Flujo de firmantes en tus solicitudes

Si necesitas establecer un orden de firmantes en tus documentos podrás incorporar en tus plantillas una nueva configuración que te permite asociar workflows de firmantes previamente configurados por el administrador de tu grupo de trabajo. 

Cómo crear un flujo

Los flujos de firma se basan en el uso de plantillas, debemos crear tantas plantillas como intervinientes (exceptuando el primero de ellos) haya en nuestro flujo. Estas plantillas nos servirán para situar las firmas y evidencias del resto de los firmantes intervinientes en el flujo, así como las notificaciones.

Si eres administrador de un grupo verás una opción en el menú llamada «Flujos».  Una vez creadas las plantillas solo tienes que ir hasta esta opción y darle a Añadir.
 
A continuación tendrás que nombrar al nuevo flujo:
 

Una vez creado tu flujo, podrás añadirle tantos pasos como desees. En cada paso tendrás que elegir una Plantilla o política de firma previamente diseñada, y tipo de notificación y el destinatario o destinatarios deseados. Y de forma opcional podrás definir uno o varios destinatarios para avisarles cuando el proceso haya finalizado.

El tipo «APP» te permitirá enviar la notificación a la app de Viafirma Documents, debiendo para ello elegir el usuario previamente registrado.
 

Destinatarios dinámicos

Si quieres reutilizar un flujo podrás utilizar variables dinámicas a la hora de identificar a tus destinatarios, encerrando entre doble llave el nombre de la variable en la que se informará el valor final del destinatario. También podrás usar varias variables dinámicas separadas por coma, al igual que haces cuando usas destinatarios fijos.

Por ejemplo: {{direccion_email}}

 

Estas variables dinámicas podrás informarlas en dos sitios:
  • Formulario: puedes ayudarte de formularios en tus plantillas para informar el destinatario deseado en cada caso. Solo debes asegurarte de nombrar adecuadamente el campo del formulario, por ejemplo, direccion_email, direccion_administracion, etc.
 
  • Metadatos: en caso de que uses Viafirma desde API, integrado con tus sistemas de información, estas valores dinámicos podrán ser informados también en la lista de metadatos disponible en el API.

Uso del flujo desde tus plantillas

Si tu grupo ya cuenta con algún flujo de firmantes podrás asociarlos a tus plantillas de dos formas.
  • Firmar documento > seleccionar flujo
  • Edición de plantillas > asociar flujo por defecto
En el primer caso podrás usar un flujo puntualmente. Para ello, a la hora de configurar tu solicitud tendrás que seleccionar alguno de los flujos que verás en un desplegable en la parte inferior de la pantalla de redacción.
 
O bien, podrás asociar tu plantilla a un flujo por defecto, para lo cual tendrás que acceder a la sección «Configuración» de tu plantilla e indicarle qué flujo deseas asociar por defecto.
Esta última opción es útil sobre todo si tus usuarios hacen uso de la app de Documents a partir de formularios de entrada para generar los documentos.
 

Configuración recomendada en la plantilla

Si asocias tu plantilla a un flujo te recomendamos que optimices las notificaciones asociadas al proceso de firma teniendo en cuenta que, como mínimo, tendrás que notificar a dos firmantes y probablemente en dos plantillas distintas.
 
A continuación te exponemos un caso típico de configuración en la que usaremos 2 plantillas para firmar un Contrato Laboral:
  • la primera plantilla para comunicarnos con el trabajador y solicitar la firma
  • la segunda para recuperar la firma del trabajador y remitirla a RRHH para solicitar la firma.
 
Plantilla para firma de contratos por parte de los empleados:
 
Plantilla para firma de contratos por parte de la empresa:
 
Recuerda que en la configuración de tus plantillas siempre podrás hacer uso de variables dinámicas {{mi_variable}}, la cual recuperamos de los campos del formulario si tuvieras, o bien de la solicitud hecha a través del API de Viafirma si ya cuentas con una integración de su gestor de contratos.
 

Si tienes alguna duda sobre el uso de esta información contacta directamente con nosotros en: ayuda@viafirma.com