Facturas, contratos, nóminas o recepción de documentos son sólo unos pocos ejemplos de los documentos en los que la firma digital puede actuar como método seguro, legal y firme de autenticación. ¿Cuáles son los documentos que más se firman online en la actualidad?
A continuación, hacemos un repaso sobre la evolución de la firma digital y os contamos qué documentos son más comunes en el ámbito de la firma digital.
La firma remota ha llegado hasta nuestros días como uno de los recursos más prácticos e imprescindibles para agilizar trámites todo tipo de negocio.
Si tuviéramos que hacer referencia a todas y cada una de las aplicaciones prácticas de la firma online, terminaríamos con una lista interminable ante nuestros ojos, por ello hemos querido agrupar los usos más comunes según la naturaleza de los trámites que solventan. No sin antes ponernos en situación con un resumen de su evolución en Europa y España.
Repaso histórico de la firma digital
Para llegar a comprender con total claridad cómo hemos llegado a la situación en la que se encuentra hoy en día la firma digital, será conveniente echar la vista atrás y revisar tanto sus orígenes, como su evolución en los aspectos más destacados.
El concepto nace en 1976 de la mano de Diffie y Hellman, para posteriormente irse desarrollando sus algoritmos, como el RSA en 1978 y las legislaciones que hacen referencia a esta.
A nivel europeo, la primera ley relacionada fue la Directiva 1999/93CE de firma electrónica, un desarrollo legal que culminó con la implantación del Reglamento europeo de Identificación electrónica (eIDAS) en 2014.
En España, todo comenzó en 1995 con la aparición de la primera Autoridad de Certificación. En materia legal, destacamos el surgimiento de la primera Ley 59/2003 de firma electrónica y la aplicación del anteriormente mencionado Reglamento eIDAS en 2016.
¿Para qué tipos de documentos sirve la firma electrónica?
Para firmar online documentos del departamento de recursos humanos
Indudablemente, el control de todo lo relacionado con los equipos de trabajo de una empresa es uno de los aspectos de gestión que más documentación implica. Estamos hablando de contratos, nóminas, sanciones, controles de entrada y salida, bajas, altas, acuerdos de confidencialidad y un sinfín de papeleo.
Estas soluciones de firma aportan un gran valor a estos procesos administrativos, agilizando trámites contribuyendo en movilidad y la posibilidad de delegación.
Pero estas no son las únicas ventajas, además, gracias a la digitalización de los procesos de firma, los gerentes podrán acceder desde cualquier lugar a información documental actualizada sobre la plantilla en un entorno sin papeles, que ahorrará costes de material, almacenamiento, mano de obra y acelerará los ritmos de trabajo.
Tampoco debemos subestimar que una digitalizada gestión de recursos humanos da una imagen moderna y eficiente de la empresa, lo cual crea confianza en los trabajadores y proporciona una visión actual y comprometida con el medio ambiente de cara al exterior.
Para firmar online documentos comerciales
Llegar a acuerdos de compraventa de productos, materias primas o de contratación de servicios a la manera tradicional puede hacerse interminable al soler requerir la autorización y firma presencial de una o varias personas que, por lo general, están ocupadísimas y es difícil hacerlas coincidir a la vez en un mismo punto geográfico.
Cuanto más se retrase la firma de estos acuerdos, más beneficios podemos estar perdiendo, a lo que hay que añadirle la posibilidad de que la situación se enfríe o de que nuestro interlocutor encuentre a otro competidor con el que completar el proceso.
Es por ello que la firma digital puede proporcionar recursos para su optimización, no haciendo necesaria la presencia simultánea de todos los firmantes. De hecho, incluso se puede ejecutar durante la celebración de eventos o ferias, asegurándonos de atar a la primera las oportunidades comerciales surgidas.
