Digitalización de centros de salud

El sector sanitario se enfrenta a serios problemas que ralentizan la asistencia y elevan los costes operativos. En este contexto, la optimización de procesos administrativos se ha vuelto una prioridad que solo puede resolverse mediante la digitalización de centros de salud. El concepto, también conocido como salud digital, está revolucionando la forma en la que se brinda atención sanitaria. Si se utiliza correctamente, puede sustituir tareas repetitivas y dar paso a la automatización; la integración de datos en tiempo real y la mejora en la coordinación entre profesionales sanitarios. En lo que se refiere al servicio al paciente, los efectos mencionados derivan, consecuentemente, en una reducción de los tiempos de espera, un uso más eficiente de los recursos y una mayor seguridad en los tratamientos.

Sin embargo, todavía existen grandes dudas sobre cuáles son las vías más exitosas para llevar a cabo la digitalización de centros de salud, o de cómo puede afectar en nuestro día a día. Por esa razón, hoy te traemos un nuevo artículo en el que exploramos las posibilidades de aplicación que la digitalización puede tener en el campo de la medicina.

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¿Qué es un centro de salud paperless?

Se entiende por centro de salud paperless aquel que decide dejar atrás la gestión documental física e integrar en su organización herramientas digitales. ¿El objetivo? Pueden ser varios, tales como:

• Eliminar el uso del papel
• Reducir costos
• Mejorar la seguridad de los datos
• Asegurar la trazabilidad de la información, entre otros

Este logro puede llevarse a cabo a través de diferentes aplicaciones: por ejemplo, mediante expedientes electrónicos y portales para pacientes. Incluso, en los últimos años se han popularizado las citas telefónicas, los sistemas como la firma electrónica o los portales electrónicos; sin hablar, por supuesto, de las recetas médicas, las cuales aparecieron por primera vez en España desde el año 2003.

Del mostrador al quirófano: 3 departamentos donde el papel es historia

Aunque pueda parecer difícil de entender, cualquier etapa o momento que tenga lugar dentro de un centro de salud puede digitalizarse. Comúnmente se tiende a pensar que, en el sector salud, se puede digitalizar poco; pero lo cierto es que su administración tradicional puede enfocar su rumbo hacia una administración paperless en casos que te sorprenderían. De la misma forma, hay una serie de áreas fundamentales que, aunque no las veamos, también existen dentro de este tipo de instalaciones y que pueden beneficiarse de la transformación digital: por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos.

A continuación, te explicamos alguna de las áreas donde puedes aplicar la digitalización en tu centro de salud:

Admisión y recepción: la primera impresión sí importa en medicina

Un área de recepción saturada de archivos físicos no solo ocupa espacio, sino que aumenta el riesgo de perder información sensible y de cometer errores humanos. Siendo el primer punto de contacto con el paciente, la digitalización de este departamento es crítica para proyectar una imagen de vanguardia y optimizar la gestión del flujo de trabajo.

Por ejemplo, una de las aplicaciones más útiles a nivel organizacional puede ser digitalizar la recogida de datos de los pacientes, o incluso de los consentimientos de protección de datos. Además, gracias a la implementación de soluciones de firma electrónica, el paciente puede formalizar su registro en segundos, ya sea en centros de salud de atención primaria, clínicas dentales u hospitales. Esto garantiza una entrada de datos limpia, segura y vinculada legalmente a su historial médico.

Área clínica y quirúrgica: seguridad jurídica y agilidad asistencial

Consentimientos informados quirúrgicos, órdenes de tratamientos, altas médicas…en el sector sanitario, ¿cuántos documentos conoces? En un centro médico u hospital, la densidad documental es abrumadora, y cada uno de estos papeles es un eslabón crítico en la cadena asistencial que no puede permitirse fallos de trazabilidad.

El primero de ellos, el consentimiento informado, es uno de los documentos más sensibles. Sin embargo, si se realiza de manera digital aseguramos que el documento no se pierda, que sea inalterable y que esté disponible para consultas de todo el equipo siempre que se necesite.

