Firma en la nube: qué es, cómo funciona y principales ventajas

Estamos convencidos de que alguna vez te ha llegado un documento corporativo urgente que debías firmar, pero no te encontrabas en la oficina y, por tanto, no podías firmar con el certificado digital de tu ordenador. Esta situación es más común de lo que crees: el contrato laboral de un nuevo empleado, acuerdos de confidencialidad o actas de juntas, entre otros. Indudablemente, esta situación ralentiza todos los plazos y entregas. Sin embargo, hay una solución para firmar electrónicamente tus documentos sin importar donde estés y sin tener que instalar tu certificado digital: la firma en la nube.

En el artículo de hoy mostramos qué es la firma en la nube, cuáles son las principales ventajas de utilizarla frente a otras formas de autenticación y cómo funciona la firma en la nube de Viafirma. Además, haremos un breve repaso sobre el marco legal de la firma en la nube a nivel europeo, para que comprendas la base sobre la que se mueve. 

Cómo ha evolucionado la confianza en la nube

Es un hecho: hace años que el Cloud Computing dejó de ser una novedad en las empresas para ser la base sobre la que operan herramientas como Google Workspace o Slack. Sin embargo, esta evolución fue posible tras varias décadas de transformación, que iniciaron con la interconectividad total y la madurez de tres hitos: la ubicuidad de Internet, la adopción masiva de de dispositivos móviles y la necesidad de las empresas de tener toda la información disponible desde cualquier dispositivo.

Fue este escenario el que impulsó el modelo SaaS (Software as Service), transformando la forma en la que entendemos la autenticación e identidad digital. Poco a poco, la sociedad pasó de custodiar certificados en soportes físicos (como tarjetas o discos duros) e instalar un fichero en un navegador web o dispositivo, a centralizarse en la nube.

¿Qué es la firma en la nube?

Al hablar de firma en la nube, también conocida como firma centralizada, nos referimos al certificado digital que se aloja en un servidor seguro (HSM) y al que el usuario accede cuando desea estampar su rúbrica en un documento digitalmente, mediante previa autenticación robusta de su identidad.

La identificación robusta requiere al menos dos procedimientos de identificación que pueden ser: 

• Algo que “sabe el usuario”: Password
• Algo que “tiene el usuario”: Tarjeta de claves, Token OTP, etc.
• Algo que “hace o es el usuario”: Firma, locución y otros factores.

De esta forma, el propietario podrá hacer uso del certificado digital cuando lo necesite, permitiendo la autenticación sin necesidad de instalar ningún certificado ni software en el dispositivo desde donde efectúa el trámite.

Ventajas de la Firma en la nube

La firma en la nube cuenta con numerosas ventajas, entre las que podemos destacar principalmente cuatro:

• Incrementa la seguridad: Al no tener el certificado instalado en ningún dispositivo se incrementa la seguridad del mismo. Por regla general, cualquier ordenador tiene las contraseñas guardadas, por lo que es relativamente fácil que otra persona con acceso a dicho dispositivo pueda firmar por nosotros. Sin embargo, para usar la firma en la nube hacen falta dos factores de autenticación.
• Facilita la movilidad y disminuye costes: Esta solución permite firmar electrónicamente documentos desde cualquier lugar, con el único requisito de contar con acceso a internet. 
• Disminuye tiempos, reducen costes y mantenimiento. La ausencia de papel, además de representar un avance en materia ambiental, reduce también los costes en materiales y contratación.
• Mejor usabilidad: Se trata de un sistema de fácil manejo para empresas, ciudadanos y administraciones. 

Marco regulatorio de la firma en la nube en Europa

La Unión Europea ha sido el principal impulsor de esta tecnología. A través del Reglamento eIDAS (Reglamento UE 910/2014), Europa estableció las bases para un Mercado Único Digital (Digital Single Market) sólido y confiable:

Reconocimiento legal transfronterizo

Cada uno de los Estados miembros reconoce los sistemas de identificación electrónica notificados de otros países. De esta forma, una firma en la nube que se haya realizado bajo este esquema tiene plena validez legal en todo el territorio.

Seguridad jurídica

La normativa no solo ampara legalmente la firma centralizada, sino que promueve su uso para optimizar la gestión administrativa, eliminando las fronteras digitales entre ciudadanos, empresas e instituciones públicas.

Adaptación al futuro

El marco normativo asegura que las soluciones de firma en la nube respeten los más altos estándares de seguridad, permitiendo que cualquier ciudadano europeo pueda relacionarse con entidades de cualquier país de la Unión con total confianza. De esta forma, se facilita, fomenta y optimizan las relaciones administrativas entre los Estados miembros.

¿Cómo funciona la firma en la nube de Viafirma?

Dentro de su catálogo de soluciones digitales, Viafirma te permite gestionar tus certificados digitales en la nube de manera ágil. Se acabó tener que instalar el certificado digital en tu dispositivo o llevar tokens físicos; ahora puedes firmar trámites administrativos y documentos privados sin necesidad de tener instalado el certificado en ningún dispositivo. Es una solución flexible y segura que, además, te permite delegar el uso del certificado a terceros, siempre estableciendo políticas de permiso de su uso. 

El funcionamiento de la herramienta es muy sencillo: con el registro previo se vincula la identidad física con la digital (enrolamiento). Esto permite emitir un certificado personal en  un servidor seguro en la nube (HSM) que será invocado cuando sea necesario su uso.

¿Dónde almacena Viafirma los documentos firmados?

Viafirma es totalmente configurable, es decir, permite personalizar los tramos finales del ciclo de vida de un documento firmado. Para ello, puedes optar por:

• Almacenamiento en los servidores de Viafirma
• Transferencia a un sistema o repositorio externo
• Borrado automático

La firma en la nube es, por tanto, una solución que respeta el reglamento eIDAS y se adapta a la misión centralizadora y universal que propone el DSM (Digital Single Market). Esta herramienta tan intuitiva permite que cualquier ciudadano europeo, cumpliendo ciertos requisitos, pueda identificarse y relacionarse con cualquier entidad e institución de la Unión.