{"id":43557,"date":"2020-06-25T20:10:00","date_gmt":"2020-06-25T18:10:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.viafirma.com\/?p=43557"},"modified":"2025-11-07T09:55:52","modified_gmt":"2025-11-07T08:55:52","slug":"gestion-de-documentos-empresariales-en-2020","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/gestion-de-documentos-empresariales-en-2020\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de documentos empresariales en 2020"},"content":{"rendered":"\r\n

El control documental puede ser un reto y un quebradero de cabeza para los jefes de departamento y directores generales de las empresas. Para ayudarles, han surgido alternativas como los gestores documentales, cuya utilidad describimos a continuaci\u00f3n, centr\u00e1ndonos en c\u00f3mo la firma electr\u00f3nica es una herramienta con la que tambi\u00e9n deben contar para sacar el m\u00e1ximo partido a los gestores documentales.<\/em><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

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Las empresas est\u00e1n permanentemente liberando nuevos datos e informaci\u00f3n como resultado de sus operaciones. Todo ello se traduce en toneladas de documentaci\u00f3n, y se convierte en un reto para las empresas contar con un sistema \u00f3ptimo que les permita gestionar los documentos de una forma eficaz, segura y sencilla. Todo esto llev\u00f3 a la creaci\u00f3n de los Sistemas de Gesti\u00f3n Documental (SGD). Para las empresas, contar con ello significa disponer de una herramienta de enorme potencial, convirti\u00e9ndose en un instrumento imprescindible para el buen funcionamiento del negocio. \u00bfPor qu\u00e9?<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Los beneficios de utilizar gestores documentales<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Los beneficios de un SGD son enormes y realmente convincentes. Quiz\u00e1s para aquellos que est\u00e9n pensando en su integraci\u00f3n la primera ventaja que les pueda venir a la cabeza sea la reducci\u00f3n al m\u00ednimo del uso de papel. Con la implantaci\u00f3n de medidas a favor del concepto paperless se ahorra en material de oficina. Adem\u00e1s, se facilita la consulta y tramitaci\u00f3n, adem\u00e1s de garantizar la integridad de los documentos en caso de incidencias o p\u00e9rdidas, como veremos m\u00e1s adelante.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Los gestores documentales nos ayudar\u00e1n a mantener el orden, ya que ser\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil clasificar los distintos tipos de archivos. Como consecuencia, tambi\u00e9n se simplificar\u00e1 la b\u00fasqueda, puesto que podremos encontrar el documento que buscamos simplemente tecleando algunos par\u00e1metros clave. Y, por supuesto, ser\u00e1 mucho m\u00e1s dif\u00edcil perder o extraviar documentos. Uno de los factores clave que nos har\u00e1 decantarnos por los gestores documentales ser\u00e1 el hecho de que toda la informaci\u00f3n se almacene de forma centralizada, como puede ser el caso de los servidores. De esta forma, la contribuci\u00f3n a la movilidad es enorme, permitiendo trabajar con los documentos a distancia, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta centralizaci\u00f3n favorece el trabajo en equipo, simplificando la compartici\u00f3n de documentos, el control de sus diferentes versiones y el seguimiento preciso de los flujos de trabajo. Adem\u00e1s, se pueden establecer pol\u00edticas de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a determinados documentos, lo que a\u00f1ade una capa extra de seguridad. A todo esto hay que a\u00f1adir su capacidad de integraci\u00f3n con otro tipo de soluciones de software, como por ejemplo con soluciones de firma digital, aumentando as\u00ed su potencial, permitiendo firmar electr\u00f3nicamente los documentos de trabajo<\/a> y, por tanto, constituyendo un valioso activo para la empresa.<\/p>\r\n

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\"Document<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

Uso de gestores documentales en distintos departamentos de la empresa<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

