Cómo mejorar la eficiencia en el teletrabajo con la firma digital

¿Sueles teletrabajar y te gustaría ser aún más productivo mientras cumples con tus obligaciones delante del ordenador en casa? Son numerosas las alternativas que se presentan para alcanzar este fin, estando entre ellas la firma digital, imprescindible para optimizar las diversas operaciones a las que se enfrenta alguien que trabaja en remoto.

Es probable que estés leyendo este artículo desde tu propia casa, en ese rincón que se ha convertido en tu habitual lugar de trabajo cuando realizas tu jornada en el hogar. En ese caso serás muy consciente de la importancia de contar con soluciones que permitan una mejor adaptación a tu realidad laboral y te hagan ser más eficiente.

Dentro de estos recursos digitales nos encontramos con la firma digital, que permite la cumplimentación de acciones documentales de una forma rápida, sencilla, legal y segura. Os hablamos de todos lo beneficios que aporta a los teletrabajadores.

¿En qué situación se encuentra actualmente el teletrabajo?

En estos días es evidente el auge que ha experimentado el teletrabajo en la rutina de las empresas, siendo en gran medida responsable la situación sanitaria en la que estamos inmersos.

De hecho, un estudio del Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas (IvieLab), realizado a partir de encuestas y datos del INE, revela que el teletrabajo se ha implementado por parte del 34% de los trabajadores ocupados, una cifra que en 2019 era del 4%, estando incluso por debajo de la media europea (5.3%).

Este estudio también confirma que en 2019 el 12.9% de los directivos teletrabajaron; técnicos y profesionales lo hicieron en un 13.8%; por su parte, contables y administrativos teletrabajaron en un 1.5%.

En el documento también se recogen las probabilidades que tienen los diferentes sectores de optar por el teletrabajo, destacando:

  • Energía: 30,1%.
  • Banca y seguros:45%.
  • Servicios públicos: 36%.
  • Inmobiliaria: 41.5%.
  • Industria: 18.2%.

Pese a este cambio inesperado por completo hace unos meses, el crecimiento del trabajo en remoto parece no va a ser una situación pasajera para trabajadores e instituciones. Esta afirmación viene respaldada por encuestas como la de la agencia AxiCom, según la cual:

  • El 80% de los trabajadores se muestra favorable al teletrabajo.
  • El 93% quiere mantenerlo pese a los avances hacia la «nueva normalidad».
  • Lo que más gusta de teletrabajar es:
    • Evitar los desplazamientos (86%).
    • Aprovechar más el tiempo (63%).
    • Madrugar menos (51%).
    • La conciliación familiar y laboral (44%).
    • Poder comer en casa (31%).
    • Disfrutar de más tiempo libre (19%).

¿Qué aporta la firma digital al teletrabajo?

La firma digital lleva ya muchos años favoreciendo el trabajo con total independencia tecnológica, horaria y geográfica, dando forma así a nuestro concepto de firma universal.

Esta independencia geográfica es lo que hace de la firma digital un recurso valioso para una amplia variedad de trabajadores que se enfrentan a su jornada laboral desde la comodidad de su propio hogar.

Anteriormente hemos comprobado como el teletrabajo es potencialmente útil para diversos sectores productivos y cargos dentro de una empresa. La firma digital forma parte de uno de los recursos potencialmente más prácticos para los teletrabajadores, por su versatilidad, adaptabilidad y seguridad.

Debemos destacar, sobre todo, el papel que juega la firma digital en entornos en los que la gestión documental es clave, en los que se contribuye notablemente a la eficiencia de estos trámites, además de otros beneficios, como el de la seguridad o los derivados de la implantación de la filosofía paperless.

Teletrabajo y firma digital

Con la firma digital se pueden cerrar todo tipo de contratos, acuerdos comercialesgestionar documentos internos de gestión empresarial (presupuestos, de recursos humanos, financieros, comunicaciones, etc.), trámites con la Administración Pública, documentos relacionados con operaciones logísticas, etc.

Su implementación en las operaciones empresariales hace que una persona pueda cumplimentarla desde cualquier lugar y en cualquier momento. No sólo estando trabajando desde casa, sino mientras nos desplazamos o si nos encontramos fuera de nuestro puesto y debemos firmar un documento con urgencia.

Esta aportación en movilidad y disponibilidad puede ser clave a la hora de conseguir clientes, puesto que evitamos retrasos que pueden derivar en perjuicio para la empresa, perdiendo a un potencial cliente o que surjan propuestas de cambios en el contrato que no nos resulten favorables.

Firma digital, ciberseguridad y teletrabajo

El crecimiento del teletrabajo también ha traído consigo una mayor vulnerabilidad desde el punto de vista de la ciberseguridad, lo cual es consecuencia del uso de los equipos personales de los empleados, los cuales puede que no estén debidamente protegidos, así como las redes con las que se trabaja.

Además, algunos de los trabajadores no tienen asimiladas las principales pautas de ciberseguridad para teletrabajar con totales garantías frente a las múltiples amenazas digitales. 

Estos últimos meses se han disparado los ciberataques por diferentes métodos, siendo la suplantación de identidad uno de los más empleados por los hackers. Una suplantación de identidad que es consecuencia en gran parte del phishing o captura ilícita de datos personales por métodos maliciosos.

Para atender a la gravedad de esta situación, podemos prestar atención a las declaraciones de Helena Rifà, profesora de la UOC (Universitat Oberta de Catalunya), que manifiesta que en España se han estado sucediendo unos 2.600 ataques diarios durante el tiempo que la mayoría de ciudadanos lleva teletrabajando.

Para mitigar estos riesgos se aconseja hacer uso de recursos como las redes privadas virtuales (VPN), la continua formación en ciberseguridad de los empleados o el uso de la firma digital, entre otras medidas. Y es que la firma digital, en cualquier de los tipos que recoge el Reglamento eIDAS, realiza una fuerte contribución a la seguridad de la identidad digital, haciendo muy difícil su manipulación y suplantación.

Parece ser que el teletrabajo ha aterrizado con fuerza en las empresas, ya sean grandes corporaciones o pymes. Como no podría ser de otra forma, éste viene acompañado de una serie de herramientas digitales que lo harán más fluido, productivo y seguro.

Entre estas soluciones la firma digital ocupa una posición destacada, puesto que incrementa los ritmos de trabajo y la solvencia a la hora de ejecutar múltiples trámites documentales. Para sacarle el máximo provecho a la firma digital se hará necesario gestionar esta con un software capaz de ello, como son los que Viafirma pone a disposición.

Con Viafirma se puede firmar remotamente toda clase de documentos, gestionar el proceso desde su inicio hasta su conclusión, con todas las garantías legales y de seguridad, añadiendo a la firma las evidencias que se estimen oportunas.