Sellos de tiempo para certificar documentos

Sabemos que proteger la integridad de los documentos digitales va mucho más allá de completarlos. ¿Qué ocurre si dentro de unos meses alguien cuestiona si el documento ha sido modificado? Para garantizar su valor legal en el tiempo, es fundamental certificar documentos y dejar constancia de cuándo fueron generados.

Aquí es donde entran en escena los sellos de tiempo: un mecanismo que garantiza la validez legal, integridad y autenticidad de cualquier documento suscrito electrónicamente durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación.

En este artículo te explicamos qué son los sellos de tiempo, por qué resultan tan relevantes en la sociedad actual y cómo pueden ayudarte a certificar documentos, cumplir con la normativa, prevenir conflictos y optimizar procesos.

Sellos de tiempo o cómo certificar documentos

Un sello de tiempo (timestamp) es un mecanismo que permite demostrar que un conjunto de datos han existido, se crearon en un momento determinado y no han sido alterados desde entonces. Para vincular dichos datos a un instante concreto en la línea del tiempo interviene una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA), debidamente acreditada como tercera parte de confianza.

Este mecanismo se basa en tecnologías criptográficas robustas, generando una evidencia legalmente reconocida, sólida y verificable. 

Puede aplicarse a todo tipo de documentos o archivos electrónicos (contratos, facturas, correos, certificados, registros, etc.), aportando:

• Trazabilidad
• Inalterabilidad
• Valor probatorio

Seguridad, integridad y validez jurídica de los documentos

El uso de sellos de tiempo se ha convertido en un estándar de referencia para certificar documentos y dentro de la transformación digital, ya que genera una de las evidencias probatorias más sólidas jurídicamente: el tiempo. 

Imagina que envías un contrato digital para que sea firmado. El sello de tiempo demuestra que dicho documento fue suscrito en una fecha determinada: por ejemplo, el 25 de julio a las 12:23 y que, desde entonces, no ha cambiado ni una tilde. 

Por esa razón, muchos lo consideran uno de los mecanismos más valiosos para garantizar la autenticidad, integridad y validez jurídica de los documentos.

Las áreas que abarcan comprenden:

• Prueba de existencia: acredita que el documento existía y/o fue suscrito en una fecha y hora concreta.
• Asegura la integridad: certifica que no ha sufrido modificaciones.
• Validez legal: su respaldo está recogido en normas como el Reglamento eIDAS (UE) nº 910/2014, la Ley 6/2020 en España y estándares internacionales de seguridad de la información.

Además de estos aspectos legales, incorporarlo aporta beneficios tangibles y estratégicos para cualquier organización que gestione documentación digital:

• Lucha contra fraudes: evitan que alguien modifique el documento después de su firma, haciendo así todo lo posible para prevenir frases. 
• Refuerzo jurídico: aporta garantías adicionales en caso de disputas legales.
• Cumplimiento normativo: facilitan la adecuación a normativas como eIDAS, ENS, RGPD, entre otras.
• Ahorro de costes: minimiza desplazamientos, legalizaciones y trámites presenciales.
• Confianza digital: generan credibilidad frente a clientes, partners y organismos públicos.

Aplicaciones clave del sello de tiempo

Lejos de ser una tecnología compleja, los sellos de tiempo se usan en múltiples contextos: 

Sus aplicaciones más habituales son:

• Firmas digitales: certifican la fecha exacta, incluso en escenarios con múltiples usuarios.
• Contratos electrónicos: fijan una “fecha cierta” del acuerdo, minimizando disputas legales.
• Derechos de autor y propiedad intelectual: respaldan la autoría y la fecha de creación de diseños, obras o invenciones.
• Registros contables y financieros: aseguran la integridad y trazabilidad ante auditorías e inspecciones.
• Blockchain y trazabilidad: potencian registros inmutables con una capa temporal validada externamente.
• Gestión de evidencias electrónicas: refuerzan la validez probatoria de archivos presentados ante terceros.

¿Cuándo es obligatorio?

Si lo piensas, posiblemente has firmado más documentos de los que recuerdas. En tu juventud podrían ser matrículas de estudios o estancias en el extranjero. Al llegar a la edad adulta evolucionaron hacia los préstamos, la garantía de un electrodoméstico o tal vez el curso de verano de tus hijos. Es decir, no todos los documentos son iguales. ¿Qué quiere decir esto? Que para la gran mayoría de los documentos los sellos de tiempo son una mera recomendación.

Ahora bien, en algunos sí que es obligatorio y mucho más que necesario incorporarlos. Solo así se garantiza la seguridad y transparencia de los procesos. Además, resulta imprescindible como prueba cronológica fehaciente en sectores donde los plazos y la integridad documental son críticos:

• Licitaciones públicas y concursos electrónicos: evitan impugnaciones por plazos.
• Presentación de recursos y escritos judiciales: en caso de ser necesario pueden utilizarse como prueba en trámites judiciales. Además, acreditan su autenticidad temporal. 
• Trámites con plazos legales: verifican que se realizaron dentro del plazo estipulado.
• Cumplimiento de políticas internas de seguridad documental: muchas organizaciones exigen el sellado de tiempo como parte de su sistema de gobernanza de la información.

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