La gestión documental de empresas en 2020

El control documental puede suponer todo un desafío y un quebradero de cabeza para los responsables de departamento y CEOs de empresas. En su ayuda han surgido alternativas como los gestores documentales, cuya utilidad describimos en este artículo, prestando especial atención a cómo la firma digital es un recurso con el que también deben contar para sacarles el máximo partido.

Las empresas se encuentran permanentemente originando nuevos datos e información como resultado de todas las operaciones que realizan. Todo ello se traduce en montañas de documentos, convirtiéndose en un reto disponer de un sistema de organización óptimo que permita administrarlos de una manera eficiente, segura y sencilla.

Fruto de esta situación, surgieron los sistemas de gestión documental, gestores documentales o Document Management System (DMS). Para las empresas, contar con ellos supone disponer de una herramienta de enorme potencial que pasa a ser uno de los imprescindibles para el correcto funcionamiento del negocio. ¿A qué se debe esto?

Beneficios de usar gestores documentales

Las ventajas de disponer de un gestor documental son diversas y realmente convincentes. Quizás, de las primeras que le vengan a la mente a quien se está pensando integrarlo es el hecho de reducir al mínimo la cantidad física de papel en la empresa.

Con la implantación de medidas a favor del concepto paperless, se da lugar a un ahorro en material de oficina. Además, facilita la consulta y tramitación, así como asegurar la integridad de documentos frente a accidentes o pérdidas, como veremos más adelante.

Con los gestores documentales ganaremos en orden, puesto que será más sencilla la clasificación de archivos de diferente tipo. Gracias a estos criterios de clasificación, también se simplificará su búsqueda, encontrando el documento que buscamos sólo con teclear algunos parámetros clave. Por supuesto, será mucho más difícil que tengan lugar pérdidas y traspapeleos.

Uno de los factores clave que hace que nos decantemos por el uso de un gestor documental será el hecho de que toda la información queda almacenada de manera centralizada, como puede ser el caso de un servidor. De esta manera, su contribución a la movilidad es enorme, permitiendo trabajar con documentos en remoto, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Como ventaja de esta centralización, se estimula el trabajo en equipo, facilitando la compartición de documentos, el control de sus diferentes versiones, así como la monitorización precisa de los flujos de trabajo. Además, se pueden establecer políticas de acceso para que sólo puedan acceder a ciertos documentos las personas autorizadas, aportando un añadido en lo que a seguridad se refiere.

A todo esto debemos añadirle su capacidad de integración con otro tipo de soluciones software, como es el caso de las de firma digital, incrementando así su potencial, permitiendo realizar firmas electrónicas en los documentos con los que trabaja y, por ende, suponiendo un activo de gran valor para la empresa.

La gestión documental de empresas

Usos de gestores documentales en los departamentos de la empresa

Son prácticamente mayoría las áreas del organigrama empresarial que pueden sacar partido de la instalación de un gestor documental en sus tareas regulares y en las que no lo son tanto. Podemos analizar cómo se utilizan estos en los departamentos más comunes de las empresas, independientemente de su naturaleza.

Podemos iniciar este recorrido por el departamento comercial y de ventas, donde a diario de trabaja con informes de clientes actuales y potenciales, contratos de venta, reclamaciones, devoluciones, historiales de compra, etc.

Por otra parte tenemos el departamento de marketing. Allí podemos encontrar estudios de mercado, estadísticas de campañas de publicidad, de analítica del sitio web y redes sociales, contratos con medios de comunicación o con empresas con las que se externalizan servicios, etc.

En el departamento de contabilidad y finanzas nos solemos topar con documentos como órdenes de pago, los relacionados con créditos bancarios, balances, ingresos, gastos, presupuestos, trámites con Hacienda y toda clase de información de corte económico.

Muchos de estos documentos están relacionados con la toma de decisiones de gestión empresarial importante, por lo que deben pasar por las manos de personas con puestos de alta responsabilidad. Unos directivos que, además, suelen desplazarse con cierta frecuencia, por lo que se verán altamente beneficiados del carácter centralizado de la información que añaden los gestores documentales.

