El objetivo papel cero es fundamental en todas las empresas comprometidas con el medio ambiente y se basa en sustituir los flujos documentales por soportes electrónicos. De esta forma, se reduce el impacto medioambiental a la par que se optimizan ciertos procesos.
Las empresas trabajan diariamente con cientos o incluso miles de documentos para llevar a cabo y gestionar las diversas labores profesionales que acometen a los servicios que prestan.
La manipulación de estos elevados volúmenes de papeles no solo implica la dedicación de recursos humanos para su correcto tratamiento y control, sino que también supone la inversión en espacios acondicionados dedicados al apropiado almacenamiento de toda la documentación física.
Utilizar documentos en formato físico supone también un riesgo, no sólo por el hecho de que deben estar guardados en condiciones óptimas para su buena conservación, sino por el propio desgaste que supone el hacer uso de ellos para consultas, entregas, verificaciones, etc.
Acabar con todos estos inconvenientes, no sólo es una opción que toda empresa puede tomar en cualquier momento, sino que es la solución a cada uno de los obstáculos previamente mencionados. Por si fuera poco, el objetivo papel cero también supone una medida imprescindible para reducir el impacto medioambiental de la empresa; algo que cualquier empresa comprometida debería valorar.
Responsabilidad medioambiental
El medio ambiente es un factor muy importante a tener en cuenta en relación al consumo de papel que hace una empresa.
Pequeñas acciones pueden llegar a tener grandes resultados medioambientales, por ello, marcar como objetivo reducir o eliminar el uso del papel en una compañía, apoya directamente a conseguir un entorno natural más sostenible y colabora con el cuidado y respeto del medio ambiente.
Además, reducir costes es una de las finalidades primordiales de una empresa, y apostar por el papel cero supone ahorrar costes y por lo tanto obtener mayores beneficios.
¿Cómo puede la firma electrónica ayudar a conseguir el objetivo papel cero?
Gran parte de los documentos que gestiona una empresa necesitan la aprobación o firma de los propios miembros y empleados de la organización o de agentes externos (clientes, proveedores, etc).
Poder gestionar y firmar electrónicamente cualquier tipo de documento reduce la cantidad de impresiones que, normalmente, se llevan a cabo o incluso puede suprimirlas por completo.
Además, se reducen los tiempos ya que las personas no tienen que desplazarse físicamente al lugar en el que se encuentra el documento en físico para poder firmarlo; un proceso que puede ser muy largo y tedioso cuando un documento debe ser firmado por varias personas ubicadas en distintos lugares.
Ventajas de elegir Viafirma
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