Zurita Alonso Abogados: ejemplo de garantía en la trazabilidad

El tiempo es el activo más valioso de un abogado, pero a menudo se destina a papeleo y procesos manuales. La acumulación de expedientes físicos y la lentitud de las firmas presenciales acaban frenando la agilidad de cualquier despacho. Y es que la gestión documental en el área jurídica puede ser una carga procesal insostenible si no se maneja de manera eficiente, y ahí es donde entra la digitalización.

Zurita Alonso Abogados es un ejemplo real de caso de éxito de cómo la firma electrónica puede aplicarse y obtener un impacto positivo en firmas privadas, consultoras o despachos de abogados. 

Te contamos todo sobre su transformación digital.

Carga en la gestión de documentación

El bufete de empresa Zurita Alonso, también conocido como Zurita Alonso Abogados, es una firma privada fundada hace más de 40 años, en 1980, la cual presta servicios a las empresas y autónomos en todas sus ramas jurídicas. Desde la rama contable a la fiscal, pasando por la laboral y un largo etcétera, la firma dispone de tres sedes en el territorio español: dos en Granada y una en Madrid, donde están especializados en auditoría.

Diariamente, los profesionales del sector legal que trabajan en firmas privadas o despachos de abogados se enfrentan a una cifra de documentos físicos tan elevada que parece no tener fin. Manuales, leyes y reglamentos que conforman su día a día. Sin embargo, dentro de esta gestión documental también se hallan aquellos que conciernen a clientes: 

• Documentación de identidad, como copias de DNI/NIE, escrituras de poderes o escrituras de constitución.
• Documentos de prueba, tales como contratos y facturas, títulos de propiedad, informes médicos y periciales o certificados oficiales.
• Documentación judicial, como demandas y contestaciones, cédulas de citación o sentencias.
• Documentación administrativa y económica, entre la que se encuentra la hoja de encargo firmada, los justificantes de gastos o copias de cartas y burofax.

Como se observa, para cualquier compañía, incluso para un bufete de abogados, si esta documentación no se gestiona correctamente puede convertirse en una gran carga, especialmente cuando cada cliente debe acudir presencialmente para firmar cada documento, generando atrasos considerables y cierta ineficiencia.

Con ello, Zurita Alonso Abogados necesitaba dar un giro a su sistema de organización documental, lo cual pasaba por dar paso a una mayor agilidad y digitalización de trámites. Un giro que, además, se ajustara a las nuevas expectativas que tenían sus clientes sobre cómo debía ser el proceso de formalización, actuación y el resto de fases que componen la relación cliente-bufete. 

Tras investigar diferentes opciones, encontraron a Viafirma.

Digitalización de procesos en el despacho de abogados Zurita Alonso

Desde que Zurita Alonso implementó las soluciones digitales de Viafirma dentro de su ecosistema de herramientas diarias, tanto los profesionales que conforman el bufete como los propios clientes han apreciado resultados muy positivos:

• Producto fácil de utilizar y procesos rápidos. Nuestras soluciones digitales están diseñadas para que todo el mundo pueda firmar cualquier tipo de documento legal de manera electrónica en cuestión de minutos.
• Blindaje en cada firma. Garantizamos la máxima validez jurídica en todo el espectro legal: desde contratos mercantiles y procedimientos judiciales hasta acuerdos laborales como ERE o ERTE. Si el bufete lo firma, nuestra tecnología le otorga la firmeza legal que necesita. En caso necesario, el documento firmado electrónicamente podría utilizarse sin ningún problema como prueba ante tribunales, gracias a la trazabilidad e integridad de los datos asociados al proceso. 
• Diferentes opciones de aplicación adaptadas a cada necesidad.  No es solo posible completar trámites en la propia plataforma: Viafirma ofrece diferentes opciones para completar según las necesidades de los clientes, como la firma con lápiz óptico, la firma en la nube o, por supuesto, mediante certificado digital. 

Más allá de la rapidez, aportamos certeza. La incorporación de cualquier herramienta nueva puede crear dudas sobre su fiabilidad y validez, y Zurita Alonso Abogados sabía que esta preocupación podía surgir entre algunos de sus operadores jurídicos. Sin embargo, los informes de auditoría de nuestra herramienta despejaron cualquier incertidumbre entre ellos. Hoy, el bufete cuenta con un rastro de evidencias técnicas que garantiza la integridad de cada proceso. 

Eficiencia operativa con validez legal garantizada

El caso de Zurita Alonso Abogados demuestra que incluso los sectores más tradicionales, que se mueven diariamente entre legislación y normativa ante la ley, pueden transformar su operativa gracias a la tecnología. En el caso de Viafirma, nuestras soluciones digitales se construyen alrededor del Reglamento eIDAS, por lo que tienen plena validez legal. La trazabilidad e integridad de los datos permiten que cualquier documento firmado con nuestras herramientas pueda presentarse como prueba sólida ante tribunales.

¿Buscas una gestión documental más eficiente? El sector legal es solo el principio. Nuestras herramientas están diseñadas para adaptarse a las exigencias de cualquier industria. Te invitamos a explorar el resto de nuestros casos de éxito para descubrir cómo hemos impulsado la digitalización en diversos sectores. 

Además, para que puedas probar nuestras herramientas y comprobar si se ajustan a tus necesidades, te ofrecemos previamente una prueba DEMO.