Ya os hemos mencionado someramente cómo hace aún más útil la firma digital a los gestores documentales. Incluyendo las herramientas de firma digital, se pueden firmar remotamente algunos de estos documentos, pero eso no es todo, también se nos ofrecen acciones como la firma simultánea de varios de ellos, agilizando el trabajo de directivos y siendo esta también muy práctica para documentos que exigen ser firmados con elevada frecuencia, automatizando los flujos de firma.

Usos de gestores documentales en función del tipo de empresa

Sea cual sea el tamaño de la empresa o su actividad principal, los gestores documentales contribuirán a una mayor desenvoltura en todas sus operaciones.

Podemos comenzar haciendo referencia a las pequeñas y medianas empresas, las pymes, una parte esencial del tejido empresarial de cualquier país. De hecho, en España estas se encuentran próximas a alcanzar la cifra de 3 millones (2.860.755), según datos del mes de mayo del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

Aunque pueda parecer lo contrario por su tamaño, las pymes también general una elevada carga documental, a lo que debemos agregarle el hecho de que cuentan con menos recursos humanos, técnicos y económicos para invertir en dicha gestión documental, por lo que este tipo de soluciones pueden adaptarse perfectamente a sus necesidades, enfocando estos recursos a otro tipo de tareas que aporten más valor.

Por su parte, si las pymes ya generan de por sí grandes cantidades de documentos de todo tipo, ni que decir tiene lo que ocurre en las grandes empresas, muchas de ellas con presencia multinacional o filiales distribuidas geográficamente por diversos países. Unos matices que lo hacen todo aún más complejo y exigente para la optimización de los procedimientos.

Cuando hablamos de gestión documental, es normal que se nos venga a la mente exclusivamente una oficina en la que se realizan cientos de tareas administrativas. Esto, aún siendo una visión correcta, no lo es del todo completa. Para comprenderlo, podemos poner como ejemplo el trabajo en una fábrica cualquiera.

Los operarios de las plantas de producción, además del trabajo directamente relacionado con la fabricación de un producto o de una pieza, deben continuamente atender documentos como pueden ser registros de parámetros calidad, actas de no conformidades, informes de prevención de riesgos laborales, albaranes de entrega, etc. Un tratamiento digitalizado de estos documentos ahorraría tiempo en este tipo de tareas para centrarse en la producción en sí.

Al estudiar la influencia de la firma digital en los departamentos que conforman la empresa, hemos visto cómo contribuye la firma digital a la agilización del trabajo de los gestores documentales. Llegados a este punto, también merece la pena estudiar su influencia en aspectos legales y de seguridad, claves para todo tipo de empresas, sobre todo para las más complejas en su estructura y funcionamiento. 

Con la firma digital tenemos la tranquilidad de saber que la rúbrica de los documentos se realiza con totales garantías, cerciorándose de la identidad del firmante, teniendo claro que el documento no ha sufrido modificaciones tras esta y pudiendo aportar evidencias que así lo demuestran, como certificados digitalessellos de tiempo, ubicaciones geográficas, pruebas de voz, imagen, vídeo o un análisis biométrico del trazo de una firma realizada sobre una tableta especialmente diseñada para ello, por mencionar algunas. Todo ello con el respaldo de la normativa vigente al respecto. 

Athento, gestor documental con Viafirma integrado

Para los usuarios de las soluciones de Viafirma, la integración con gestores documentales de todo tipo es una de las opciones más atractivas de nuestro portafirmas digital.

Fruto de esta relación mutuamente beneficiosa entre los gestores documentales y las soluciones de firma y autenticación digital ha surgido el acuerdo de colaboración entre Athento,uno de los software de gestión documental más completos y avanzados del mercado, y Viafirma.

Gracias a esta relación, los usuarios de Athento podrán disfrutar de todas las prestaciones que conforman los productos de Viafirma, pudiendo así no sólo administrar los documentos empresariales, sino que también tendrán la posibilidad de firmarlos digitalmente, una combinación altamente provechosa.

Esperamos que, tras este recorrido por todo lo que aporta esta combinación de gestor documental y firma digital, hayáis tomado consciencia de la ventaja competitiva que supondrá para una empresa ser más eficiente con el uso de estas herramientas orientadas a la excelencia de los procesos.