Asimismo, otra de las grandes ventajas de la digitalización de centros de salud es que permite recoger evidencias técnicas que otorgan una robustez jurídica muy superior a la que otorga la firma en papel. De esta manera, en caso de auditorías o reclamaciones, los profesionales administrativos y sanitarios pueden aportar pruebas que demuestren el recorrido.

Recursos Humanos y administración: la digitalización sanitaria empieza aquí

Al igual que ocurre en cualquier otro tipo de institución o empresa, independientemente del sector al que pertenezca, un centro de salud cuenta con departamento de Recursos Humanos. Si bien su categorización y presencia física puede variar dependiendo de si se trata de un centro de salud público o privado, ambos tendrán un sistema de organización interna.

Aplicada a este departamento, la firma electrónica puede ser de gran ayuda a la hora de gestionar contratos y nóminas: con un simple envío, los empleados pueden recibir todos los documentos que le correspondan firmados por la compañía, para que puedan completar la firma allá donde estén, de manera fácil y rápida, y sin preocupaciones. En lo que concierne a proveedores, puede facilitar enormemente la carga diaria al permitir administrar las facturas dirigidas a ellos de manera digital. Así, se demuestra que la digitalización de centros de salud también simplifica la carga administrativa interna.

Digitalización de centros de salud: Guía paso a paso para no morir en el intento

Ahora ya conoces las aplicaciones que pueden tener herramientas tecnológicas como la firma electrónica en tu centro de salud y suenan bien, ¿verdad? No obstante, no podemos limitarnos a escoger la primera herramienta que descubramos. Hablamos de pacientes, empleados administrativos y profesionales sanitarios, por lo que la digitalización de centros de salud es una decisión que no debemos tomar a la ligera.Por el contrario, debemos establecer una hoja de ruta que tendremos de base y nos servirá para actuar con cautela, con un rumbo marcado, conocido y lógico:

• Auditoría interna: El primer paso que tenemos que dar para alcanzar la plena digitalización en el sector digital (o, al menos, la que necesitemos según las características de nuestro centro de salud), es identificar qué procesos generan más papel. O, dicho de otro modo, ¿cuáles son los momentos decisivos que queremos digitalizar y convertir en paperless? Mientras que para algunas clínicas puede reducirse al área de admisión, las clínicas dentales pueden incluir también la firma electrónica en consentimientos informados u otro tipo de documentación.
• Selección de las herramientas adecuadas: A continuación, analizaremos qué opciones hay en el mercado y cuáles pueden cubrir nuestras necesidades. Entre las seleccionadas escogeremos la que mejor nos convenga en base a funcionalidades, soporte técnico, coste y otros testimonios o casos de éxito.
• Capacitación del personal: Hemos analizado los momentos clave dentro de nuestro centro de salud que generan más atrasos y tenemos la tecnología para cambiar esa situación. El siguiente paso es capacitar a nuestros empleados en dichas herramientas. Puede que algunos se muestren reacios al cambio, pero es importante capacitarlos y saber que, aunque todo cambio puede generar frustración, se busca un bien común: descongestionar los tiempos y el bienestar de los pacientes. Y la tecnología es una gran aliada para alcanzarlos.
• Migración de archivos: Finalmente, planearemos una estrategia que seguiremos cuando tengamos que migrar toda la documentación existente en papel al canal digital.

Optimiza tu centro de salud: Menos burocracia, más atención

Si bien la digitalización de centros de salud presenta increíbles ventajas frente a la administración tradicional, no debemos olvidar cuál es el objetivo principal de esta compleja transformación digital. Sin duda alguna, es la mejora en la atención al paciente: cuanta menos burocracia tenga que completar, más tiempo asistencial y de calidad obtendrá.

En Viafirma, ayudamos a instituciones sanitarias a eliminar las barreras del papel mediante soluciones de firma electrónica avanzada, integrales y 100% legales, entre la que se incluye la digitalización de centros de salud. Con Viafirma, tu centro de salud podrá:

• Agilizar la admisión de pacientes
• Garantizar la seguridad jurídica en consentimientos informados
• Optimizar la gestión interna de tu equipo médico

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