Flujo de firmantes en tus solicitudes

Si necesitas establecer un orden de firmantes en tus documentos podrás incorporar en tus plantillas una nueva configuración que te permite asociar workflows de firmantes previamente configurados por el administrador de tu grupo de trabajo. 

A continuación te explicamos cómo hacerlo.

IMPORTAR FLUJO

Si eres administrador de un grupo verás una opción en el menú llamada «Flujos». Ahí podrás importar las definiciones de flujo que podrán usarse en todos los procesos vinculados a este grupo.
La definición de los flujos es sencilla, y te lo explicamos en este otro enlace.
 

USO DEL FLUJO DESDE PLANTILLAS

Si tu grupo ya cuenta con algún flujo de firmantes podrás asociarlos a tus plantillas de dos formas.
  • Firmar documento > seleccionar flujo
  • Edición de plantillas > asociar flujo por defecto
En el primer caso podrás usar un flujo puntualmente. Para ello, a la hora de configurar tu solicitud tendrás que seleccionar alguno de los flujos que verás en un desplegable en la parte inferior de la pantalla de redacción.
 
O bien, podrás asociar tu plantilla a un flujo por defecto, para lo cual tendrás que acceder a la sección «Configuración» de tu plantilla e indicarle qué flujo deseas asociar por defecto.
Esta última opción es útil sobre todo si tus usuarios hacen uso de la app de Documents a partir de formularios de entrada para generar los documentos.
 

CONFIGURACIÓN RECOMENDADA EN LA PLANTILLA

Si asocias tu plantilla a un flujo te recomendamos que optimices las notificaciones asociadas al proceso de firma teniendo en cuenta que, como mínimo, tendrás que notificar a dos firmantes y probablemente en dos plantillas distintas.
 
A continuación te exponemos un caso típico de configuración en la que usaremos 2 plantillas para firmar un Contrato Laboral:
  • la primera plantilla para comunicarnos con el trabajador y solicitar la firma
  • la segunda para recuperar la firma del trabajador y remitirla a RRHH para solicitar la firma.
 
Plantilla para firma de contratos por parte de los empleados:
 
Plantilla para firma de contratos por parte de la empresa:
 
Recuerda que en la configuración de tus plantillas siempre podrás hacer uso de variables dinámicas {{mi_variable}}, la cual recuperamos de los campos del formulario si tuvieras, o bien de la solicitud hecha a través del API de Viafirma si ya cuentas con una integración de su gestor de contratos.
 

Si tienes alguna duda sobre el uso de esta información contacta directamente con nosotros en: ayuda@viafirma.com

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