¿Qué es un documento probatorio o auditoría?

¿Qué es un documento probatorio o auditoría de firma? Cuando realizamos una operación de forma digital, resulta indispensable tener la certeza de que todo el proceso debe quedar propiamente registrado y auditado para garantizar que cumplimos con unos requisitos mínimos que garanticen la legalidad de nuestras transacciones

En este artículo veremos en qué consiste un documento probatorio, qué información contiene, principales usos y cómo podemos obtenerlo.

¿Qué es el documento probatorio o auditoría?

Es un recopilatorio técnico donde aparece la información del proceso completo de firma de un archivo digital. Aparece tanto el histórico como el conjunto de firmas y evidencias electrónicas que se han recogido. Sirve como prueba de integridad, autenticidad y no repudio ante terceros, incluyendo órganos judiciales. 

¿Qué información contiene el documento probatorio?

A continuación, sintetizamos los principales elementos que contiene dicho recopilatorio:

• Datos generales del documento. Aparece información esencial como nombre del documento, el código y solicitud, hash e identificador de firma. 
• Información del emisor y solicitante. Se detalla quiénes son emisor y remitente, es decir, nombre de quien inició el proceso; Grupo, siendo el sistema desde el que se envió la solicitud; y usuario solicitante.
• Tipos de firmas electrónicas. Se detallan los tipos de firmas recogidas durante el proceso (con certificado y sello de tiempo, manuscrita). 
• Evidencias. Al igual que el anterior, se detallan las evidencias electrónicas añadidas por el firmante (uso de casillas, imagen, OTP mail o email) para completar el proceso. Una vez hecho, se indicará si las firmas y evidencias son válidas o no y si el proceso se ha completado correctamente.
• Trazabilidad del proceso. Además, también incorpore un historial completo de las acciones realizadas en la petición, tales como: fecha y hora, operación llevada a cabo, usuarios involucrados, y dispositivo y sistema operativo utilizados.

IMPORTANTE: Todas las evidencias electrónicas se incluyen como archivos adjuntos al PDF firmado y en formato XML.

¿Cómo puedo conseguir el documento probatorio o audit trail?

Si la empresa remitente pretende hacer uso de él, en el menú lateral de nuestra herramienta tendrá acceso a todas las solicitudes completadas. Es ahí donde podrá descargar tanto el documento firmado como el audit trail. Por otro lado, si el firmante desea visualizar el audit trail una vez completada la solicitud de firma deberá hacer click en el campo que le mostramos en la imagen.

Viafirma: firma y envía documentos a firmar de forma sencilla y legal

Gracias a nuestro sellado de tiempo y al certificado digital corporativo que añadimos al PDF, desde la auditoría de firma de Viafirma garantizamos que, desde el momento en el que se añadieron las firmas y evidencias electrónicas por parte de los firmantes, el documento no puede ser alterado posteriormente, conservando la integridad y autenticidad del mismo. Además, existe la opción de incluir direcciones IP o el Machine ID de los dispositivos utilizados para determinar con mayor precisión cuándo y dónde se abrió y firmó un documento.