Ventajas de la firma digital en cada departamento de la empresa

¿Conoces las ventajas de la firma digital en cada departamento de tu empresa? Sin duda la agilización de los procesos de firma son procedimientos clave para iniciar el proceso de transformación digital en tu empresa. Por eso vamos a detallar cómo afecta la integración de una solución digital dentro de una entidad y qué funciones y beneficios puede aportar a cada departamento.

La firma digital, al igual que otras herramientas, debe estar presente en la mayoría de las áreas de una organización. No es suficiente con que un único departamento la utilice, sino que todos deben aplicarla para sacarle el máximo provecho posible.

Vamos a analizar las ventajas de la firma digital en cada departamento y cómo Viafirma les puede ayudar a mejorar su rendimiento.

Departamento de Recursos Humanos

Multitud de contratos, acuerdos de confidencialidad, nóminas, pólizas o bajas laborales son algunos ejemplos de los contratos que deben ser firmados por parte de las empresas

Incluso en ocasiones, hay otros departamentos implicados además del de Recursos Humanos, por lo que la firma digital ayuda a agilizar estos procesos y evitar que se ralenticen o detengan en caso de que algún responsable no esté disponible ese día.

La agilización de este tipo de procesos es especialmente útil en empresas de gran tamaño y franquicias internacionales que suelen estar lastradas por formas de trabajo más burocratizadas, de forma que no hará falta estar siempre presente en estos trámites.

Según un estudio realizado por Incipy, el 79% de las empresas encuestadas habían iniciado el proceso de transformación digital o incluso estaban muy avanzados en ese aspecto dentro del departamento de Recursos Humanos. Este dato demuestra la importancia de la digitalización por la gran mayoría de las organizaciones.

Departamento comercial

Nuestra solución digital ha supuesto un gran cambio en el funcionamiento del departamento comercial, gracias a que ahora la gran mayoría de sus documentos (citas, contratos, propuestas…) se han digitalizados y almacenados digitalmente, con la posibilidad de ser indexados, buscados y distribuidos con un solo clic.

La firma digital de documentos se ha convertido en una gran solución para departamento de ventas, quienes manejan cada día cientos de documentos de cualquier tipo que deben ser firmados rápidamente para cerrar una venta.

Además, conseguimos que la gran mayoría de los documentos (citas, contratos, propuestas, etc) se puedan digitalizar y almacenar, con la posibilidad de ser indexados, buscados y distribuidos con un solo clic.

Viafirma Documents permite firmar todos estos documentos desde el mismo dispositivo, sin necesidad de imprimir ni de pasar por largos procesos de envíos entre las personas involucradas.

Además, el papel tiene una serie de desventajas asociadas, especialmente cuando se tratan de cuestiones importantes para el negocio. Los folios son frágiles, se pueden perder si no están bien organizados o romper en caso de un accidente y tampoco son modificables en el caso de que haya algún error que subsanar.

Esto último resulta vital a la hora de corregir contratos que necesitan ser actualizados y que puedan derivar en un problema legal para la empresa. Además, los documentos electrónicos son más fáciles de seguir y de encontrar.

Departamento financiero

La gestión del dinero en una empresa pasa por el departamento de finanzas, que trabaja diariamente con cientos de documentos como facturas, presupuestos, previsiones de gastos, etc.

Una cuestión tan delicada como el dinero siempre requiere de unos flujos de trabajo que involucran a muchas personas de la empresa y de diferentes jerarquías. Esto ocasiona que algunas veces las autorizaciones se quedan paradas en el paso de un departamento a otro. En este caso, nuestra herramienta permite la agilización de dichos trámites; ya que la rúbrica digital podrá efectuarse a tan solo unos clics.

Además, esta solución digital ofrece una garantía legal total idéntica a la tradicional. Es legalmente vinculante y admisible como prueba válida ante cualquier tribunal gracias a que las soluciones como las de Viafirma cumplen con todos los requisitos de firma electrónica avanzada. Todo esto está apoyado en el reglamento eIDAS (EU 910/2014), de aplicación en toda la Unión Europea.

Departamento de distribución

Aunque no todas las empresas tienen la necesidad de un departamento de distribución, aquellas que sí también pueden disfrutar de las ventajas que ofrece la integración y uso de la firma online mara mejorar su rendimiento

Los trabajadores de la distribución suelen estar en constante movimiento, por lo que es un departamento que se beneficia mucho de la movilidad que aporta la firma centralizada. Gracias a Viafirma Fortress, el propietario del certificado no tiene que llevarlo siempre consigo, ya que se encuentra alojado en la nube y está accesible permanentemente, sin posibilidad de pérdida.

Además, la firma digital ofrece una mayor seguridad jurídica ya que recoge más detalles que la manuscrita, como la hora, lugar de rubrica y otras evidencias técnicas o biométricas que hacen irrepudiable el acto de recogida y la identidad del receptor.

Incluso se puede mejorar el proceso de control de entregas gracias a herramientas como Viafirma Documents, ya que cuenta con la opción de monitorizar en tiempo real dónde se ha realizado la firma.

Equipo directivo

Conforme se escala en la jerarquía de la empresa, las responsabilidades y la carga de trabajo aumenta proporcionalmente. Por eso, en lo más alto de la pirámide, el tiempo es uno de los recursos más importantes.

La delegación de tareas es una actividad primordial en este tipo de puestos, en los cuales el tiempo es oro y necesitan ayuda de otros empleados para aligerar su carga de trabajo y centrarse en las responsabilidades de mayor importancia que sólo él puede desempeñar.

El CEO de cualquier empresa tiene la obligación de firmar una buena cantidad de documentos al día y probablemente no tenga suficiente tiempo para hacerlo. Por eso, la delegación de firma resulta extremadamente útil, casi necesaria, para que el secretario o secretaria, u otro cargo de confianza puede hacer uso de su rúbrica sin necesidad de que esté presente.

Viafirma Inbox es una herramienta específicamente diseñada para la delegación de firma. Se trata de un portafirmas para organizar las rúbricas delegadas, en el que se pueden establecer diversos niveles de permisos para cada persona:

• Revisión: El usuario delegado puede ver las tareas pendientes establecidas por el delegante, ordenarlas, escribir comentarios, etcétera.
• Visto bueno: Además de lo anterior, el usuario también puede dar el visto buenos antes de que se complete una solicitud
• Firma: además de lo anterior, el usuario cuenta con los permisos de utilizar la firma electrónica delegada.

En definitiva, la transformación digital resulta esencial a día de hoy para mantenerse competitivo en el mercado. Herramientas como las que ofrece Viafirma ayudará a mejorar el rendimiento de tu empresa. Además, la firma digital deberá aplicarse en la totalidad de la empresa, de manera conjunta e integrada en su cultura. Tal y como queda demostrado, cada una de las partes y de los departamentos de cualquier compañía pueden verse beneficiados.