Qué tipos de documentos son los más firmados digitalmente

Facturas, contratos, nóminas o recepción de documentos son sólo unos pocos ejemplos de los documentos en los que la firma digital puede actuar como método seguro, legal y firme de autenticación. ¿Cuáles son los documentos en los que más se estampa la firma digital? Echemos una visual a los más relevantes.

La firma digital ha llegado hasta nuestros días como uno de los recursos más prácticos e imprescindibles para el control documental de todo tipo de negocio, así como de procedimientos de índole personal.

Si tuviéramos que hacer referencia a todas y cada una de las aplicaciones prácticas de la firma digital, terminaríamos con una lista interminable ante nuestros ojos, por ello hemos querido agrupar los usos más comunes de la firma digital según la naturaleza de los trámites que solventan. No sin antes ponernos en situación con un resumen de la evolución de la firma digital en Europa y España.

Repaso histórico de la firma digital

Para llegar a comprender con total claridad cómo hemos llegado a la situación en la que se encuentra hoy en día la firma digital, será conveniente echar la vista atrás y revisar tanto sus orígenes, como su evolución en los aspectos más destacados.

El concepto de firma digital nace en 1976 de la mano de Diffie y Hellman, para posteriormente irse desarrollando sus algoritmos, como el RSA en 1978 y las legislaciones que hacen referencia a esta.

A nivel europeo, la primera ley relacionada fue la Directiva 1999/93CE de firma electrónica, un desarrollo legal que culminó con la implantación del Reglamento europeo de Identificación electrónica (eIDAS) en 2014.

En España, todo comenzó en 1995 con la aparición de la primera Autoridad de Certificación. En materia legal, destacamos el surgimiento de la primera ley que hace referencia a la firma digital, como es la Ley 59/2003 de firma electrónica y la aplicación del anteriormente mencionado Reglamento eIDAS en 2016.

Qué tipos de documentos son los más firmados digitalmente

Gestión de recursos humanos

Indudablemente, el control de todo lo relacionado con los equipos de trabajo de una empresa es uno de los aspectos de gestión que más documentación implica. Estamos hablando de contratos, nóminas, sanciones, controles de entrada y salida, bajas, altas, acuerdos de confidencialidad y un sinfín de papeleo.

La firma digital actúa aquí como una solución que aporta un gran valor a estos procesos administrativos, agilizando estos trámites gracias a aspectos como una mayor movilidad y la posibilidad de delegación.

Pero estas no son las únicas ventajas, además, gracias a la digitalización de los procesos de firma, los gerentes pueden acceder desde cualquier lugar a información documental completamente actualizada sobre la plantilla y todo ello en un entorno sin papeles o paperless, que ahorrará costes de material, almacenamiento y mano de obra y acelerará los ritmos de trabajo.

Tampoco debemos subestimar que una digitalizada gestión de recursos humanos da una imagen moderna y eficiente de la empresa, lo cual crea confianza en los trabajadores y proporciona una visión actual y comprometida con el medio ambiente de cara al exterior.

Documentación de operaciones comerciales

Llegar a acuerdos de compraventa de productos, materias primas o de contratación de servicios a la manera tradicional puede hacerse interminable al soler requerir la autorización y firma presencial de una o varias personas que, por lo general, están ocupadísimas y es difícil hacerlas coincidir a la vez en un mismo punto geográfico.

Cuanto más se retrase la firma de estos acuerdos, más beneficios podemos estar perdiendo, a lo que hay que añadirle la posibilidad de que la situación se enfríe o de que nuestro interlocutor encuentre a otro competidor con el que completar el proceso.

Es por ello que la firma digital puede proporcionar recursos para su optimización, no haciendo necesaria la presencia simultánea de todos los firmantes. De hecho, incluso se puede ejecutar durante la celebración de eventos o ferias, asegurándonos de atar a la primera las oportunidades comerciales surgidas.

