Firmar documentos online

¿Te has planteado firmar documentos online en tu empresa? La transformación digital ha modificado la forma de trabajar en la mayoría de los negocios, por lo que surge la necesidad de adaptarse a nuevas situaciones.

En este contexto te explicamos cuáles son las diferentes maneras para poder validar y enviar a firmar documentos online con Viafirma.

¿Cómo firmar documentos online paso a paso?

Existen varias maneras, pero una alternativa segura y que a su vez cuenta con plenas garantías jurídicas para aprobar cualquier documento es utilizando nuestro certificado digital personal o corporativo con Adobe. Para ello, hay que seguir los pasos que se muestran a continuación:

  • En primer lugar, buscamos la pestaña herramientas y clicamos en certificados
  • Nos llevará automáticamente al documento, clicamos en firmar digitalmente y trazamos un cuadro para posicionar nuestra rúbrica.
Paso de cómo firmar un documento online con Adobe
  • Por último, seleccionamos nuestro certificado y hacemos clic en firmar
Captura para elegir y firmar un PDF con certificado

¿Qué necesitas para firmar documentos en remoto?

En primer lugar debemos elegir el tipo de firma electrónica que mejor se adapte a nuestro caso de uso.

Viafirma te ofrece diferentes alternativas para validar y enviar a firmar documentos sin necesidad de un certificado digital, todas ellas legalmente vinculantes y admisibles ante cualquier tribunal de justicia:

  • Firma biométrica. Es la rúbrica manuscrita en tablets o pads mediante un lápiz de precisión capaz de recoger datos biométricos. Recomendada para entornos presenciales
  • OTP SMS. Asociada al envío de un código mediante SMS al número de teléfono del firmante para que firme desde su móvil desde cualquier parte. Recomendada para entornos remotos
  • Firma digitalizada. Es la rúbrica manuscrita realizada con el dedo o el ratón. Recomendada para aquellos trámites que no sean realmente importantes, al tratarse de una opción poco segura y fácil de falsificar

Ventajas de firmar documentos online

La firma digital aporta interesantes beneficios en comparación con la alternativa tradicional manuscrita. A continuación enumeramos algunos:

  • Reducción del uso de papel. Implica directamente una disminución del almacenamiento de datos (espacio físico) y reducción de gastos en los procedimientos de administración de archivos
  • Mayor seguridad e integridad de los documentos. El contenido del documento electrónico no puede ser alterado, por lo que se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante
  • Mejora de los tiempos operacionales por gestión. Se evitan colas y se reducen procedimientos manuales
  • Se garantiza la confidencialidad. El contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello
  • Evita desplazamientos innecesarios. Viafirma apuesta por la Firma Universal, por lo que podrás enviar y aprobar documentos con cualquier navegador y sistema operativo.
  • Aumento de la productividad y competitividad de la empresa. En los tiempos actuales los negocios que han adoptado un mejor catálogo de servicios digitales llevan ventaja frente a las que solo cuentan con canales tradicionales

Nuestras soluciones

Viafirma proporciona soluciones 100% seguras y legales para agilizar el cierre de tus acuerdos corporativos.

Nuestra herramienta te permite validar y enviar los documentos para su firma rápidamente, formalizando cualquier proceso que necesite autorización a distancia y cumpliendo con los requisitos legales de cualquier país.

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