Autofirma: para qué sirve y cómo se usa

En el proceso de transformación digital de la Administración Pública española, Autofirma ha jugado un papel importante y es probable que en algún momento la hayas utilizado por recomendación de una oficina administrativa, costumbre o por desconocimiento de otras opciones. Pero, ¿sabes exactamente qué es o cómo se utiliza? Normalmente, el conocimiento sobre ella se limita a conocer que cumple su función, sin conocer realmente todo lo que hay detrás.

Por esa razón, te contamos más detalles acerca de esta conocida aplicación: qué es, cómo se usa y qué limitaciones presenta. También te proponemos una alternativa más fácil de usar y preparada para el mercado actual.

¿Qué es Autofirma?

Se trata de una aplicación desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que permite presentar telemáticamente documentos firmados electrónicamente. Con versiones para Windows, macOS y Linux, se diseñó con la intención de ser usada para completar procedimientos administrativos y legales, sin necesidad de acudir a las oficinas físicas o imprimir documentos innecesariamente.

Cualquier documento suscrito con esta aplicación tiene la misma validez que uno que haya sido suscrito manualmente, siempre y cuando se utilice un certificado digital válido.

¿Para qué sirve?

Esta aplicación se desarrolló bajo el objetivo principal de simplificar los trámites administrativos y dar el salto hacia una administración paperless, permitiendo la firma electrónica de cualquier documento de manera rápida y sencilla.

Algunas funcionalidades de la herramienta del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas son:

Firmar documentos PDF. Permite suscribir electrónicamente documentos como contratos de empleados, presentar solicitudes o enviar documentos a la Administración Pública.

Hacer trámites administrativos online. Muchas entidades privadas y públicas la utilizan cómo método de validación en sus transacciones electrónicas. Entre algunos de los beneficios más destacados se encuentran el ahorro de desplazamientos innecesarios, evita largas colas en oficinas presenciales y un ahorro de costes.

Validar rúbricas digitales. Asimismo, la aplicación permite verificar la validez de las rúbricas de otros usuarios; es decir, comprobar que no haya sido alterado posteriormente.

¿Cómo se usa?

Descarga la aplicación en la web de la Administración Electrónica. Aseguráte que sea la versión correspondiente a tu sistema operativo.
Sigue las instrucciones de instalación, acepta los términos de uso y elige la carpeta donde quieres que se instale. Recuerda que previamente debes tener un certificado digital instalado en tu ordenador.
Una vez instalado, abre la aplicación y selecciona el archivo. Podrás arrastrar los ficheros o seleccionarlos.
Elige si quieres insertar una firma escaneada y que sea visible dentro del documento. En caso de no hacerlo se firmará con tu certificado.
Selecciona el certificado digital que quieres usar y completarás el proceso.

Problemas y errores frecuentes

Hasta la fecha, Autofirma ha extendido su uso al ámbito privado y público como una herramienta útil proveniente de la administración española. Sin embargo, eso no quiere decir que esté exenta de limitaciones.

Problemas de compatibilidad con navegadores modernos

Se detectan incompatibilidades tras actualizar el navegador o el sistema operativo. Además, requiere un componente nativo instalado en el sistema, lo cual puede generar errores.

Certificado digital no detectado

Aunque la App no especifica el problema ni da instrucciones claras, suele estar relacionado con no tener el certificado digital instalado correctamente.

Errores de instalación y permisos

Puede ser necesario otorgar permisos especiales o desactivar medidas de seguridad. También puede deberse a antivirus o políticas corporativas del navegador.

No se ha podido establecer conexión.

Muchas veces el ordenador no puede lanzar la aplicación por diferentes problemas: el puerto local está bloqueado, conflictos por proxy o por configuración del firewall de red o antivirus.

Interfaz obsoleta

Su diseño y usabilidad han quedado desfasados con respecto a estándares actuales.

Falta de actualizaciones

Muchos de los errores mencionados persisten durante meses o años antes de que se solucionen oficialmente. Incluso, en muchos casos los usuarios llegan a desconocer que se ha solucionado, ya que no han recibido una comunicación oficial de actualización.

Una alternativa más sencilla y con servicios adicionales

Frente a las limitaciones de Autofirma, existen opciones que se ajustan mejor al mercado actual y a las necesidades presentes de usuarios, corporaciones y entidades. Una de ellas es Viafirma.

Ofrecemos una solución moderna, interoperable y amigable para todos los usuarios. Es una alternativa más sencilla de utilizar y con servicios adicionales para gestionar documentos:

Desde el móvil o tablet. Nuestras soluciones digitales son compatibles con tablets y móviles tanto con sistemas operativos iOS como Android. Podrás firmar incluso sin conexión a Internet, almacenando la solicitud en el dispositivo y procesándose automáticamente cuando se recupere la conexión.
Gestión centralizada de certificados digitales. No hace falta tener instalado el certificado en cada uno de tus dispositivos. Con nuestras herramientas, podrás hacer uso de ellos en la nube y controlar cómo, cuándo y dónde puedes utilizarlo tú o tus empleados.
Delega la firma, encargate de cuestiones más importantes. Te proporcionamos, además, la oportunidad de delegar la firma de procesos rutinarios a personas de tu confianza, para que puedas enfocarte en tareas de mayor responsabilidad.
Auditoría y trazabilidad legal. Al completarse el proceso recibirás un documento que recoge toda la información del mismo. Además, podrás controlar si el documento ha sufrido alteraciones posteriormente.
Atención personalizada. Tenemos un excelente equipo de soporte técnico, preparado para atenderte y resolver cualquier duda que tengas, con la máxima eficiencia y conocimiento de la materia.

Confía en soluciones que responden a las necesidades actuales

Autofirma es una herramienta útil para dar pasos hacia una administración sin papel, permitiendo a los ciudadanos gestionar trámites electrónicos. Sin embargo, como toda tecnología tiene sus límites.

Con 25 años de experiencia, Viafirma se ha posicionado como una de las empresas líderes en soluciones de autenticación digital. Te ofrecemos herramientas amables, sencillas y con una gran multitud de funcionalidades con la que ahorrarás cada día tiempo y ganarás eficiencia en tu entorno profesional. ¿Interesado en saber más acerca de ellas?

Contacta con nuestro equipo de profesionales y ellos te ayudarán a dar el paso hacia una transformación digital real.

Noelia García

Noelia forma parte del departamento de Marketing de Viafirma, donde se encarga de la estrategia y redacción de los blogs corporativos. Acerca al lector las últimas novedades sobre tecnología, identidad digital y transformación digital de forma clara, útil y actualizada.