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Herramientas para la automatización de operaciones en la empresa

Si tuvieras que enumerar todos los procesos que tienen lugar en tu empresa, probablemente te llevarías un buen rato hasta quedarte sin aliento. Sin duda, una de las metas que se marca la transformación digital es la automatización de las operaciones de negocio. Para conseguirla, son muchas las opciones que ya están a tu disposición en el mercado. Le echamos un vistazo a las 6 que están marcando tendencia.

Soluciones integradoras de aplicaciones

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, terminan utilizando una importante cantidad de aplicaciones para diferentes fines. Además, es de lo más normal que estas provengan de diferentes compañías desarrolladoras.

Sinceramente, ¿a que sería genial poder integrarlas de forma que se “comunicasen” entre ellas y pudiesen crear flujos de trabajo? Precisamente eso es lo que hacen este tipo de herramientas.

Un ejemplo de estas es Zapier. Zapier permite trabajar más rápido y poder invertir el tiempo ganado en acciones más provechosas. A esto le añadimos que se evita cometer errores a la hora de volcar datos entre aplicaciones.

CRM

Las siglas CRM se corresponden con la expresión inglesa Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con los Clientes. Se trata de una herramienta sin la que ya no pueden vivir en los departamentos de marketing y comerciales de las empresas que se han transformado digitalmente.

Entre todas las funciones que ofrece un CRM, podemos destacar:

  • Administración detallada de todos los contactos.
  • Gestión avanzada de los procesos de venta.
  • Monitorización de las campañas de marketing.
  • Tratamiento inteligente y automático de datos.
  • Posibilidad de crear informes que ayuden a los directivos a tomar decisiones de gestión acertadas.
  • Integración con gestores de correo electrónico, perfiles de redes sociales, etc.

Firma digital

Como no podría ser de otra forma, las soluciones de firma electrónica también cuentan con opciones muy jugosas desde el punto de vista de la automatización.

En primer lugar, tenemos la opción de la firma masiva o en lote. Esta ocurre cuando firmas varios documentos con un simple golpe de click. Utilísimo, ¿verdad? 

Otra posibilidad es automatizar la firma de documentos que requieren de varios firmantes. Aquí entra en acción la multifirma. Además, la multifirma puede combinarse con la firma en lote. Con esta última, son varios los usuarios los que firman varios documentos.

Otra opción que debes contemplar es la de definir flujos de firma digital. Con ellos, y de una manera sencilla, podrás establecer el orden en el que se deban materializar las diversas firmas requeridas.

Por último, ¿no te gustaría no tener que firmar los mismos documentos una y otra vez? Por ejemplo, todos los meses las nóminas de los trabajadores. Con la firma desatendida, esta se realizará automáticamente sin necesidad de tu intervención.

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Gestores documentales

¿Te has parado a pensar en la cantidad de documentos que se mueven por cualquier empresa? Un poco mareante, ¿no? Es por ello que desde hace tiempo están optando por ser negocios paperless. 

Con esta reducción al mínimo del papel, no solamente se consigue un ahorro en materiales, espacio y gastos de archivo y mantenimiento. Y es que la digitalización documental abre toda una serie de oportunidades de cara a su administración avanzada.

Aquí es donde entran en juego los gestores documentales. Estos permiten desde la propia digitalización del documento, la creación de metadatos asociados a su contenido, su clasificación, una búsqueda avanzada y la posibilidad de restringir accesos por seguridad.

Enterprise Resource Planning (ERP)

O lo que es lo mismo, Planificación de Recursos Empresariales. Estas herramientas, básicamente, lo que hacen es unificar todos los datos de los que dispone la empresa. Así se consigue una base de datos de gran potencial.

Además, muchas de ellas lo hacen en tiempo real. De esta forma, siempre que quieras, tendrás una fotografía de la situación real de tu negocio.

Los sistemas ERP permiten agilizar la gestión empresarial, evitar que se dupliquen tareas, estandarizar acciones y una planificación mucho más acertada.

BPMS (Business Process Management Software)

Según Deloitte, estas soluciones para la gestión por procesos de negocio son “una herramienta de software utilizada para mejorar los procesos comerciales de una organización a través de la definición, automatización y análisis de procesos comerciales.”

Con las BPMS se realizará un modelado inteligente y automático de los procesos de negocio. Todo ello para, finalmente, realizar una distribución de tareas asignadas a cada usuario y poder realizar informes de rendimiento.

Por tanto, las herramientas BPMS favorecen la coordinación y la comunicación entre los trabajadores, así como la estandarización de los procesos. Todo esto se traduce en más beneficios, menos gastos y clientes más satisfechos.

Como puedes ver, son varias las opciones con las que cuentas para ser más productivo, entre otras ventajas, con la automatización de procesos. La firma digital es una de ellas, por la que ponemos a diario todas nuestras ganas para que perfecciones tu experiencia con ella.

A todo esto, debemos añadir que muchas de estas herramientas pueden trabajar de forma coordinada. En el caso de las que te ofrecemos desde Viafirma, podemos hablar de la inclusión de nuestras soluciones de firma electrónica en Zapier, en el gestor documental Athento y en la suite BPM AQuA, por mencionar de los ejemplos más recientes.

Esperamos que este artículo te haya servido para conocer un poco más la oferta disponible para sacar todo el partido a los tiempos de tu empresa. Sin duda, decantarte por algunas de estas herramientas no es una opción que debas tomar a la ligera.

Por lo que, antes que nada, tendrás que ser consciente de la situación de tu negocio y de sus prioridades. Así tu decisión será mucho más sencilla y acertada. Atrévete a dar el primer paso. Nosotros estamos aquí para echarte una mano.