Presupuestos digitales: ahorra tiempo y evita errores

Durante años, la gestión presupuestaria ha estado ligada a grandes horas invertidas, una montaña de papeleo infinita e interminables correos. Sin embargo, con el tiempo este modelo tradicional se vio en la necesidad de ganar agilidad y, por ello, evolucionó a un entorno más digital. Los presupuestos digitales no solo eliminan el papeleo; suponen un giro de 180º en la forma en la que las organizaciones comparten y validan sus propuestas económicas, mediante procesos automatizados y estratégicos.

En esta tarea, herramientas como la firma electrónica permiten que cada presupuesto sea aprobado en remoto y con plena validez jurídica; pudiendo conocer, incluso, el estado de cada presupuesto. En esencia, supone un paso fundamental para cualquier empresa que quiera optimizar recursos.

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Errores comunes y retos en la gestión manual de presupuestos

Realizar presupuestos es una de las tareas fundamentales para que cualquier organización, sea de la tipología que sea, crezca y consiga estabilidad financiera. Sin embargo, es común que muchas lleguen a caer en ciertos errores que pueden comprometer su rentabilidad y sostenibilidad.

Lentitud en las gestiones

Manejar presupuestos a través de documentación física es un proceso largo: implica revisar, imprimir, firmar y reenviar documentos en diferentes etapas, posiblemente varias veces debido a modificaciones del mismo. En la práctica, puede derivar en retrasos de proyectos, pérdida de oportunidades comerciales y una capacidad de reacción ante imprevistos más lenta.

Exceso de papeleo

Por lo general, conlleva una gran cantidad de papel, lo que puede complicar su organización, almacenamiento e, incluso, el acceso a la información. Por supuesto, tampoco podemos olvidar que existe un elevado nivel de riesgo a que se extravíe o accedan a ella personas no autorizadas.

Riesgo de manipulación o fraude

Otro de los grandes riesgos a los que se enfrenta la persona responsable de calcular presupuestos es que cualquiera puede realizar alteraciones no autorizadas, en un contexto en el que es más complicado detectar cambios y compromete la integridad.

Falta de trazabilidad

Si se dan las circunstancias y el presupuesto aprobado acaba siendo erróneo o tiene fallos, ¿cómo podemos saber quién aprobó qué versión o en qué momento se realizaron modificaciones? Con documentación física no es posible saberlo, lo cual acaba afectando en la transparencia interna y puede generar conflictos.

En un entorno donde la agilidad y la transparencia son esenciales, los métodos tradicionales se quedan cortos frente a las soluciones más innovadoras.

Beneficios de integrar soluciones digitales en tu flujo de presupuestos

A pesar de los retos que introduce la gestión manual de presupuestos, no todo está perdido. En la actualidad, existe un gran número de herramientas tecnológicas destinadas a optimizar la gestión de presupuestos y cualquier documentación que pueda estar relacionada, como informes de seguimiento, cotizaciones, facturas o recibos.

En este sentido, realizar presupuestos digitales no solo reduce el tiempo que se destina a ellos, sino que también fortifica la seguridad, la trazabilidad del proceso y la confianza de las personas involucradas en cada etapa del proceso. Por esa razón, integrar herramientas como la firma electrónica genera el cambio transformador de una tarea tradicionalmente lenta a un procedimiento seguro, verificable y eficiente.

A continuación puedes conocer algunos de los principales beneficios que puede aportar integrar la tecnología de la tipología mencionada en presupuestos digitales:

• Aprobaciones más ágiles. Las soluciones digitales de firma electrónica permiten revisar y aprobar desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Gracias a ello se eliminan problemas tan molestos como los tiempos de espera, mejorando, además, la productividad organizacional.
• Seguridad reforzada y cumplimiento normativo. Si con la gestión manuscrita había posibles problemas de filtración y acceso no autorizado, con la tecnología eso se acaba. Con ella se garantiza la autenticidad e integridad de los presupuestos, y cada firma tiene plena validez jurídica, cumpliendo con normativas como el Reglamento eIDAS.
• Evidencias digitales para auditoría y control. Cada acción – desde la visualización hasta la firma – queda registrada en un documento probatorio con valor legal. Se generan evidencias como fecha u hora y aportan trazabilidad, facilitando la auditoría del departamento de Administración.
• Integración con herramientas empresariales. Tampoco faltan las integraciones con aplicaciones de terceros. Las soluciones de Viafirma permiten conectarse fácilmente con sistemas CRM, ERP o gestores documentales, permitiendo automatizar el envío, aprobación y archivo de los presupuestos digitales dentro del mismo entorno laboral.

Cómo empezar a digitalizar presupuestos con las herramientas adecuadas

Dar el salto de unos presupuestos manuales a presupuestos digitales no requiere una transformación radical. Por el contrario, lo más importante es apoyarse en soluciones seguras y llevar a cabo una implementación planificada. Estos son algunos consejos que puedes seguir para que este proceso se realice con una gran tasa de éxito:

Escoge una solución de firma electrónica avanzada

Ya has decidido incorporar una solución de firma electrónica en tu organización. ¡Es el primer paso! Sin embargo, tienes que saber que no todas las soluciones digitales de esta tipología tienen las mismas características: por ejemplo, no todas ofrecen el mismo nivel de seguridad.

Para garantizar la seguridad de la información y los documentos con los que trates, selecciona una solución que incorpore la firma digital cualificada, al Reglamento eiDAS, y que asegura la identidad de los firmantes y la integridad de los presupuestos digitales.

Comunica y capacita al equipo de trabajo del cambio

Aunque incorporar nuevas herramientas en el entorno de trabajo puede aumentar la eficiencia y agilizar la rutina diaria, también es común que surjan dudas sobre su uso y posibilidades de alcance. Organizar sesiones de demostración o capacitación sobre cómo generar, enviar y firmar presupuestos digitales o cualquier otro tipo de documentación puede ser de gran ayuda.

Monitorización continua

El proceso no finaliza una vez que se ha implementado la solución, como cabría esperar. Una vez hecho es fundamental que haya un seguimiento posterior y analizar los resultados obtenidos: reducción de errores, satisfacción de clientes, etc., lo cual te permitirá ajustar el proceso y maximizar la eficiencia.

Con Viafirma, tu empresa puede agilizar procesos, validando y automatizando la firma de presupuestos con total seguridad, respaldo legal y trazabilidad completa. Con nosotros darás el paso hacia una gestión más ágil y sostenible, reduciendo tiempos y eliminando errores. Digitaliza tus presupuestos con Viafirma y transforma la manera en la que tu organización trabaja.