La mayor\u00eda de las \u00e1reas del organigrama empresarial pueden beneficiarse de la instalaci\u00f3n de un gestor documental en sus tareas habituales. Podemos analizar c\u00f3mo se utilizan en los departamentos m\u00e1s habituales de las empresas, independientemente de su naturaleza. Podemos comenzar este recorrido en el departamento comercial y de marketing, que trabaja a diario con informes sobre clientes actuales y potenciales, contratos de venta, reclamaciones, devoluciones, registros de compras, etc. Por otro lado, tenemos el departamento de marketing. Aqu\u00ed podemos encontrar estudios de mercado, estad\u00edsticas sobre campa\u00f1as publicitarias, an\u00e1lisis de p\u00e1ginas web y redes sociales, contratos con medios de comunicaci\u00f3n o con empresas para externalizar servicios, etc. En el departamento financiero y contable solemos encontrarnos con documentos como \u00f3rdenes de pago, los relacionados con cr\u00e9ditos bancarios, balances, ingresos, gastos, presupuestos, tr\u00e1mites administrativos con Hacienda y todo tipo de informaci\u00f3n econ\u00f3mica.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Uso de gestores documentales seg\u00fan el tipo de empresa<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Independientemente del tama\u00f1o de la empresa o de su actividad principal, los gestores documentales contribuir\u00e1n a agilizar sus operaciones.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Empecemos por las peque\u00f1as y medianas empresas, las PYME, que son una pieza clave del tejido empresarial de cualquier pa\u00eds. De hecho, seg\u00fan datos de mayo del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, las pymes espa\u00f1olas est\u00e1n cerca de alcanzar los 3 millones (2.860.755). Aunque por su tama\u00f1o pueda parecer lo contrario, las pymes suelen tener un alto volumen de documentos, adem\u00e1s de que cuentan con menos recursos humanos, t\u00e9cnicos y econ\u00f3micos para invertir en la gesti\u00f3n de la documentaci\u00f3n, por lo que este tipo de soluciones pueden adaptarse perfectamente a sus necesidades, centrando sus recursos en tareas m\u00e1s importantes. Por otro lado, si las pymes ya crean toneladas de documentos de diversa \u00edndole, ni que decir tiene lo que ocurre en las grandes empresas, especialmente en aquellas con presencia multinacional o filiales dispersas por varios pa\u00edses. Estos factores hacen que todo sea a\u00fan m\u00e1s complejo y exigente para optimizar las operaciones. Cuando nos referimos a la gesti\u00f3n de documentos, solemos imaginar una oficina en la que se realizan cientos de tr\u00e1mites administrativos. Esto, aunque es un punto de vista correcto, no abarca todo el panorama. Para entenderlo, podemos tomar como ejemplo las tareas que se realizan en cualquier f\u00e1brica.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Adem\u00e1s del trabajo directamente relacionado con la fabricaci\u00f3n de un producto o de una pieza, los operarios de las plantas de producci\u00f3n deben tratar continuamente con documentos que incluyen registros de par\u00e1metros de calidad, informes de no conformidad, informes de prevenci\u00f3n de riesgos laborales, albaranes, etc. La digitalizaci\u00f3n de estos documentos ahorrar\u00eda tiempo y permitir\u00eda a la empresa centrarse por completo en el proceso de producci\u00f3n. Al estudiar la influencia de la firma digital en los departamentos que componen la empresa<\/a>, hemos visto c\u00f3mo la firma digital contribuye a agilizar a los gestores documentales. Tambi\u00e9n merece la pena estudiar su influencia en aspectos legales y de seguridad, esenciales para todo tipo de empresas, especialmente para aquellos negocios con una estructura y operativa compleja. Con la firma digital tenemos tranquilidad, sabiendo que la firma de los documentos tiene plenas garant\u00edas, asegurando la identidad del firmante, sabiendo que el documento no ha sido alterado tras la firma con evidencias que as\u00ed lo demuestran, como certificados digitales, sellos de tiempo, ubicaciones geogr\u00e1ficas, enunciado, imagen, v\u00eddeo o un an\u00e1lisis biom\u00e9trico del trazo de una firma dibujada en una tableta, que est\u00e1 espec\u00edficamente dise\u00f1ada para ello. Todo ello con pleno respaldo legal.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Gestor documental Athento integrado con Viafirma<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Para los usuarios de las soluciones Viafirma, la integraci\u00f3n con gestores documentales es una de las opciones m\u00e1s atractivas de nuestro portafirmas<\/a>. De esta conexi\u00f3n mutuamente beneficiosa entre los gestores documentales y ambas soluciones de firma y autenticaci\u00f3n digital, ha surgido el acuerdo de colaboraci\u00f3n entre Viafirma y Athento<\/a> (uno de los DMS<\/a> m\u00e1s completos y desarrollados del mercado). Gracias a este acuerdo, los usuarios de Athento podr\u00e1n disfrutar de todas las funcionalidades de la suite Viafirma, no solo gestionando los documentos de la empresa, sino tambi\u00e9n teniendo la posibilidad de firmarlos digitalmente, sin duda una combinaci\u00f3n muy \u00fatil. Esperamos que ahora sean conscientes de la ventaja competitiva que supone para las empresas combinar DMS y firma digital, ayudando a agilizar los procesos de negocio.252<\/p>\r\n

Informaci\u00f3n relacionada<\/h2>
\"Viafirma<\/div><\/a>

Viafirma y Athento firman un acuerdo de colaboraci\u00f3n para mejorar la productividad y eficiencia de las empresas<\/a><\/h3>

Los clientes de\u00a0Viafirma\u00a0tienen ya acceso directo a\u00a0Athento, una de las<\/p><\/div><\/article>

\"Agilizar<\/div><\/a>

Agilizar la rutina de los responsables de \u00e1reas<\/a><\/h3>

Responsables de \u00e1reas: mejora eficiencia y seguridad con firma electr\u00f3nica<\/p><\/div><\/article>

\"Nube<\/div><\/a>

Gestor de certificados: \u00bfpara todas las empresas?<\/a><\/h3>

Soluci\u00f3n en la nube apropiada para pymes y grandes empresas<\/p><\/div><\/article><\/div><\/div><\/span><\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"El control documental puede ser un reto y un quebradero...","protected":false},"author":20,"featured_media":55688,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"site-sidebar-layout":"default","site-content-layout":"","ast-site-content-layout":"default","site-content-style":"default","site-sidebar-style":"default","ast-global-header-display":"","ast-banner-title-visibility":"","ast-main-header-display":"","ast-hfb-above-header-display":"","ast-hfb-below-header-display":"","ast-hfb-mobile-header-display":"","site-post-title":"","ast-breadcrumbs-content":"","ast-featured-img":"","footer-sml-layout":"","ast-disable-related-posts":"","theme-transparent-header-meta":"default","adv-header-id-meta":"","stick-header-meta":"default","header-above-stick-meta":"","header-main-stick-meta":"","header-below-stick-meta":"","astra-migrate-meta-layouts":"set","ast-page-background-enabled":"default","ast-page-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"ast-content-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"footnotes":""},"categories":[94],"class_list":["post-43557","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-direccion"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/43557","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/20"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=43557"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/43557\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":95263,"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/43557\/revisions\/95263"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/55688"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=43557"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=43557"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}