Instituto de Investigación Sanitaria Puerta de Hierro

viafirma Inbox: portafirmas electrónico en cloud

El Instituto de Investigación Sanitaria Puerta de Hierro (IIS) confía en el portafirmas electrónico en cloud, viafirma Inbox, para solucionar los problemas en la gestión de sus trámites y documentos, además de aumentar la eficacia de su administración. http://www.investigacionpuertadehierro.com/

El Instituto de Investigación Sanitaria Puerta de Hierro de Majadahonda (IIS) está orientado a la investigación básica, clínica, epidemiológica y en los servicios de la salud.

El IIS, es una estructura de investigación fruto de la colaboración de varias instituciones, entre las que destacan la Universidad Autónoma de Madrid y el Hospital Universitario Puerta de Hierro, con el objetivo de potenciar actividades de investigación conjuntas desarrolladas por investigadores provenientes de diferentes hospitales y universidades.

El Instituto se enfrenta a la necesidad de eliminar el papel de sus trámites burocráticos y busca mejorar los tiempos en la gestión de firmas de contratos confidenciales de los ensayos clínicos procedentes de sus investigaciones.

Para conseguirlo, confían en viafirma, quien les ofrece como solución su portafirmas electrónico en cloud, viafirma inbox. De esta manera, el Instituto consigue solucionar los problemas en la gestión de sus trámites.

La Situación:

El Instituto Puerta de Hierro genera un elevado número de documentos, fruto de sus investigaciones y ensayos médicos. La firma de estos archivos es necesaria para su validez, lo que ralentiza la tramitación y aumenta los tiempos de gestión.

En ocasiones, este tipo de contratos confidenciales deben contar con la aprobación de hasta 4 o 5 firmantes, lo que dificulta aún más las tareas burocráticas.

El Reto:

En el IIS Puerta de Hierro necesitaban una herramienta que les permitiera agilizar sus trámites, eliminar el papel y mejorar los tiempos en la gestión de las firmas de sus contratos.

Necesitaban una solución que permitiese la firma de contratos por varios firmantes, con un orden predeterminado de firma, donde cada uno de ellos puedan, además, quedarse con una copia del documento.

Además, para la elaboración de algunos de sus trabajos y la firma de sus contratos requerían un elevado nivel de confidencialidad y la posibilidad de firmar a distancia, accediendo a los documentos a través de la nube.

Para agilizar sus trámites decidieron confiar en viafirma, empresa especializada en el desarrollo de tecnologías y aplicaciones para la autenticación.

Viafirma ofreció su solución viafirma inbox, un portafirmas electrónico en la nube para mejorar la administración del IIS

La Estrategia:

Con viafirma Inbox la gestión de los flujos (trámites y contratos) se hace de una manera mucho más ágil y cómoda gracias al diseñador de workflows que incorpora la herramienta que permite gestionar y crear los documentos de manera visual (Drag and Drop).

Una vez creado el flujo, cada uno de los firmantes recibirá una notificación por correo electrónico a través de la cual podrán acceder directamente a la petición de firma para poder llevarla a cabo con su certificado electrónico.

No importa el dispositivo desde el que se acceda, permitiéndose ejecutar la firma en movilidad gracias al soporte sobre las principales plataformas móviles del mercado, como iOS o Android.

Cuando todos los participantes han completado la petición, además de recibir una notificación, podrán acceder a su bandeja de peticiones completadas y descargar o consultar el documento firmado.

El Resultado:

  • Ahorro de tiempo
  • Agilización de los procesos
  • Despapelización
  • Reducción de costes
  • Mayor seguridad e integridad de los documentos
  • Mayor eficacia mediante la mejora de la gestión interna
  • Seguimiento de los estados de procesos de firma en cada momento
  • Posibilidad de firmar en movilidad

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