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¿Eres empresario o responsable de una empresa? Si es así, sigue leyendo porque este artículo te interesa. Hoy te traemos 7 usos de la firma electrónica para tu empresa.
La importancia de la transformación digital
La transformación digital en las empresas es un requisito indispensable que cada negocio aborda de forma diferente. Es indudable que nos encontramos en medio de un momento de cambio; sin embargo, no todas las empresas están evolucionando a la misma velocidad. Mientras algunas ya han experimentado una digitalización agresiva, otras únicamente adoptan técnicas digitales cuando la ley lo exige.
Europa y todos los estados miembros están haciendo grandes esfuerzos para que las empresas se digitalicen lo antes posible. ¿El objetivo? Que sean más eficientes, más transparentes y puedan interactuar en todo el territorio de la Unión, haciendo el mercado único una realidad, también en el entorno digital. Para ello, se puso en marcha la normativa eIDAS, que define entre otras cosas el escenario legal que permite la firma digital de documentos y autenticación de firmantes entre los países miembros.
La firma digital: Misma validez legal que la manuscrita
Generalmente, la población tiene grandes dudas acerca de la validez legal de la firma electrónica. Es una cuestión habitual, pero que no tiene que echarnos hacia atrás a la hora de optar por una firma digital de estas características. Lo cierto es que la firma electrónica tiene plenas garantías legales, pudiendo ser equivalente a la firma manuscrita según su tipología.
De acuerdo a la normativa eIDAS, hay tres niveles diferentes de firma, con diferentes rangos de legalidad.
- Firma electrónica simple: Es la de menor nivel de seguridad. Son los datos electrónicos anexos a otros datos electrónicos, o asociados de manera lógica con ellos, que utiliza el usuario para firmar. Produce efectos legales y es un elemento de prueba admisible ante un tribunal, aunque es posible que tenga que complementarse con otros elementos de prueba.
- Firma electrónica avanzada: Es aquella que se encuentra vinculada al firmante de manera única y permite identificar al firmante. Ha sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo y está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable. Este tipo de firma asegura la identidad del firmante y la integridad de los datos, por lo que ofrece mayor garantía legal.
- Firma electrónica cualificada: Es una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
¿Cuáles son los usos de la firma electrónica?
Como has comprobado, para las empresas es esencial abordar la transformación digital; la cual comienza con incorporar la firma electrónica como herramienta. Así, los usos de la firma electrónica son numerosos.
A continuación, te explicamos algunos de los usos de la firma electrónica de ellos:
1. Consentimientos informados en el entorno sanitario
Si trabajas en el entorno sanitario, sabes que debido a la sensibilidad de los datos hay muchísimos procesos que requieren autorización. De hecho, no es posible hacer un ingreso sin dichas autorizaciones.
El uso de la firma digital no solo ahorra tiempo a los sanitarios, sino que aporta una mejor experiencia de usuario al paciente.
2. Para cerrar acuerdos desde cualquier parte
La firma electrónica te permite firmar documentos desde cualquier parte y con la misma validez que la manuscrita. De esta forma no necesitas estar físicamente con tu cliente o proveedor, ni enviar contratos por mensajería, lo que te permite ahorrar tiempo y recursos.
3. Para contratos mercantiles en ferias, aeropuertos y visitas comerciales
Algunos sectores requieren mucha movilidad y contacto directo con terceros. Por decir algunos ejemplos, visitar ferias o realizar acciones de marketing directo en centros comerciales o aeropuertos, son contextos en los que hay un gran volumen de afluencia de personas que solo van de paso. Para ello, las soluciones de firma electrónica pueden servirte como aliado en tu trabajo.
4. Factura Electrónica
A no ser que trabajes con la Administración Pública y determinados casos específicos, en España no estás obligado a utilizar la factura electrónica; sin embargo, es algo que deberías considerar debido a las grandes ventajas que te puede ofrecer.
Con la firma electrónica conseguirás:
- Simplificar los trámites.
- Ahorrar en costes de envío, almacenaje y papel.
- Fomentar la transparencia en tu organización.
- Impactar buena imagen de marca y personal.
5. Incrementar la productividad de tus empleados
En el entorno en el que trabajamos, las soluciones de movilidad son un requisito indispensable para garantizar que tu empresa es lo suficientemente eficiente. Incorpora soluciones que permitan trabajar desde cualquier lugar y dispositivo, sin necesidad de perder tiempo en los desplazamientos.
6. Contratación pública
Todo procedimiento de postulación y arbitraje puede llevarse a cabo de manera electrónica. Tanto la consignación de documentos, su evaluación y la posterior decisión pueden firmarse online.
7. Delegación de tareas
Viafirma Inbox, nuestro portafirmas electrónico, permite la delegación de tareas y la creación de flujos de firma entre las diferentes personas de tu equipo, de manera que en ningún momento habrá documentación pendiente de revisar.
Como has comprobado, los usos de la firma electrónica en las empresas son numerosos y van mucho más allá del uso de certificados digitales para trámites personales.
¿Y tú, quieres incorporar en tu negocio una solución de firma digital, que se ajuste a las necesidades de tu equipo y de tus clientes? ¡Contáctanos hoy y te ayudaremos en la transformación digital de tu negocio!