La firma electrónica en el mundo de las Pymes está principalmente vinculada a la presentación de impuestos y/o gestiones con la Administración Pública. De hecho, a través de políticas que cada vez tienden más a la gestión telemática, se han contribuido a que las empresas se tengan que coger impulso y adaptarse a esta nueva forma de interactuación.
Como se ha explicado en post anteriores, desde la entrada en vigor de la ley 25/2013, la facturación electrónica a través de un punto único de entrada –FACe, se ha convertido un requisito indispensable para todas aquellas empresas que trabajan con la Administración Pública. Sin embargo, las oportunidades que ofrece la firma electrónica en términos de mejora de los procesos de gestión empresarial va más allá de los trámites relativos a la Administración Pública.
Dado que la Ley 59/2003 sobre firma electrónica, le concede a la firma electrónica avanzada–a través de certificado-, la misma validez que a la manuscrita, los usos que se le pueden dar son muy amplios, requiriéndose una aplicación concreta para cada caso específico. Así, existen paquetes de software como los de Viafirma que ofrecen soluciones adaptadas a cada necesidad. Algunos ejemplos de los usos que se le pueden dar son: la firma de contratos, facturas, pedidos, e incluso, reuniones por videoconferencia pudiéndose llevar a cabo la firma de actas sin necesidad de que los participantes estén físicamente en el mismo lugar. Todas ellas, suponen un ahorro considerable de tiempo y dinero.
De entre todas las posibles soluciones de integración de firma electrónica, quizás una de las que a nivel global ofrece más ventajas para cualquier empresa, son las de gestión documental. Así soluciones como las que ofrece la suite viafirma pueden aportar las siguientes mejoras para la gestión de cualquier empresa:
- La empresa se convierte en un entorno sin papel, con ello, el nivel de seguridad se incrementa.
- Se evita el riesgo de plagio.
- Se disminuyen los costes por lo que se optimizan los recursos
- Se incrementa el ROI
- Dado que todos los documentos se almacenan digitalmente, la información está mucho más accesible.
- Se contribuye a la disminución de la contaminación.
- Se mejora la experiencia del cliente.
Si la empresa opta por una la integración total. Los efectos positivos tendrían muchísimo más impacto. Es decir, se podrían ahorrar muchos más costes, los procesos se harían más rápido, con lo que finalmente la empresa sería mucho más eficiente, incrementando su capacidad competitiva.
A pesar de todas las ventajas que pueda presentar la realidad es que muchas empresas, siguen reacias al cambio, principalmente por tres motivos, el miedo al cambio, se piensan que es caro y muy complicado. Es decir, la inversión necesaria y por supuesto el tiempo que se necesita hasta que el equipo se habitúa al nuevo sistema, que al fin y al cabo es una disminución de la productividad del equipo hasta que se habitúa al nuevo sistema. No obstante, la soluciones como Viafirma Platform, lo que intentar simplificar el trabajo del usuario haciendo así los tiempos de adaptación mínimos y en general, las empresas que deciden dar el paso, suelen obtener muy buenos resultados.
En conclusión, la firma electrónica es una herramienta que favorece muchísimo a las Pymes dada la optimización de recursos que puede llegar a suponer así como la disminución de los tiempos y la mejora de la gestión con el cliente. Sin embargo, la falta de información y los recursos limitados son las principales causas para que las Pymes vayan un poco retrasadas en cuanto a la integración de la firma electrónica en sus procesos. No obstante, para aquellas que dan el paso a ser integradas a través de soluciones como las de Viafirma en los procesos correspondientes, se produce una mejora competitiva muy favorable, por lo que poco a poco se va viendo como más y más empresas optan por la integración.