El papel de la firma digital en los mandatos SEPA

Dentro del proceso de unificación a todos los niveles que trae consigo el proyecto europeo, con la SEPA se ha dado un paso muy grande en la constitución de una actividad económica libre de fronteras. Como parte de la SEPA, los mandatos de órdenes de pago son un elemento esencial para su funcionamiento. Os hablamos de sus principales características y de cómo puede influir la firma electrónica.

¿Qué es la SEPA?

La SEPA es la Zona Única de Pagos en Euros de la Unión Europea, correspondiendo su nombre a las siglas en inglés de Single Euro Payments Area. La SEPA dio sus primeros pasos allá por el año 2004, yendo desde entonces evolucionando hasta que en el año 2016 su uso se hizo obligatorio para todos los países a los que afecta.

Con la creación de la SEPA tuvo lugar un avance importantísimo en la creación de un mercado digital y económico único para la Unión Europea. De hecho, su relevancia y practicidad es tal que en este proyecto están inmersos más países de los 27 que conforman actualmente la Unión Europea. Concretamente, debemos añadir aquí a los estados de Reino Unido, Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza, Mónaco, Andorra y San Marino.

¿Por qué es tan importante la SEPA? Bien, hasta ahora sabemos que su puesta en funcionamiento ha cambiado por completo la forma de realizar los pagos en muchos países europeos, más allá de los límites comunitarios, pero… ¿sabemos exactamente de qué se encarga la SEPA?

La SEPA da forma a un conjunto de instrumentos que facilitan el pago entre los países que la conforman. Gracias a este aumento de la sencillez de los pagos se estimula la economía internacional, con los consecuentes beneficios para empresas y sociedades en general, fomentando la competitividad, así como el uso de servicios como la factura electrónica,, y haciendo más sencilla la vida del ciudadano corriente.

¿Sobre qué actividades actúa la SEPA y cómo lo hace?

Los instrumentos de pago sobre los que actúa la SEPA son los siguientes:

  • Transferencias bancarias.
  • Adeudos directos.
  • Tarjetas de pago (crédito y débito).
  • Adeudos directos B2B (Business to Business).

Transferencias bancarias

Este tipo de pago se hará sin límite alguno en la cantidad transferida, así como de manera electrónica y automática. Las transferencias SEPA se caracterizan por:

  • Las cuentas implicadas en la transferencia se identificarán mediante el conocido como código IBAN (International Bank Account Number). Lo facilitará quien ordene el pago y no se exigirá ninguna otra verificación de la cuenta. Éste está formado por 8 caracteres: 4 aleatorios, dos que hacen referencia al código del país y dos dígitos de control.
  • El código BIC (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) o SWIFT (Bank Identifier Code) identifica al banco de destino de la transferencia.
  • La transferencia debe realizarse en euros y tener como destino un país de la zona SEPA.
  • Se recibirá el pago por transferencia, como máximo, un día hábil después de haberse ordenado esta por el emisor.
  • Cada cliente asumirá las comisiones de transferencia aplicables por su entidad bancaria.
  • El texto que informa sobre el concepto, o la información aclaratoria de la transferencia, podrá tener una extensión máxima de 140 caracteres.

Adeudos directos

Un ejemplo claro de adeudo directo son las domiciliaciones que hacemos a nuestro banco para las facturas de luz, agua, teléfono, internet, etc. En ellos, el acreedor reclama el pago a la entidad bancaria del deudor, el cual debe expresar su consentimiento. Los adeudos directos SEPA se caracterizan por:

  • La moneda en la que se realizarán será el euro.
  • Irán destinados a otro país de los que conforman la zona SEPA.
  • Las cuentas bancarias implicadas se identificarán por el ya mencionado código IBAN.
  • Como hemos comentado, el titular de la cuenta de la que se va a efectuar el adeudo debe expresar su consentimiento mediante una orden de domiciliación, también conocida como mandato SEPA, en cuyo contenido profundizaremos más adelante.
  • En el caso de que se modifiquen los datos que se incluyen en los mandatos SEPA, habrá que declarar dichos cambios.
  • Un adeudo directo se presentará anteriormente a la fecha estipulada para el cobro. Los plazos para el pago dependerán de si éste es puntual, el primero de muchos recurrentes y o uno de estos que se realizarán con periodicidad.
  • La información explicativa sobre el adeudo directo tendrá, como mucho, una extensión de 140 caracteres.
  • Hay un plazo máximo para la devolución, el cual será más largo si este pago no se ha autorizado.

Tarjetas de pago (crédito y débito)

Los titulares de tarjetas de crédito y débito tendrán la facilidad de, en otros países de la zona SEPA, realizar operaciones de pago y retiro de efectivo en cajeros automáticos tal y como si lo estuvieran haciendo en su país de origen. 

La gran novedad que introduce la SEPA para las tarjetas bancarias es la tecnología EMV (Europay MasterCard VISA). Con este estándar se obliga a la introducción del código PIN de la tarjeta (de unos 4 a 6 dígitos) para la confirmación de la compra. Además, se utiliza un chip de seguridad, de manera que se refuerza la lucha contra el fraude, así como la interoperabilidad de este medio de pago.

Adeudos directos B2B (Business to Business)

En este tipo de transacciones B2B, tanto pagador como deudor son empresas o autónomos. Estos aportan una mayor seguridad y agilidad a los movimientos de dinero entre corporaciones, con sus consecuentes beneficios para la economía. Sus principales aspectos son los siguientes:

  • Para cada adeudo B2B, tiene que haber un consentimiento previo a la materialización de dicho adeudo.
  • Tras la autorización y pago del adeudo B2B, el pagador podrá reclamar la devolución de su importe.
  • Hay un plazo de dos días hábiles después del vencimiento para que la operación pueda ser rechazada o devuelta.
Firma digital en los mandatos SEPA

¿En qué consiste un mandato SEPA?

