Según wikipedia, la productividad es la relación entre la cantidad de producto obtenido de un sistema de producción y los recursos utilizados para esta producción. También se puede definir como la relación entre los resultados y el tiempo empleado para obtenerlos, es decir, cuanto menor sea el tiempo empleado para obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. Pues bien, dada esta definición me gustaría hacer una analogía entre 5 conceptos generales en productividad empresarial y su aplicación cuando los inferimos a la mejora de las condiciones empresariales derivadas del uso activo de la firma electrónica o firma digital dentro de la organización.
1. Definir y promover una cultura corporativa.
- Productividad tradicional: En este apartado es importante preocuparse por el diagnóstico de la cultura de la empresa y moldearla en la dirección que se considere oportuna. La ganancia en este punto suele ser responsabilidad de los niveles más altos de la empresa (directivos).
- Productividad conseguida gracias a la firma digital: La firma digital permite impulsar conceptos tan interesantes para potenciar la cultura corporativa como la innovación, la responsabilidad social corporativa o la apuesta por las nuevas tecnologías. Las ventajas de la firma digital es un concepto que debe tener claro si su empresa persigue estos valores.
2. Dedicar tiempo a evaluar, contratar y desarrollar a los empleados.
- Productividad tradicional: Esta es una de las funciones que realizan los departamentos de Recursos Humanos, pero que debería hacer un director general. Un directivo que se preocupe por esta función ayudará a mejorar el proceso de contratación y a aumentar la productividad laboral, eligiendo a profesionales con experiencia y capacidad para liderar equipos.
- Productividad conseguida gracias a la firma electrónica: Con la firma electrónica, el departamento de RRHH verá claramente beneficiada su productividad, ya que gracias a algunas funcionalidades del software de firma electrónica automatizará la firma de todos los documentos pendientes de firmar que le robaban un valioso tiempo. Tiempo que ahora se puede invertir en evaluar, contratar, formar y desarrollar al personal.
3. Cultivar la confianza y los canales de comunicación
- Productividad tradicional: En una cultura de confianza hay que fijar objetivos (resultados) y comportamientos (valores), y luego proporcionar los recursos para alcanzarlos.
- Productividad conseguida gracias a la firma electrónica: Con la implantación de la firma electrónica en una organización nos centramos en la última fase de este punto; los recursos necesarios para conseguir los resultados. Además, con un software de firma adecuado se pueden crear flujos de trabajo de firma, creando así un nuevo canal de comunicación interna.
4. Haga que su equipo trabaje de forma sincronizada
- Productividad tradicional: El director general de la empresa debe preocuparse por formar un buen equipo, con diferentes responsabilidades y experiencias, para que el trabajo en conjunto sea enriquecedor. Pero una vez formado este equipo, no basta con confiar responsabilidades, hay que reconocer los talentos y ponerlos a trabajar sincronizadamente bajo su supervisión.
- Productividad conseguida gracias a la firma electrónica: La sincronización de todo el sistema es fundamental para ser productivos, por eso las llamadas «agendas de firma electrónica» permiten almacenar firmas electrónicas y funcionan de forma similar a un cliente de correo electrónico, organizando y sincronizando todos los documentos firmados o por firmar.
5. Involucrarse cuando surgen conflictos.
- Productividad tradicional: Un buen empresario debe tomar medidas concretas cuando surgen conflictos en la empresa.
- Productividad conseguida gracias a la firma electrónica: Gracias a las propiedades intrínsecas de la firma electrónica (gracias especialmente al no repudio) se reducirán los conflictos internos debido a la imposibilidad de atribuir la autoría de una «metedura de pata» cometida al firmar responsabilidades delegadas, y que las acciones quedarán registradas y atribuidas inequívocamente a la persona delegada.
Como puede ver, además de las ventajas de productividad inherentes a la firma electrónica (reducción de tiempo, costes, burocracia, etc.), el uso de firmas digitales puede mejorar drásticamente la productividad empresarial.