Para firmar online documentos del equipo financiero
Los aspectos financieros de una empresa son clave por motivos más que evidentes. Aún así, debemos tener claro que la misión principal de una empresa no debe ser ganar cuanto más dinero mejor, sino que debe poner su punto de mira en la prestación de servicios que ayuden a sus clientes a solucionar sus problemas. Si bien es cierto que para ello se requieren recursos económicos.
La carga documental de los departamentos relacionados con este sector no es ni mucho menos leve. Estamos hablando de facturas, presupuestos, órdenes de pago, control de gastos, previsiones, documentos bancarios de diverso tipo, etc.
Estamos refiriéndonos a procedimientos muy delicados, que suelen mover grandes sumas de dinero y que, por tanto, van a exigir importantes medidas de seguridad y la participación de varios responsables en diferentes escalafones empresariales.
También es importante anotar el hecho de que las empresas fintech han irrumpido con fuerza como consecuencia de estas necesidades, aportando un plus de accesibilidad y seguridad en las transacciones económicas gracias a, entre otras medidas, la firma digital.
Para firmar online documentos utilizados en logística
Las empresas que trabajan con bienes físicos, el control de materias primas, productos semielaborados, finales y materiales de fabricación requieren una gran cantidad de documentación.
La recepción y el envío de mercancías son acciones frecuentes en las que la firma digital de documentos puede cumplir una función importante, en estos casos la firma biométrica suele ser la principal protagonista.
Las soluciones de Viafirma registran variables que pueden ser muy importantes para el departamento de logística, como coordenadas geográficas, el sellado de tiempo o la identificación de la persona que recibe la mercancía.
Para firmar electrónicamente documentos del sector sanitario
El mundo de la salud y la investigación relacionada goza de las funcionalidades que ofrece la firma online.
Por una parte podemos destacar como paradigmático en este ámbito el tratamiento del consentimiento informado de los pacientes para recibir algunos servicios médicos. En estos escenarios el médico podrá firmar grandes cantidades de documentos de una sola vez con la firma en lote. Desde la perspectiva del paciente, éste puede dar su consentimiento con su firma biométrica.
Si nos trasladamos al entorno de los laboratorios, nos introducimos en una metodología de trabajo que implica un importante número de datos sensibles que hay que manejar con sumo cuidado. La necesidad de fuertes medidas de seguridad requiere tediosos trámites burocráticos que podrán ser agilizados con las soluciones que ofrece Viafirma.
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Soluciones para la firma digital de documentos
Una vez analizado los diferentes casos de uso, queda claro que la firma digital es compatible con cualquier tipo de documento y contrato. Por lo tanto, el siguiente paso a considerar será identificar qué solución de firma se adaptará mejor a tus procesos de negocio.
En el caso de Viafirma, ponemos a disposición de empresas y ciudadanos diferentes soluciones que, de una forma sencilla y eficiente se adaptan a medida para cada una de las circunstancias comentadas.
Crear un documento para su firma, con funcionalidades añadidas y muy ventajosas, como cláusulas de obligada lectura y formularios inteligentes, así como el seguimiento y auditoría del proceso de firma, son sólo algunas de las ventajas que aporta Viafirma Documents, todo ello conforme a la legalidad vigente definida en el mencionado Reglamento eIDAS.
En procesos de firma digital que impliquen a numerosos agentes, disponer de un portafirmas digital como Viafirma Inbox puede ser una ventaja competitiva muy a tener en cuenta. Ayudando a gestionar los documentos pendientes de firma y a definir flujos, así como la delegación de la firma.
Por último, no debemos dejar atrás la gestión centralizada de certificados, tan necesarios para algunos procedimientos de firma, con Viafirma Fortress. Es aquí donde cobra protagonismo la firma en la nube, que nos otorga la posibilidad de tener estos certificados disponibles para su uso independientemente de dónde nos encontremos.
Las soluciones de Viafirma se encuentran omnipresente en todos los sectores, y aún más en las empresas que tienen establecido un alto índice de transformación digital, implantándose con ella un servicio más ágil, seguro y adaptable a las necesidades de cada usuario.