¿Cómo insertar una firma digital en PDF?

¿Te preguntas cómo insertar una firma digital en PDF? La transformación digital es el verdadero motor de cambio para que las empresas sean más ágiles, más seguras y puedan proporcionar una mejor experiencia tanto de cara al exterior (clientes, proveedores, etc.) como internamente (para sus empleados). Para ello, la formalización de contratos 100% online, así como la firma de documentos en general, son unos de los principales elementos a tener en cuenta.

En este contexto explicamos algunas alternativas disponibles para insertar una rúbrica digital en PDF, además de las ventajas que aporta a nivel individual y corporativo el hecho de prescindir de la alternativa tradicional y manuscrita.

¿Es legal insertar una firma digital en PDF?

Comencemos entendiendo qué nos permite la normativa que, dicho sea de paso, suele basarse en estándares internacionales replicados en cada país. Partimos del Reglamento eIDAS, el marco normativo más robusto y moderno que existe actualmente a nivel mundial. 

Sin entrar mucho en detalle, partimos de la base de que eIDAS admite diferentes alternativas que permiten firmar digitalmente un documento. Pero a pesar de que todas son legalmente vinculantes, algunas pueden contar con carencias en seguridad, por lo que son fáciles de falsificar. Por eso nos centramos en la que de partida ofrece un nivel de seguridad aceptable: la firma con certificado digital, una opción 100% segura que permite identificar al firmante de manera inequívoca.

Insertar firma digital en PDF con certificado digital desde un software de Viafirma 

Todos los softwares desarrollados por Viafirma permiten a los usuarios hacer uso de sus certificados digitales para firmar.

Si no disponen de uno, se proporcionan otros mecanismos legalmente válidos, claro. En cualquier caso, siempre existirá la posibilidad de utilizar un certificado digital.

Al final de la publicación, ahondamos algo más al respecto. 

Insertar firma digital en un PDF con certificado digital desde Adobe Acrobat 

A continuación explicaremos cómo insertar un firma digital en PDF mediante nuestro certificado digital en Adobe sin hacer uso de ningún otro software. 

Es importante tener en cuenta que para ello el certificado digital debe estar instalado localmente en el equipo o insertado en algún dispositivo con puerto USB que permita conectarse al equipo. 

Si disponemos de un “certificado en la nube” se puede utilizar de forma local de la misma forma que si este estuviera instalado localmente en el equipo gracias a Viafirma Fortress Desktop

Los pasos a seguir para firmar con un certificado digital directamente desde Adobe son los siguientes: 

  • Abrimos nuestro documento en Adobe, seleccionamos la pestaña herramientas y clicamos en certificados.
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  • Automáticamente nos devolverá al documento, hacemos clic en “firmar digitalmente” y trazamos un cuadro para posicionar nuestra rúbrica con certificado.
  • Finalmente, seleccionamos nuestro certificado emitido por un PSC y pinchamos en firmar.
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4 ventajas de firmar digitalmente documentos

A continuación mencionamos algunas ventajas de insertar una firma digital en PDF:

  • Menos costes: Se evita cualquier coste de desplazamiento e impresión, contribuyendo a un entorno más sostenible. 
  • Eliminación del papel: Esto implica directamente una disminución del almacenamiento de datos (espacio físico) y reducción de gastos en los procedimientos de administración de archivos.
  • Más seguros: Los documentos en papel pueden ser fácilmente modificados en cualquier momento. Sin embargo, firmando electrónicamente nos aseguramos de que el documento no podrá ser modificado posteriormente.
  • Ahorro de tiempo en procesos digitales: Los contratos en papel pueden arruinar una propuesta de trabajo o una venta por el mero hecho de que el cliente potencial necesite más tiempo para leer, recibir, considerar y firmar que haciéndolo en un PDF.

Insertar firma digital en un PDF sin certificado digital

En caso de no disponer de un certificado electrónico emitido por un Proveedor de Confianza, podemos configurar en Adobe nuestro propio ID Digital para firmar documentos sencillos. ¡Estos son los pasos a seguir!

  1. En nuestro documento de Adobe, hacemos clic en herramientas y clicamos en certificados.
  2. Automáticamente nos devolverá al documento, pinchamos en firmar digitalmente y trazamos un cuadro para posicionar nuestra firma con certificado
  3. Hacemos clic en configurar ID digital nuevo y crearemos uno con nuestros datos.
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¡PERO CUIDADO! Es importante tener en cuenta que este mecanismo no garantizará de plano la identidad del firmante, ya que el único elemento que lo permitirá hacer sería un certificado digital. La firma a través de certificados “creados al vuelo” pero sin respaldo de un Prestador de Servicios de Confianza no contarán con el respaldo legal que ofrecen nuestras soluciones de firma avanzada.

¿Enviar un PDF para su firma online con plena validez legal y sin exigir certificado digital al firmante? Sí, se puede

La realidad es que hoy en día son pocos los ciudadanos que tienen un certificado digital, ya que obtenerlo resulta algo complejo y muchos prefieren utilizar otros mecanismos aunque implique un mayor esfuerzo a la hora de identificarse.

Por ello, desde Viafirma hemos desarrollado plataformas especiales de firma electrónica seguras para entornos presenciales y remotos sin requerir de un certificado electrónico. Estas, se ajustan plenamente a los requisitos de firma electrónica avanzada del Reglamento eIDAS; la norma de servicios de confianza asociada a identidad digital más exigente del mundo. 

Nuestros mecanismo permiten capturar evidencias de que el usuario firmó. La firma biométrica, basada en OTP (ya sea enviado por SMS o por email), captura de imágenes, locuciones verbales, un archivo de video o incluso la validación biométrica facial son alternativas interesantes para enviar documentos para su firma a usuarios externos a la empresa que no dispongan de certificado.

Sea cual sea el tipo de firma que se le ofrece al usuario, cualquier software de Viafirma dejará todo el documento validado con un certificado digital previamente configurado para ello, de manera que se garantice siempre la integridad del documento

Además, el uso de un software como este permite mantener la trazabilidad del proceso, cosa que no es posible hacer si simplemente firmamos un documento con un certificado digital. 

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