¿Qué es un documento probatorio?

¿Qué es un documento probatorio? Cuando realizamos una operación de forma digital, resulta indispensable tener la certeza de que todo el proceso debe quedar propiamente registrado y auditado para garantizar que cumplimos con unos requisitos mínimos que garanticen la legalidad de nuestras transacciones.

En este artículo veremos en qué consiste un documento probatorio, qué información contiene, principales usos y cómo podemos obtenerlo.

¿Qué es el documento probatorio o audit trail?

El documento probatorio o audit trail es un recopilatorio donde aparece toda la información del proceso de firma, tanto del histórico como del conjunto de firmas y evidencias electrónicas que se han recogido y que garantizan que es legalmente vinculante en caso de repudio.

Las firmas electrónicas avaladas por un documento probatorio sirven, entre otras cosas, para ayudar a demostrar su autenticidad más fácilmente. El audit trail da fe de cuándo se envió, abrió y firmó un documento, así como los nombres, las direcciones de correo electrónico y los identificadores de firma únicos de los firmantes.

¿Qué información contiene el documento probatorio?

A continuación sintetizamos los principales elementos que contiene dicho recopilatorio:

• Resumen del proceso. Aquí aparecerá el nombre de la empresa que envió el documento a firmar, el código único de la solicitud y la fecha y hora en la que se recibió y se completó la solicitud
• Firmas electrónicas. Se detalla el o los tipos de firma ( con o sin precisar certificado electrónico, firma biométrica o mediante OTP SMS) utilizados por el firmante en la petición. Antes de enviar la solicitud, desde la herramienta la empresa remitente deberá especificar qué método de firma es el más idóneo.
• Evidencias. Al igual que el anterior, se detallan las evidencias electrónicas añadidas por el firmante (uso de check, foto DNI, vídeo, localización, validación de identidad telemática) para completar el proceso.
• Histórico del proceso. Precisa la fecha y hora de las diferentes acciones realizadas por las partes involucradas en la petición.

IMPORTANTE: Todas las evidencias electrónicas se incluyen como archivos adjuntos al PDF firmado y en formato XML.

¿Cómo puedo conseguir el documento probatorio o audit trail?

Si la empresa remitente pretende hacer uso de él, en el menú lateral de nuestra herramienta tendrá acceso a todas las solicitudes completadas. Es ahí donde podrá descargar tanto el documento firmado como el audit trail. 

Por otro lado, si el firmante desea visualizar el audit trail una vez completada la solicitud de firma deberá hacer click en el campo que le mostramos en la imagen.

Viafirma: firma y envía documentos a firmar de forma sencilla y legal

Gracias a nuestro sellado de tiempo y al certificado digital corporativo que añadimos al PDF, desde Viafirma garantizamos que, desde el momento en el que se añadieron las firmas y evidencias electrónicas por parte de los firmantes, el documento no puede ser alterado posteriormente, conservando la integridad y autenticidad del mismo. Además, existe la opción de incluir direcciones IP o el Machine ID de los dispositivos utilizados para determinar con mayor precisión cuándo y dónde se abrió y firmó un documento.