Guía para elegir el mejor software de firma electrónica

La elección de una nueva herramienta empresarial puede convertirse en un momento bastante tedioso cuando no tenemos la información suficiente. Con un gran abanico de opciones de todas las herramientas habidas y por haber, la situación puede llegar a sobrepasar a las persona responsable de tomar esta decisión. Si nos referimos a elegir el mejor software de firma electrónica, la situación no es ajena. Es más, no saber en qué fijarse es normal, una realidad frecuente a la que se enfrentan las empresas.

Por esa razón, en Viafirma hemos decidido elaborar una lista con los principales puntos que deberías tener en cuenta a la hora de escoger el mejor software, entendiendo como el más adecuado aquel que se adapte mejor a tus necesidades. El listado parte de un enfoque objetivo en el que hemos tenido en cuenta una serie de elementos esenciales que pueden marcar la diferencia para una empresa.

5 factores que te ayudarán a elegir el mejor software para firmar

Entre los diferentes factores que pueden influir a la hora de escoger el que se alce como el mejor software para la firma de documentos destacan la validez legal, la seguridad, si ofrece integraciones, el diseño que tenga y su coste.

Reconocimiento y validez legal

Aunque existen varios factores a tener en cuenta a la hora de elegir una buena herramienta, sin duda alguna, el aspecto legal es el factor que debes considerar antes que ninguno. Es decir: ¿el software que estamos considerando cumple con algún estándar referente en la materia? Si cumple con esta característica no solo afecta al país al que pertenece la empresa que ofrece dicho software, sino que también involucra al país al que pertenece la empresa que busca implementarlo.

En Europa, el Reglamento eIDAS es el reglamento más importante en la materia: define los tipos de firma (simple, avanzada y cualificada) y sus efectos jurídicos. Que el software cumpla con la legislación es fundamental. En caso de necesitar la máxima validez legal, la que la asegura es la firma cualificada, que equivaldría a la manuscrita.

Cifrado y seguridad del software para proteger la integridad

Ante la creciente amenaza de ciberataques a usuarios de todo el mundo, parece evidente que, cuanto mayor sea el número de medidas de seguridad que adoptemos en nuestras actividades diarias, mejor. Esta obviedad también salta al terreno de la gestión de documentos online, pues, aunque en el mercado coexistan varias soluciones, no todas tienen la seguridad como uno de sus pilares.

En este sentido, una buena herramienta no solo cumple con la normativa, también ofrece otra serie de elementos adicionales que se alzan como fortalezas internas:

• Fuertes mecanismos de criptografía para proteger la información.
• Garantiza la trazabilidad del proceso. Conoce quién firmó qué, cuándo y desde qué ubicación mediante un registro inmutable.
• Protección de datos. El proveedor debe garantizar la privacidad y seguridad de los datos empresariales y personales, de acuerdo con el cumplimiento RGPD.

Integraciones con tu entorno de trabajo

Las herramientas que se utilizan en el día a día, como la que es objeto de este artículo, ganan puntos extra si ofrecen integraciones que eliminen la necesidad de cambiar de aplicación constantemente, copiar y pegar datos o descargar y volver a cargar documentos. asegurando una conexión fluida y la reducción de errores humanos.

Concretamente, es fundamental integrar el software con programas clave como CRM, ya que permite enviar los documentos y contratos directamente desde el perfil del cliente y archivarlos automáticamente una vez esté completado por los involucrados. De cara al equipo de ventas y servicio al cliente, se trata de una una automatización que puede ayudarles a ahorrar tiempo y enfocarlos en otro tipo de tareas, convirtiéndose en una herramienta totalmente conectada a la infraestructura digital.

Diseño intuitivo y usabilidad para administradores

Si bien hasta ahora hemos tenido en cuenta exclusivamente aspectos técnicos, un software no deja de ser eso: una herramienta tecnológica. Por esa razón,  si estamos elaborando una lista de factores que nos ayudarán a elegir el mejor software, no podemos pasar por alto un factor tan importante como la facilidad de uso.

La usabilidad en herramientas tecnológicas hace referencia a qué tan intuitiva, accesible y eficiente es para que los usuarios realicen la tarea para la que está diseñada. Para que sea una herramienta óptima, debe haber sido desarrollada con el foco centrado en el usuario desde el inicio; incorporar una interfaz clara (ser entendible y usarla sin complicaciones, con menús, botones y flujos de trabajo lógicos); retroalimentar al usuario sobre lo que está ocurriendo; y no requerir demasiados pasos.

Aplicada en el sector del que nos encontramos hablando, algunas opciones podrían ganar popularidad si es multidispositivo, si usa soluciones en la nube o certificados locales.

Análisis de costes

Finalmente, al igual que ocurre en la adquisición de cualquier producto o servicio, el coste es un factor crucial. Sin embargo, no es el más importante; de ahí que lo situemos el último de nuestra lista; más bien, recomendamos considerarlo un punto final una vez se le haya otorgado un mayor peso a las necesidades de seguridad, funcionalidades o facilidad de uso.

Entender las necesidades para elegir la mejor opción

No hay una fórmula mágica para elegir el mejor software, como no la hay para tomar otras decisiones empresariales. Decantarse por una opción no es una meta en sí misma, sino el inicio de un camino más profundo para agilizar procesos internos y optimizar flujos de trabajo, aportando una capa extra de seguridad y pudiendo firmar desde cualquier lugar, sin necesidad de imprimir o escanear.

Por eso, en Viafirma vamos más allá de la simple rúbrica digital. Apostamos por soluciones digitales ágiles que integran una amplia gama de funcionalidades avanzadas, diseñadas para responder a la complejidad del entorno empresarial actual. Nuestro enfoque se centra en la agilidad y la versatilidad, ofreciendo opciones que van desde la firma en lote al gestor de certificados digitales, cumpliendo siempre con los más altos estándares legales y de seguridad (como el Reglamento eIDAS).

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