Cómo usar la firma remota en tus procesos de negocio

¿En qué consiste firmar remotamente un documento? ¿En qué aspectos beneficia a diferentes tipos de empresas? ¿Qué aporta Viafirma a este método de autenticación electrónica? Os traemos las claves de la firma remota y su relación con el progreso digital de los negocios.

De entre los muchos beneficios que trae consigo la firma digital, la posibilidad de hacerlo con independencia de dónde nos encontremos es uno de los más destacados. Empresas y particulares pueden sacar ventaja de este método. En este artículo trataremos algunos de los casos en los que puede ser de utilidad y cómo contribuimos al proceso.

¿Qué es la firma remota?

Cuando hablamos de firmar electrónicamente un documento de forma remota, nos estamos refiriendo a ejecutar dicha firma desde cualquier lugar, sin la necesidad de que los firmantes tengan que estar físicamente presente en el mismo espacio.

Con la firma remota conseguimos una agilidad de los procesos empresariales difícil de alcanzar hasta su llegada. Contando esta, además, con un amplio margen de aplicación, la firma remota alcanza a todos los escalafones empresariales.

Directivos que viajan constantemente, empleados que con cierta frecuencia trabajan desde casa, clientes, socios, proveedores, responsables de servicios externalizados, o cualquier persona implicada en el proceso de firma que pueda tener alguna dificultad en el desplazamiento físico, son sólo una breve muestra de los potenciales usuarios de la firma en remoto.

Ejemplos de casos de uso de la firma remota

Como hemos comentado, la firma en remoto puede utilizarse en múltiples escenarios. Aquí os traemos una pequeña muestra de estas posibles situaciones:

  • Compañías de renting de vehículos
  • Compra de vehículos
  • Consentimiento informado en consultas médicas online
  • Comercio electrónico

Renovación del contrato en compañías de renting de vehículos

Por renting entendemos el alquiler a largo plazo de un vehículo, ya sea con fines personales o profesionales, mediante el pago de una cantidad mensual previamente estipulada por la compañía de renting durante el período de tiempo contratado.

El renting de vehículos proporciona una serie de ventajas que hacen que muchos particulares y empresas se decanten por él. Por ejemplo, puede que con el renting vayan incluidas las revisiones, reparaciones, seguro, asistencia en carretera o un servicio legal para la reclamación de multas.

En España, según la Asociación Española de Renting de Vehículos (AER), a finales de febrero de 2020, el 21.42% de las matriculaciones totales corresponde con vehículos de renting, por lo que se trata de un mercado muy a tener en cuenta.

En el caso de que un usuario de un vehículo de renting se encuentre tan satisfecho con este servicio que quiera renovarlo, puede ahorrarse la visita a la oficina de la compañía de alquiler firmando el contrato de renovación electrónicamente de forma remota.

Firmas de consentimientos informados en consultas online

Las nuevas tecnologías han supuesto un importante avance para el sector sanitario, dando forma a la conocida como e-Healt. Muestra de ello son los avances surgidos con la monitorización a distancia de constantes mediante dispositivos wereables, la historia clínica y recetas electrónicas o las consultas online, por mencionar algunos.

En el caso de las aseguradoras sanitarias, las consultas online con el especialista médico forman parte cada vez más de la oferta habitual que ofrecen. Una opción que también está comenzando a plantearse la sanidad pública para evitar colapsos,demoras y desplazamientos innecesarios.

Ya sea en el ámbito público o privado, el consentimiento informado debe ser firmado obligatoriamente antes de proceder al tratamiento en cuestión. Y es que el Reglamento General de Protección de Datos deja muy claro sus características, que son:

  • Libre: el informante tiene el control sobre el mismo
  • Específico: los fines del tratamiento están perfectamente definidos y son inalterables con posterioridad
  • Granular: cada finalidad requerirá de una opción de consentimiento
  • Acreditable: se pueden verificar sus detalles a posteriori

Tanto si queremos leer tranquilamente el consentimiento, como si queremos evitar una visita al centro sanitario, la firma en remoto será nuestra aliada en estas situaciones.

Firma remota de consentimiento informado I
Firma remota de consentimiento informado II
Firma remota de un consentimiento informado

Compra de vehículos

Siguiendo con el mundo de la automoción, la compra de un vehículo de motor en un concesionario también puede suponer una oportunidad de uso para la firma en remoto.

De hecho, las cifras recogidas por la patronal de los concesionarios españoles, FACONAUTO, nos dicen que a lo largo de 2019 se matricularon un total de 1.258.260 turismos, lo que supuso un 4.78% menos que en el año anterior.

¿Qué función puede cumplir la firma digital en el mundo de la compra de vehículos? A la hora de hacerse con un vehículo, la mayoría de compradores optan por financiar la compra el plazos que se acomoden a su nivel adquisitivo; cuando se opta por este medio de pago, la última cuota suele ser más elevada y para refinanciarla es necesario personarse en el concesionario para firmar.

Con la firma remota, podemos realizar cómodamente esta rúbrica desde la comodidad de nuestro hogar o desde el lugar que deseemos sin tener que trasladarnos al concesionario.

Comercio electrónico

Cada vez son más las personas que optan por la comodidad del hogar o la movilidad geográfica a la hora de realizar sus compras. Muestra de ello son los datos ofrecidos por la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia, CNMC. Según este análisis, durante el segundo trimestre de 2019, la facturación del e-commerce aumentó cerca de un 30% respecto a la misma etapa de 2018.

El hecho de disponer de una tienda online, hace que sus gestores puedan necesitar de la firma remota para simplificar acciones como la firma de contratos con fabricantes y mayoristas, documentos de almacén o trámites con la Administración.

Firma remota en comercio electrónico

Cómo te puede ayudar Viafirma

En Viafirma tenemos a disposición de todos aquellos que quieran beneficiarse de lo que ofrece la firma remota una serie de herramientas para su creación y gestión.

Viafirma permite la posibilidad de crear documentos para la firma, notificaciones por correo electrónico o SMS y el posterior seguimiento y gestión del proceso de firma, en un proceso sencillo y ágil.

Para firmar, se pueden usar todos los tipos de firmas legalmente reconocidas en el ámbito europeo y en la mayoría del mercado internacional (firma simple, avanzada, cualificada). Se pueden aplicar todo tipo de evidencias de firmas, realizar flujo de firmas, envío masivo para firma, y un largo etcétera de funcionalidades pensadas para los procesos 100% remotos. Y, por supuesto, cumpliendo rigurosamente con el RGPD.

La firma remota realiza una contribución de gran valor en la transformación digital de empresas. En este artículo hemos tratado algunos casos prácticos de aplicación de la misma, pero el catálogo de modelos de negocio que pueden aprovecharse de sus beneficios en innumerable.

Si piensas que tu empresa puede sacarle gran partido a este método de identificación, no dudes en hablar con nosotros, te aportaremos toda la información que necesites.