Firma electrónica ante notario: ¿Es posible?

La digitalización no es una opción, sino una realidad que afecta a numerosos sectores, incluida la función notarial. Desde mayo de 2023, los notarios españoles pueden prestar sus servicios de forma telemática a disposición de la Ley 11/1023, que regula la utilización de los medios digitales en determinados actos notariales y mercantiles.

Con esta normativa, la firma electrónica ante notario se convierte en una posibilidad en España. Gracias a ella, los ciudadanos pueden firmar las escrituras públicas notariales de forma electrónica, sin necesidad de acudir presencialmente a la notaría.

Hoy te contamos cómo funciona este proceso y qué requisitos son necesarios en la digitalización del sector notarial.

¿Cómo funciona este proceso ante notario?

En el proceso de firma electrónica notarial se combina la autenticación digital de los comparecientes, el uso de un certificado electrónico cualificado y la verificación directa del notario a través de una videoconferencia segura. Se Incluyen los siguientes pasos:

Solicitar una cita a la notaría

A la hora de solicitar una cita, pueden darse dos situaciones: 

• Que sea la propia notaría quien abra la cita
• Que inicie la cita el propio cliente

En el primer caso, el cliente debe pedir cita a la notaría y especificar la modalidad de la misma, es decir, si desea que sea presencial o remota, así como qué documento desea suscribir. Para poder hacerlo es fundamental que esté dado de alta en el Portal Notarial del Ciudadano; de lo contrario, no será posible. Tras verificar los datos, abrirá en dicho portal una cita mediante videoconferencia

En cambio, en la segunda opción el propio cliente puede solicitar directamente la cita en el Portal Notarial del Ciudadano. Una vez rellenada y aportada toda la documentación, el notario podrá gestionar la firma, validar la documentación y aprobar o cancelar la cita.

Otorgamiento de la escritura notarial por videoconferencia

El notario verifica la voluntad y la identidad de las partes; por lo que, previamente, los comparecientes deben tener subido su documento de identidad al Portal Notarial del Ciudadano. Al iniciar la videoconferencia, el notario comprobará que, en efecto, el signatario coincide con el documento aportado.

Posteriormente, se procederá a la lectura de la escritura matriz; el notario abrirá el documento y lo compartirá en pantalla para que el resto de personas también puedan verlo y leerlo.

Firmar una escritura notarial de manera digital ante notario

Tras leer la escritura, el notario habilitará la rúbrica a cada uno de los comparecientes mediante un botón verde. Llegado a este punto, podrán completar la operación mediante un certificado digital emitido por el Portal Notarial del Ciudadano, que tendrá una duración temporal y únicamente valdrá para ese documento y acto; o con un certificado emitido por una tercera entidad, como la de la FNMT. Una vez completado por parte de los comparecientes, el notario podrá autorizar la escritura con su firma digital notarial.

Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica notarial

Antes de dar el paso y optar por esta vía, es habitual que surjan cierta dudas sobre cómo llevarlo a cabo de manera eficaz y sin sobresaltos:

¿Puedo elegir a cualquier notario?

Si lo que deseas es suscribir un documento digitalmente puedes elegir a cualquier notario para ello. No hay ninguna restricción de competencia territorial, por lo que cada persona puede elegir al notario que considere oportuno o que más confianza le ofrezca.

¿Cuántos documentos se pueden gestionar en una misma cita?

Por ahora, a la hora de suscribir documentos en una cita notarial digital se establece un máximo de cuatro documentos. En caso de necesitar gestionar más documentos, habrá que pedir una nueva cita.

De cualquier forma, supone un avance significativo en la gestión de trámites notariales, especialmente de aquellos destinados al sector bancario, donde se podrán completar los documentos en paquetes de cuatro.

¿Puedo seguir acudiendo presencialmente cuando lo necesite?

Si, puedes seguir acudiendo. La Ley 11/2023 faculta llevar a cabo operaciones de forma digital en los casos que la prevé; sin embargo, eso no obliga a hacerlo siempre digitalmente.

En el caso de que en un mismo documento hayan intervinientes que quieran acudir presencialmente a la notaría y otros en telemático, ambas partes podrán realizar la operación como deseen, ya sean presencial o telemáticamente.

La confianza: clave en la notarización electrónica

Eso sí, para que este nuevo sistema tenga éxito hay un factor fundamental que tiene que ser considerado: la confianza digital O, lo que viene siendo lo mismo: herramientas tecnológicas seguras y certificadas. Adoptarlas es clave para asegurar la integridad del proceso.

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