Legalidad de la firma de documentos mediante Viafirma Inbox

Firma electrónica en la Unión Europea

La principal norma a nivel de toda la Unión Europea es el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE. Establece las condiciones en que los Estados miembros deberán reconocer los medios de identificación electrónica de las personas físicas y jurídicas pertenecientes a un sistema de identificación electrónica notificado de otro Estado miembro, así como las normas para los servicios de confianza y un marco jurídico para las firmas electrónicas, además de otros servicios como los sellos electrónicos, los sellos de tiempo electrónicos, los documentos electrónicos, los servicios de entrega electrónica certificada y los servicios de certificados para la autenticación de sitios web. El reglamento está vigente desde el 1 de julio de 2016.

El Reglamento (UE) 910/2014 define tres tipos de firma electrónica:

  • firma electrónica: los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
  • firma electrónica avanzada: la firma electrónica que cumple los siguientes requisitos:
    • estar vinculada al firmante de manera única.
    • permitir la identificación del firmante.
    • haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y
    • estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
  • firma electrónica cualificada: una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.

El artículo 25 de eIDAS recoge de hecho los efectos jurídicos de las firmas electrónicas, con la siguiente exposición:

  1. No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.
  2. Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
  3. Una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocida como una firma electrónica cualificada en todos los demás Estados miembros.

Proceso de firma en Viafirma Inbox

En Inbox es posible emitir certificados digitales cualificados para los usuarios internos de nuestros clientes, mediante un procedimiento auditado conforme a las directrices del Reglamento Europeo 910/2014. En la actualidad, es necesario el acto de personación donde se verifica la identidad del usuario para el cual se va a emitir el certificado digital, y es éste el cual protege posteriormente la clave privada del certificado digital con factores de identificación fuerte de su único control.

Los usuarios externos a la entidad pueden firmar por dos vías:

  1. Con certificado digital cualificado. Inbox puede restringir su uso a usuarios externos con  certificados cualificados emitidos por Prestadores de Servicios de Confianza cualificados. Con ello, se asegura que los usuarios que firman con certificados digitales han pasado por procesos de verificación de identidad similares a los que se realizan con los usuarios internos de la entidad.
  2. Con OTP SMS, pudiendo ser ésta considerada como una firma electrónica avanzada en función del país donde resida el usuario firmante (Ver Fundamentación técnica y adecuación legal de la firma electrónica con OTP SMS).
  3. Con firma biométrica o digitalizada, que como la firma OTP SMS puede considerarse firma electrónica avanzada (ver Certificado de firma digitalizada avanzada)

Teniendo por tanto todas estas firmas electrónicas los efectos jurídicos requeridos en los procesos de firma de contratos.

Firma electrónica en Estados Unidos

En el mundo anglosajón se realiza una distinción entre firmas electrónicas y firmas digitales, dándole validez a ambas. La firma digital es realizada con un certificado digital, mientras que la firma electrónica se asemeja a la firma electrónica simple de eIDAS: una rúbrica sobre un documento, click sobre una cláusula de aceptación, la representación de la firma realizada con medios simples (ratón, dedo sobre pantalla) sobre un documento electrónico, la firma biométrica… Por ello, en este sentido la legislación norteamericana es más laxa y permisiva con la aplicación de la firma electrónica que la europea.

Las principales normas federales son:

  • ESIGN:https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/PLAW-106publ229/html/PLAW-106publ229.htm
  • UETA: http://www.uniformlaws.org/Act.aspx?title=Electronic%20Transactions%20Act

Los distintos estados luego disponen de leyes de firma electrónica a nivel estatal, la mayoría basadas en versiones de UETA. En general, la legislación americana recoge que no se negarán los efectos jurídicos a las firmas simplemente porque estén basadas en un formato electrónico / digital, pero es imprescindible disponer de consentimiento de todas las partes para poder realizar el proceso por vías electrónicas. Normalmente quedan fuera de este alcance la transferencia de propiedades inmobiliarias o las notificaciones fehacientes.

Firma electrónica en otros países

La utilización de mecanismos de firma electrónica está reconocida legalmente prácticamente en todos los países del mundo. Estos mecanismos no son otra cosa que un medio de acreditación de la voluntad de las partes sobre la aceptación de los términos de un contrato o acuerdo que han alcanzado. Se trata por tanto de un medio de prueba (evidencia electrónica) y su eficacia ante un tribunal de cualquier parte del mundo estará ligada a la fortaleza de las evidencias electrónicas recogidas durante los procesos de firma electrónica.

Es evidente que si el sistema cumple con los requisitos que la legislación de cada país establece, la fuerza probatoria y por tanto de reconocimiento automático de su validez legal será muy superior, pero ello no significa que en caso contrario deje de tener fuerza probatoria, volviendo a los principios de la fortaleza de las evidencias recogidas durante los procesos.

Si quiere conocer la validez de la firma electrónica en el resto de países americanos, cosulte el marco legal de las soluciones de firma digital de Viafirma.

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