Firma digital en acuerdos comerciales

Control económico

Los aspectos financieros de una empresa son clave por motivos más que evidentes. Aún así, debemos tener claro que la misión principal de una empresa no debe ser ganar cuanto más dinero mejor, sino que debe poner su punto de mira en la prestación de servicios que ayuden a sus clientes a solucionar sus problemas. Si bien es cierto que para ello se requieren recursos económicos.

La carga documental de los departamentos relacionados con este sector no es ni mucho menos leve. Estamos hablando de facturas, presupuestos, órdenes de pago, control de gastos, previsiones, documentos bancarios de diverso tipo, etc.

Estamos refiriéndonos a procedimientos muy delicados, que suelen mover grandes sumas de dinero y que, por tanto, van a exigir importantes medidas de seguridad y la participación de varios responsables en diferentes escalafones empresariales.

También es importante anotar el hecho de que las empresas fintech han irrumpido con fuerza como consecuencia de estas necesidades, aportando un plus de accesibilidad y seguridad en las transacciones económicas gracias a, entre otras medidas, la firma digital.

Documentos logísticos

En las empresas que trabajan con bienes físicos, el control de materias primas, productos semielaborados, finales y materiales de fabricación van a llevar consigo una nada despreciable cantidad de papeleo.

La recepción y el envío de mercancías son acciones frecuentes en las que la firma digital de documentos puede cumplir una función importante, en estos casos la firma digitalizada o biométrica suele ser la principal protagonista.

Con la firma digital se registran variables que pueden ser muy importantes para el departamento de logística, como coordenadas geográficas, el sellado de tiempo o la identificación de la persona que recibe la mercancía.

Documentos del sector sanitario

El mundo de la salud y la investigación relacionada también se ha visto beneficiado de las aplicaciones de la firma digital en éste.

Por una parte podemos destacar como paradigmático en este ámbito el tratamiento del consentimiento informado de los pacientes para recibir algunos servicios médicos. Mediante la firma digital, el médico podrá firmar grandes cantidades de este tipo de documentos de una sola vez con la firma en lote. Desde la perspectiva del paciente, éste puede dar su consentimiento mediante la firma digitalizada.

Si nos trasladamos al entorno de los laboratorios, nos introducimos en una metodología de trabajo que implica un importante número de datos sensibles que hay que manejar con sumo cuidado. Esta necesidad de fuertes medidas de seguridad puede traducirse en tediosos trámites burocráticos, que la firma digital puede agilizar en gran medida.

Firma digital en el sector sanitario

Soluciones para la firma digital de documentos

Una vez vistas las más populares aplicaciones documentales que puede aportar la firma digital, lo siguiente a considerar será conocer las herramientas que nos proporcionarán todo lo necesario para llevarlas a cabo.

En el caso de Viafirma, ponemos a disposición de empresas y ciudadanos diferentes aplicaciones de firma que, de una forma sencilla y eficiente aporta soluciones a medida para cada una de las circunstancias comentadas.

Crear un documento para su firma, con funcionalidades añadidas y muy ventajosas, como cláusulas de obligada lectura y formularios inteligentes, así como el seguimiento y auditoría del proceso de firma, son sólo algunas de las ventajas que aporta Viafirma Documents, todo ello conforme a la legalidad vigente definida en el mencionado Reglamento eIDAS.

En procesos de firma digital que impliquen a numerosos agentes, disponer de un portafirmas digital como Viafirma Inbox puede ser una ventaja competitiva muy a tener en cuenta. Ayudando a gestionar los documentos pendientes de firma y sus flujos, así como la delegación de la misma.

Por último, no debemos dejar atrás la gestión centralizada de certificados, tan necesarios para algunos procedimientos de firma, con Viafirma Fortress. Es aquí donde cobra protagonismo la firma en la nube, que nos otorga la posibilidad de tener estos certificados disponibles para su uso independientemente de dónde nos encontremos.

En definitiva, la firma digital se encuentra omnipresente en todos los sectores, y aún más en las empresas que tienen establecido un alto índice de transformación digital, implantándose con ella un servicio más ágil, seguro y adaptable a las necesidades de cada usuario.