aplicación que va más allá.

Ofrecer la posibilidad de firmar un contrato digitalmente acelera la adquisición de talento. ¿Quieres hacer un gran fichaje para tu equipo y no quieres retrasarlo más o que este se decante por otra oferta? Ponle todas las facilidades para que cumplimente su contrato lo antes posible.

Si te paras a pensar, la cantidad de papeles que implican los nuevos contratos es importante. Ya no sólo es el contrato en sí, sino otros documentos que van ligados a ellos y al proceso de onboarding (acuerdos de confidencialidad, gestiones con las Administraciones Públicas…).

Esta acumulación de documentos físicos acaban derivando en costes de almacenamiento, riesgos de pérdidas, gestión documental más lenta, etc. Eliminamos todos estos inconvenientes de un plumazo con la firma digital, trabajando con documentos electrónicos en la nube.

Además, nos comprometemos eficazmente con la reducción de la huella de carbono de nuestra empresa en nuestro maltratado planeta. ¡El cuidado medioambiental debe ser un compromiso ético prioritario, no colateral o estético! 

El trabajo de los equipos de recursos humanos conlleva acciones que se repiten periódicamente. Una de ellas es la renovación de contratos. Su automatización con soluciones de firma electrónica aportan un gran valor a este departamento.

Contar con la firma digital para tus contratos hace dormir más tranquilamente a las dos partes. Con ella, proteges sólidamente los datos sensibles que aparecen en ellos, es imposible de falsificar y constituye una evidencia válida en caso de conflictos legales, como has podido leer en el artículo 25 del eIDAS.

Las soluciones de firma digital de documentos, como las de Viafirma, realizan una auditoría (Audit Trail) de todo el proceso, de principio a fin. De hecho, crean un informe completo una vez concluido, con validez jurídica, que puede serte muy útil en caso de conflicto legal.

Además, impiden cometer errores a lo largo del proceso. De ello se encargan los formularios inteligentes y las cláusulas de obligada lectura, que hacen que no se nos pase nada por alto en el proceso.

Por último, pero no menos importante, ¿no te gustaría que tus trabajadores de recursos humanos hagan tareas realmente provechosas? Evidentemente, el papeleo rutinario no es una de ellas. La firma electrónica los libera en gran parte de tediosos trámites. Así pueden explotar más tiempo y todo su potencial en pos del bienestar del equipo.

A lo largo de este texto has podido ver una pequeña muestra de toda la gama de posibilidades que ofrece y de su potencial para el crecimiento del negocio y la comodidad de los trabajadores. ¿Aún no cuentas con ella?