Tipos de campos en formularios: guía completa

En el entorno digital actual la automatización de procesos y la digitalización de documentos son piezas clave en la transformación empresarial. En este contexto, funcionalidades como los formularios digitales que ofrece Viafirma Documents juegan un papel fundamental. Sin embargo, para poder beneficiarnos de ellos en su totalidad, debemos conocer qué tipos de campos en formularios existen y cómo podemos insertarlos en nuestras solicitudes.

¿Qué son los formularios de Viafirma?

Los formularios son un conjunto de contenedores o etiquetas  donde se puede recoger información introducida por el usuario, los cuales aparecen bajo el concepto «label» o «etiqueta», representados mediante conceptos en inglés. Es decir, estos formularios permiten definir qué datos debe aportarse durante el proceso de firma.

¿Cómo se inserta?

Su configuración es muy simple. Una vez creado el formulario, selecciona el campo de formulario y accede al panel de propiedades. Podrás acceder desde una vista simple o vista avanzada. Si quieres conocer más detalles acerca de este paso, te recomendamos visitar el apartado «Opciones avanzadas de los campos de formularios» en la documentación. Sin embargo, la que utilizaremos para introducir las diferentes etiquetas es la vista simple.

Una vez recopilados los datos, podremos añadirlos en un documento de forma ordenada, para que sea amigable para el usuario y con una verificación previa de los datos. La información podrá ser completada por el firmante, el redactor de la solicitud de firma o una combinación de ambos.

En el caso de existir integración con otros sistemas, por ejemplo, con un CRM, esos campos se pueden completar de forma automática.

¿Dónde puede insertarse?

La información recogida en los campos puede insertarse en el documento que se va a firmar o bien utilizarse posteriormente en tus procesos internos, incluso sin incluirlos en el documento.

Tipos de campos en formularios

A continuación, te explicamos qué etiquetas o tipos de campos en formularios puedes usar para que la experiencia de usuario sea lo más eficiente y robusta posible:

1. e-Mail (correo electrónico).
2. Text (texto).
3. Password (contraseña).
4. Date (fecha).
5. DateTime (fecha y hora).
6. Time (hora).
7. Number (número).
8. Phone (teléfono).
9. Select (seleccionar).
10. Radio.
11. Checkbox (casilla de selección).
12. Textarea (texto en una casilla amplia).
13. Link (enlace).
14. Today text (fecha del día en el que se accede).
15. Label (textos informativos).

e-Mail (correo electrónico)

Con este tipo de campo conseguimos una validación automática de formato para emails.

Text (texto)

Campo en el que se podrán incluir caracteres alfanuméricos. Este es el campo con un uso más genérico. Son perfectos para recoger datos como nombre, apellidos o dirección, es decir, información básica.

Se pueden personalizar con etiquetas, placeholder (texto en grisáceo que aparece dentro del campo para indicar qué tipo de información se espera que el usuario ingrese), validaciones y formatos específicos (por ejemplo: solo números, mayúsculas, patrones personalizados, máximo o mínimo de caracteres, etc.)

Si hacemos uso de este campo para recoger la identificación fiscal del firmante tenemos, además, disponibles de forma preconfigurada las siguientes validaciones:

• DNI
• DNI/NIE
• CIF
• NIF/CIF

Password (contraseña)

Campo tipo contraseña que, como particularidad, quedan ocultos con una máscara de caracteres los valores que se introducen en él.

Date (fecha)

Este tipo de campo hace que se muestre al firmante un calendario para que le resulte más sencillo seleccionar la fecha que necesita introducir como dato en el formulario/documento a firmar.

DateTime (fecha y hora)

En este caso, al elegir este tipo de campo, además del calendario se le mostrará una especie de reloj digital para que pueda elegir también la hora de forma sencilla.

En los tipos de campos que incluyan “Date” se podrá, además, elegir el formato en el que queremos que se muestre el dato introducido.

Time (hora)

Se mostrará solo el reloj para elegir la hora.

Number (número)

En este caso, al seleccionar este tipo de campo, los valores permitidos solo podrán ser numéricos. Además, habrá a la derecha del campo que se muestra al firmante dos flechas pequeñas: una que apunta hacia arriba y otra hacia abajo, para, en caso necesario, poder indicar el número haciendo uso de las mismas.

Phone (teléfono)

En este tipo de campo solo podremos introducir datos que se correspondan con un número de teléfono. El campo se presenta dividido en dos partes:

1. La primera es para indicar el prefijo del país que podemos establecer por defecto el que necesitamos que sea.
2. En la segunda será donde el usuario/firmante introduzca el número de teléfono.

Select (seleccionar)

Se muestra un desplegable con las opciones disponibles que tendremos que indicar manualmente en valores o bien tener hecha previamente una lista y seleccionarla para que la muestre. El usuario solo podrá escoger una de las opciones del desplegable.

Radio

El funcionamiento es similar al del tipo “Select”, pero en este caso las opciones se muestran.

Checkbox (casilla de seleccion)

El funcionamiento es similar al del tipo “Radio”, con la diferencia de que se podrá escoger más de una opción de todas las que se muestran

Textarea (texto en una casilla amplia)

Reúne las mismas características que el campo tipo “Text”, pero pensado para aquellos datos que requieran más espacio de visualización. Un ejemplo de uso de este tipo de campo puede ser para que el firmante/usuario introduzca las Observaciones que considere.

Link (enlace)

El tipo de campo link permite acceder a URLs externas a través de los enlaces que se pueden configurar. Se puede usar por ejemplo para el enlace de la política de privacidad de la empresa.

Today text (fecha del día en el que se accede)

Con este tipo de campo se muestra la fecha del día en el que se accede al formulario/solicitud de firma. Se puede configurar el aspecto que queramos que presente, ejemplo:

Label (etiqueta)

El campo tipo label se utiliza para mostrar textos informativos, como instrucciones, títulos o aclaraciones, que guían al usuario sin recolectar datos. Es útil para mejorar la comprensión del formulario y evitar errores.

Ventajas que ofrecen los diferentes tipos de campos en formularios

El uso de formularios digitales no solo optimiza la recopilación de datos, sino que también aporta múltiples ventajas para tu organización. Permiten estandarizar la información, minimizar errores gracias a validaciones automáticas y mejorar la experiencia del usuario con interfaces claras y adaptadas a cada tipo de dato.

Además, facilitan la integración con otros sistemas como ERP o CRM que podáis tener, agilizando procesos y reduciendo tareas manuales. Su flexibilidad en la configuración de campos hace posible adaptarlos a cualquier necesidad, garantizando eficiencia, seguridad y trazabilidad en cada interacción.

En un entorno donde la eficiencia marca la diferencia, los tipos de campos en formularios son la clave para dar el siguiente paso hacia la transformación empresarial. ¿Quieres probar nuestra herramienta de solicitudes? Contáctanos hoy mismo y aprovecha un mes de DEMO gratis.