Aunque ya lo hayamos indicado brevemente cuando hemos hecho mención a los adeudos directos, merece la pena entrar más a fondo en el concepto de mandato SEPA, así como en su contenido y en otros aspectos relevantes de especial interés para los agentes que intervienen en el pago.

Podemos definir el mandato SEPA como una orden para la realización de un adeudo directo o de un adeudo B2B. Mediante el mandato SEPA la persona que debe realizar el pago autoriza expresamente en un documento, que puede ser electrónico y firmarse digitalmente, a su entidad bancaria a cumplir con la orden de ejecución de dicho pago. 

El acreedor tendrá que disponer del mandato SEPA para poder efectuar el cobro. Además, es su obligación conservar el mandato SEPA en su poder durante 13 meses en el caso de España. Éste es el plazo de tiempo para que se le pueda reclamar como evidencia que justifica la autorización por parte del deudor. Aclarar que, en el caso de pagos recurrentes, solamente habrá que mandar una única vez el mandato SEPA.

En cuanto a los plazos establecidos, si no se ha llegado a firmar el mandato SEPA, el cliente podrá reclamar la devolución del pago durante los siguientes 13 meses; para adeudos realizados con un mandato SEPA correctamente formalizado, el plazo será de 58 días. De aquí la importancia de contar con un mandato SEPA en regla para los cobradores.

Con el mandato SEPA se recoge la información necesaria para el pago y se informa a los implicados de sus derechos y obligaciones respecto al mismo. De manera que se da forma a un entorno de confianza por todas las partes implicadas. En el caso de que no se cumplan las condiciones especificadas, el pago podrá anularse.

Podemos resumir las utilidades del mandato SEPA en estos 3 puntos esenciales:

  • Con un mandato SEPA el cliente autoriza al cobrador a recibir una cantidad estipulada en su cuenta bancaria.
  • Permite recabar la información necesaria del cliente.
  • Permite al usuario conocer mejor sus derechos.

Qué información contiene un mandato SEPA

Para conocer aún mejor los mandatos SEPA, es conveniente analizar su forma y la información que debe contener. 

Hay definido un formato específico para los mandatos SEPA. Además, el EPC (European Payment Council) ha definido lo que se ha denominado como un mandato electrónico o e-mandate. El mandato SEPA electrónico se basa en el envío del mismo por parte del pagador a la web del acreedor, el cual lo firmaría electrónicamente con total seguridad y confianza legal.

La información que debe contener de manera obligada un mandato SEPA será la descrita en el siguiente listado:

  • Datos personales del acreedor o cobrador: nombre, identificador del acreedor dentro del esquema SEPA.
  • Datos del deudor o pagador: nombre y domicilio, códigos IBAN y BIC de su cuenta bancaria, firma del deudor.
  • Información propia del mandato SEPA: código de referencia única del mandato, fecha en la que se ha efectuado la firma del mandato, esquema o tipo de pago realizado (por ejemplo, si se ha realizado un adeudo directo B2B).

A todo esto, el mandato SEPA también puede presentar una serie de informaciones para el cliente, como son:

  • Que sea un mandato SEPA para realizar adeudos directos. Esto debe aparecer en el título del mandato, como en los otros documentos que se presenten por separado.
  • Que el mandato consista en una autorización que permite recibir cobros, así como los derechos de reembolso de dichos cobros.

Firma digital en los mandatos SEPA

A lo largo de este artículo hemos hablado de que los mandatos SEPA pueden ser documentos electrónicos los cuales pueden ser firmados digitalmente por el pagador. Esta no es una cuestión menor, puesto que, como seguramente bien sepáis, la firma digital supone un instrumento de identificación que goza de altos niveles de seguridad y de confianza legal.

Esto cobra aún más protagonismo cuando, como es el caso de las transacciones económicas, estamos estamos haciendo referencia a operaciones que incluyen información especialmente sensible. Aplicando la firma digital a los mandatos SEPA, nos protegemos en gran medida contra posibles fraudes y suplantaciones de la identidad, las cuales pueden suponer a ciudadanos y empresas importantes pérdidas económicas.

Pero la seguridad y la legalidad no son los únicos aspectos que hacen de la firma electrónica una solución altamente valiosa para la realización de pagos según la SEPA. Y es que no debemos dejar a un lado su aporte en la agilización de trámites. Con la firma digital no será necesario acudir a una sucursal bancaria para rubricar el mandato de manera manual, sino que podremos hacerlo en casa, mientras viajamos, estamos de vacaciones, de viaje de trabajo… y a cualquier hora del día.

Desde Viafirma somos conscientes de la importancia que han adquirido los mandatos SEPA en la actividad habitual de particulares y empresas, por lo que nuestras soluciones se adaptan a la perfección a este tipo de gestión documental.

Con Viafirma se pueden redactar los mandatos SEPA conforme a las exigencias establecidas. De hecho, nuestra solución de firma en movilidad cuenta, entre las muchas plantillas de documentos que tiene disponible para sus usuarios, con una específica para mandatos SEPA, de manera que sólo haya que rellenar los datos en la misma para poder enviarlo para su firma.

Además, esta plantilla se puede modificar según las necesidades de cada usuario y establecer dentro de la política de firma la necesidad de incluir ciertas evidencias para su firma electrónica, como biométricas, códigos OTP de un sólo uso, checks avanzados, etc.

De esta manera hemos puesto nuestro granito de arena en el desarrollo y asentamiento del mercado digital único europeo, facilitando la tarea de pagadores y acreedores y estimulando las transacciones económicas a nivel continental mediante la agilidad y la confianza.