Los procesos de transformación digital son encargados de optimizar la gestión empresarial. Como bien sabes, dicho proceso de transformación consta de diferentes fases, siendo la digitalización de los procesos uno de los más importantes. Hoy vamos a contarte 5 ejemplos de cómo la innovación en los procesos de firma y autenticación pueden ayudarte a hacer crecer tu negocio.
La delegación de firmas, los nuevos procesos de autenticación y firma electrónica son tres elementos clave en la digitalización de un negocio, puesto que disminuyen los tiempos de los procesos y permiten que se realicen desde cualquier lugar.
Además, si la empresa se encuentra en un sector que requiera de la gestión de una gran cantidad de documentos, dichas herramientas van a contribuir aún más a la optimización de sus recursos y por tanto, a la mejora de la situación general de la empresa.
En la era digital, uno de las mayores preocupaciones que tienen las empresas, es precisamente la seguridad de los entornos digitales, así como la pérdida de control. Sin embargo, las soluciones de autenticación, delegación de firmas y firma electrónica en sí permiten tener un control absoluto de quién ha procedido a autorizar un proceso o gestión en concreto.
Por otro lado, soluciones como Viafirma Documents están perfectamente adaptadas a los requisitos que marca el nuevo RGPD, por el cual se pueda llevar a cabo la correcta recogida de los datos personales, respetando las condiciones que establece la legislación.
A continuación presentamos algunos ejemplos de cómo la innovación en los procesos de autenticación y firma pueden ayudarte a mejorar tu negocio.
Ahorro de recursos
Según Catalog Spree y PaperKarma, un trabajador medio en los Estados Unidos utiliza alrededor de 10.000 folios al año, es decir, cuatro millones de toneladas de papel al año. La firma Loudhouse realizó el mismo estudio en Reino Unido y coincidía en esa cifra y añadía que el 68% de esos son malgastados.
Una gran parte de este papel (mal)utilizado es dinero perdido para la empresa, además de que la ingente cantidad de material hace que la organización sea más complicada y farragosa. En definitiva, se pierden dos de los recursos más valiosos: tiempo y dinero. La firma digital y la delegación de firmas, contribuyen a optimizar ambos recursos.
Optimización de los flujos de trabajo
La delegación de firmas, con soluciones como viafirma inbox ayuda a crear flujos de trabajo (workflows) optimizados. Gracias a esto, los procesos y el funcionamiento de una empresa se estandarizan y son visibles para todos los trabajadores y así conocer exactamente quién es responsable de qué parte de un proyecto por ejemplo.
Esta utilización de unos flujos de trabajo bien optimizados tiene muchos beneficios, como la mejora de la productividad, una mayor transparencia y un tiempo de reacción más rápido, consiguiendo así una mayor eficiencia del rendimiento de la empresa. Puedes encontrar más sobre los beneficios de la delegación de firmas en este artículo: https://www.viafirma.com/blog-xnoccio/es/viafirma-inbox/
Aumento de la seguridad
Los sistemas de autenticación manuales se están quedando obsoletos y ahora todas las empresas deberían tener implementada la identidad digital para tener un nivel de protección apropiado para los estándares actuales.
La tecnología biométrica viene a sustituir las clásicas contraseñas, que o bien suelen ser demasiado fáciles para recordarlas mejor con el consiguiente riesgo que eso conlleva o más complicadas, mucho más difíciles de recordar. La biometría se ha convertido en una alternativa más accesible y segura.
Reduce los fraudes
La autenticación a través de la tecnología biométrica no sólo es más sencilla y accesible, sino que previene contra los fraudes y las falsificaciones al necesitar de los datos biométricos del usuario. Esto hace procesos como utilizar la firma digital mucho más rápidos y seguros.
Cualquier medida extra de seguridad y que cumpla unos estándares más altos que la anterior es beneficiosa para el crecimiento de un negocio, que se verá más protegido frente a ataques externos o posibles fraudes que repercutan en su estabilidad.
Mayor control de presencia
Tradicionalmente, el control de la presencia de los trabajadores se ha realizado con PIN o tarjetas personales, que pueden ser fácilmente intercambiables y son medidas que están más abiertas a irregularidades.
Con una autenticación con mayor seguridad, el control sobre el trabajo de los empleados es más exhaustivo, lo que permite tener mejores números sobre el esfuerzo realizado y analizarlos para sacar conclusiones, realizar cambios y buscar soluciones para mejorar la productividad y el rendimiento.
Facilita la movilidad
La posibilidad de trabajar desde prácticamente cualquier lugar, es algo que cada día va ganando aún más importancia en el entorno en el que nos encontramos. Sin embargo, esto cobra aún más peso para aquellas empresas que tengan necesidad de firmar gran cantidad de documentos en el momento – aseguradoras, comercializadoras-, ya sea en eventos, aeropuertos o centros comerciales.
La firma electrónica de documentos a través de soluciones como viafirma documents, permite que la venta no se enfríe, puesto que a diferencia del proceso tradicional, se pueden cerrar los contratos en el momento, simplificando todo el proceso burocrático.
Estas son algunas de las ventajas que ofrece la innovación en los procesos de firma electrónica, delegación y autenticación. La apertura de los mercados, la creación del Digital Single Market y el incremento de la demanda de movilidad han llevado a que la transformación digital de las empresas sea más que una utopía un requisito indispensable para poder seguir en el juego y las soluciones de firma y autenticación son el aliado estratégico perfecto para garantizar que todo el proceso funciona.