{"id":58626,"date":"2024-11-12T09:00:17","date_gmt":"2024-11-12T08:00:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.viafirma.com\/?p=58626"},"modified":"2025-07-04T11:40:51","modified_gmt":"2025-07-04T09:40:51","slug":"documentacion-interna","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.viafirma.com\/es\/documentacion-interna\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo agilizar la documentaci\u00f3n interna"},"content":{"rendered":"

\u00bfTratas diariamente con documentaci\u00f3n interna en tu trabajo? Gesti\u00f3n de contratos de clientes, proyectos, crear informes, distribuir tareas con compa\u00f1eros\u2026 Todo esto puede ser un gran caos, lo sabemos. Sobre todo si no lo gestionas de forma eficiente. <\/span><\/p>\n

De hecho, el 79% de las organizaciones ve\u00edan fundamental el a\u00f1o pasado gestionar la informaci\u00f3n de manera \u00f3ptima<\/strong> (<\/span>2023 State of the Intelligent Information Management Industry Report<\/span><\/i><\/a>). Pero, \u00a1que no cunda el p\u00e1nico! Con las herramientas avanzadas que te mostramos hoy, podr\u00edas agilizar tu rutina y, en consecuencia, hacer crecer el negocio del que formas parte.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00a1Prepara caf\u00e9 o t\u00e9 y apunta estas herramientas!<\/span><\/p>\n

Herramientas para agilizar la gesti\u00f3n de la documentaci\u00f3n interna<\/span><\/h2>\n

Hemos llegado al quid de la cuesti\u00f3n: est\u00e1s a punto de conocer c\u00f3mo agilizar la documentaci\u00f3n interna con la que tratas en tu empresa<\/strong>. Si bien son muchas las herramientas a las que puedas echar mano para comprobar cu\u00e1l funciona mejor con tu metodolog\u00eda de trabajo, hay algunas que te har\u00e1n ver cambios independientemente de tu departamento, las tareas que realices o el sector de tu empresa.<\/span><\/p>\n

Herramientas de gesti\u00f3n de proyectos<\/span><\/h3>\n

\u00bfQuieres tener toda la documentaci\u00f3n controlada y organizada en un \u00fanico sitio? Entonces necesitas una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos<\/strong>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Las herramientas de gesti\u00f3n de proyectos, como coment\u00e1bamos, est\u00e1n dise\u00f1adas para tener todo bajo control y organizado a nivel interno. Seg\u00fan la herramienta que utilices, podr\u00e1n variar las funciones que te ofrezcan. Sin embargo, entre las m\u00e1s comunes encontramos:<\/span><\/p>\n

    \n
  • Organizar \u00e1reas de trabajo<\/span><\/li>\n
  • Delegar tareas y subtareas a tus compa\u00f1eros de equipo<\/span><\/li>\n
  • Crear diferentes proyectos (puedes clasificarlos por clientes o departamento) y organizar a las personas correspondientes\u00a0<\/span><\/li>\n
  • Poner fechas l\u00edmites a los proyectos<\/span><\/li>\n
  • Generar presupuestos<\/span><\/li>\n
  • Agendar reuniones<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Si eres de los que a\u00fan no usa herramienta de gesti\u00f3n de proyectos, est\u00e1s complicando sin necesidad tu trabajo, m\u00e1s a\u00fan cuando hay multitud de opciones en el mercado. Asana, Trello, Notion o Miro son algunas de las m\u00e1s utilizadas entre los profesionales.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Software de gesti\u00f3n documental\u00a0<\/span><\/h3>\n

    Aunque tiene caracter\u00edsticas en com\u00fan con el software de gesti\u00f3n de proyectos, son software diferentes. Las herramientas de gesti\u00f3n documental se enfocan en las tareas de planificaci\u00f3n, almacenamiento y manejo de documentos. Concretamente, su principal objetivo es que los documentos est\u00e9n organizados de manera accesible y est\u00e9n protegidos<\/strong>.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Algunas de sus caracter\u00edsticas m\u00e1s comunes son:<\/span><\/p>\n

      \n
    • Almacenamiento centralizado de los documentos<\/span><\/li>\n
    • Control de las versiones<\/span><\/li>\n
    • B\u00fasqueda avanzada para encontrar r\u00e1pida y f\u00e1cilmente documentos<\/span><\/li>\n
    • Integraci\u00f3n con sistemas de terceros<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

      Si buscas un software de gesti\u00f3n documental, una buena opci\u00f3n es Athento. Es una empresa malague\u00f1a que crea espacios de trabajo digitales, integrando procesos, documentos y datos. Su objetivo es impulsar procesos y ahorrar tiempo y esfuerzo a sus clientes. Por esa raz\u00f3n, realizan constantemente conferencias online con las que guiar y ayudarles.<\/span><\/p>\n