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El uso del sello electrónico con la Administración Pública

¿Qué es un sello electrónico y cómo ayuda a hacer la vida más sencilla a empresas que trabajan continuamente con gobiernos y entidades públicas? A continuación nos sumergimos en esta herramienta de gran utilidad para la gran mayoría de empresas, independientemente del sector, contándoos los tipos existentes, sus ventajas y cómo sacar provecho de él con algunas de nuestras herramientas.

Debemos reconocer que ir a una oficina de cualquier estamento público a resolver un trámite o simplemente depositar en el registro una solicitud, reclamación o cualquier otro procedimiento es desesperante, además de conllevar una considerable pérdida de horas que podrían invertirse en tareas más productivas.

Por suerte, las nuevas opciones que nos plantea esta sociedad cada vez más digital nos ayudan a que estas experiencias sean cada vez más asuntos del pasado. Es aquí donde entran en escena los procedimientos electrónicos de firma y autenticación. Entre ellos, para la Administración Pública es esencial el conocido como sello electrónico. ¿En qué consiste éste y para qué puede servirnos? Lo tratamos en este artículo.

La transformación digital en la Administración Pública

El sello electrónico forma parte del proceso de digitalización del sector público que da como resultado la conocida como Administración electrónica o e-Administración.

Para ponernos en situación, tendremos que echar una mirada a la situación actual de la transformación digital en las instituciones públicas españolas. Para ello, nos será de gran utilidad el índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) 2019.

En lo que a Administración electrónica compete en este informe, España se sitúa en una muy buena cuarta posición entre los países miembro de la Unión Europea, con una subida de 4.7 puntos respecto al informe de 2018.

Cabe destacar que el porcentaje de usuarios de la Administración electrónica aumenta del 67% al 76% y que nos encontramos en segundo lugar en lo que a datos abiertos se refiere. Además, resaltar que el 76% de los internautas españoles participan activamente con los servicios de Administración electrónica.

¿Qué es el sello electrónico?

Para comenzar, lo más conveniente será recurrir a la definición del sello electrónico y, para ello, nada mejor que acudir al marco legislativo que lo contempla, conformado por:

  • El Reglamento UE n° 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, eIDAS.
  • Ley 39/2015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Según estas referencias normativas, se definen 3 categorías de sello electrónico:

  • Sello electrónico: datos en formato electrónico enlazados a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, que verifican el origen y la integridad de estos.
  • Sello electrónico avanzado: este debe cumplir con las siguientes exigencias:
    • Estar vinculado al sellante de manera única.
    • Permitir la identificación del sellante.
    • Haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico que el sellante puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control.
    • Estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación posterior de estos datos sea reconocible.
  • Sello electrónico reconocido o cualificado: cumple con los mismos requisitos que el sello electrónico avanzado, pero, además, se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico. Es muy parecido al anterior certificado de empresa.

Como podemos comprobar, las definiciones de los diferentes tipos de sello electrónico se asemejan mucho a las de la firma electrónica, con la diferencia de que el sello electrónico permite a personas jurídicas y empresas autenticar un trámite realizado en la Administración de forma automática.

Podemos decir que el sello electrónico es el hermano digital del sello que se estampaba en cada documento que presentábamos en una oficina de la Administración Pública cada vez que teníamos que realizar cualquier gestión en ella.

Sello electrónico en la Administración pública

Sello electrónico no es lo mismo que sello de tiempo

Consideramos importante resaltar que el sello electrónico y el sello de tiempo son dos conceptos que hay que diferenciar.

Por sello de tiempo o timestamping entendemos el mecanismo electrónico que se encarga de asegurar que una firma electrónica existe desde determinado momento y no ha sido alterada posteriormente a su realización. Por lo que actúa como una prueba de la integridad de dicha firma.

Técnicamente hablando, para el sellado de tiempo se utiliza la infraestructura de clave pública o PKI, de Public Key Infraestructure. El formato en el que se devuelve la firma se denomina XAdES-T.

Para la plasmación de estos sellos de tiempo se necesita la intervención de lo que se denominaba hasta la llegada de eIDAS, una Autoridad de Sellado de Tiempo o TSA, de Timestamping Authority, y ahora Prestador de Servicios de Sello de Tiempo que, como en el caso del sello electrónico, puede ser avanzado o cualificado.

Abundaremos en las interesantes características del sello de tiempo en otros artículos, pero es importante que quede clara la distinción con el sello electrónico.

El certificado de sello electrónico

Los sellos electrónicos cualificados requieren el uso de sus propios certificados para poder aplicarse. Según la Ley 40/2015 la FNMT-RCM, se reconocen tres tipos de certificados en el ámbito de las instituciones públicas:

  • Certificado de firma electrónica del personal al servicio de la Administración Pública o Certificado de empleado público.
  • Certificado de sede electrónica en el ámbito de la Administración: sirven para identificar un portal web.
  • Certificado de sello electrónico en el ámbito de la Administración.

Este certificado de sello electrónico tiene, además del propio sellado electrónico, otras aplicaciones, como son:

  • Autenticación de componentes informáticos de una entidad para acceder a servicios o infraestructuras que requieran identificación.
  • Intercambio de información encriptada con totales garantías de seguridad.
  • Firma de facturas electrónicas.

Beneficios del sello electrónico

Con la llegada del sello electrónico se han agilizado en gran medida los trámites de las empresas e instituciones con las Administraciones. Por ejemplo, ya no es necesario perder una mañana entera de trabajo para acudir a una determinada oficina pública para entregar algunos documentos, o realizar cualquier otra operación.

Los beneficios del sello electrónico van más allá del uso en la administración electrónica, pues se puede usar en cualquier documento comercial o interno que daba ser sellado por la empresa: presupuestos, facturas, nóminas, etc.

Tampoco debemos despreciar el plus de seguridad que aportan estos métodos de autenticación, de forma que se reduce el riesgo de fraude.

Todo ello acaba cristalizando en una mayor eficiencia de las tareas empresariales, reduciéndose el gasto y optimizando la productividad debido a la mayor inversión de horas en tareas que realmente aporten valor a la empresa y no en tediosos trámites burocráticos.

Tipos de sello electrónico

Todas las soluciones de Viafirma aprovechan las ventajas del sello electrónico, especialmente en la llamada firma desatendida. La firma desatendida tiene una enorme cantidad de aplicaciones: venta online en la que los documentos de compra se sellan de manera automática, segura y fehaciente por el proveedor, un acto de entrega de mercancía en el que el documento que se entrega a firma por el cliente incorpora el sello electrónico de la empresa, el envío masivo de nóminas a empleados con el sello de la empresa, etc.

En Viafirma Documents se puede incorporar un sello electrónico en el cualquier documento, personalizando las políticas de firma; en Viafirma Inbox se puede incluir un sello electrónico en cualquier punto de un flujo de firmas; en Viafirma Fortress, nuestra solución de gestión de identidades digitales y firma centralizada, es posible el uso desatendido del sello electrónico mediante API, automatizando así procesos mecánicos y repetitivos de sellado.

Concluyendo, podemos decir que el sello electrónico ha supuesto un cambio sensible en la forma de relacionarse que tienen empresas privadas y entidades gubernamentales, completando así una etapa más en ese carrera hacia la Administración electrónica en la que España se encuentra tan bien posicionada.