En toda empresa, las reuniones son esenciales para tomar decisiones estratégicas. Pero una vez finalizadas, ¿qué pasa con sus resultados? Las actas de reuniones son documentos clave que deben ser generados, firmados y archivados correctamente.
Sin embargo, aún muchas empresas siguen dependiendo del papel, el escáner y la gestión presencial, lo que retrasa procesos y pone en riesgo la seguridad jurídica de estos documentos.
Hoy te contamos cómo Viafirma Documents puede ayudarte a digitalizar completamente la administración y gestión de actas de reuniones, de manera segura, eficiente y 100 % legal.
¿Qué es Documents?
Es nuestra herramienta de firma electrónica que permite crear, personalizar, enviar y suscribir documentos digitales sin necesidad de imprimir, ya sea en formato PDF, docx u odt. Con campos dinámicos, flujos de aprobación y múltiples opciones, todo el proceso se realiza en línea, con plena validez jurídica.
Una de sus principales funcionalidades es que permite el envío masivo de documentos a diferentes destinatarios mediante SMS o email. Te permite firmar desde cualquier lugar, estés donde estés, incluso sin conexión a Internet gracias a su funcionalidad offline. Asimismo, dispone de formularios y plantillas para agilizar los envíos recurrentes, como es el caso de las actas. Todo ello, culmina con una auditoría en la que las personas involucradas reciben un documento resumen del proceso.
¿Cómo puede ayudarte con las actas de reuniones?
Las actas de reuniones no solo deben resumir lo discutido, sino que también deben ser suscritas y conservadas con respaldo legal. Con Documents, puedes generar actas con campos automáticos, olvídate de los documentos en Word que debes llenar manualmente. Puedes crear una plantilla editable con campos dinámicos como:
- Fecha y hora de la reunión
- Temas tratados
- Participantes
- Decisiones y compromisos
Así solo ingresas los datos específicos de cada reunión y listo. ¡Actas en minutos!
Envía el acta directamente a los destinatarios por correo electrónico o WhatsApp. Ellos pueden suscribir los documentos desde su teléfono móvil u ordenador, desde cualquier lugar del mundo.
Cada acta completada queda protegida con tecnología criptográfica, y puedes comprobar quién firmó, a qué hora, desde qué dispositivo o ubicación, con qué método de autenticación.
Las actas se guardan automáticamente en la nube, listas para consulta o descarga en cualquier momento. También puedes integrarlas a tu sistema documental o enviarlas por correo con un clic.
Beneficios inmediatos para tu empresa
Con Documents, transformar tus actas de reuniones en archivos digitales con respaldo legal es más fácil de lo que piensas. Conoce a continuación algunos de los principales beneficios que puede aportarte:
- Ahorro de tiempo: Actas listas y completadas en minutos
- Eficiencia: Nada de escanear, imprimir o perseguir a personas
- Seguridad: Legalidad garantizada y trazabilidad completa
- Cuidado del medio ambiente: 0 papel, 0 tinta
- Versatilidad: Úsalo para juntas directivas, comités, asambleas y más
¿Quiénes ya lo usan?
Cada vez más organizaciones están dando el paso hacia la digitalización de actas de reuniones con Documents. Algunos casos de uso en los que se utilizan son:
- Empresas con juntas directivas internacionales
- Comités legales o financieros que necesitan respaldo normativo
- Startups que quieren verse profesionales desde el primer día
- Organizaciones reguladas que deben auditar sus actas periódicamente
Dale el siguiente paso a tu transformación digital
No dejes que un proceso tan importante como tus actas de reuniones dependan del papel. Con Viafirma Documents puedes automatizar y custodiar tus actas de forma simple, legal y digital. Contacta hoy con nosotros y empieza a optimizar tus reuniones.
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