En el día a día, la gestión de documentos y solicitudes de firma puede acumularse. Para agilizar este proceso y mejorar tu productividad, ofrecemos la posibilidad de realizar acciones en bloque. Esta funcionalidad permite aplicar una misma operación a múltiples solicitudes de forma simultánea, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Desde tu bandeja de firma, puedes seleccionar varias solicitudes a la vez para realizar acciones masivas: firmar, rechazar o ampliar la fecha límite de aquellas que hayan caducado.
El proceso sería el siguiente:
- Selecciona las solicitudes: Marca la casilla junto a cada una de las solicitudes sobre las que deseas actuar. Existe además una opción para «Seleccionar todo».
- Elige la acción: Haz clic en el botón de la acción que quieres realizar (Firmar, Rechazar, etc.).
- Confirma en la ventana emergente: A continuación aparecerá una ventana de diálogo para confirmar y configurar los detalles de la acción en bloque.
Opciones disponibles:
FIRMAS EN BLOQUE
Permite firmar múltiples documentos en una sola operación, en lugar de tener que abrir y firmar cada uno individualmente.
Al seleccionar varias solicitudes y pulsar «Firmar», el sistema las analiza y agrupa de forma inteligente:
- Firmas compatibles (ej. con certificado electrónico): El sistema identificará todas las solicitudes que pueden ser firmadas con el mismo método, como un certificado electrónico.
- Firmas que requieren acción individual: Si entre tu selección hay solicitudes que necesitan un método de firma diferente (por ejemplo, una firma manuscrita digitalizada, una validación por SMS, etc.), el sistema te lo indicará. Normalmente, te dará acceso directo a cada una de estas solicitudes para que puedas completarlas de forma individual después de haber procesado el lote principal.
RECHAZO EN BLOQUE
A veces, es necesario rechazar varias solicitudes a la vez, ya sea porque son incorrectas, duplicadas o cualquier otro motivo. La acción de rechazo en bloque facilita la limpieza de tu bandeja de entrada. Todas aquellas solicitudes que selecciones podrán ser rechazadas en bloque indicando un motivo.
AMPLIAR FECHA LÍMITE EN BLOQUE
Las solicitudes de firma suelen tener una fecha de vencimiento. Si una o varias solicitudes han llegado al estado «Caducada», no es necesario que el remitente las vuelva a crear desde cero. Esta acción permite reactivarlas.
Esta opción solo estará disponible para las solicitudes que se encuentren en estado «Caducada»:
- Selecciona las solicitudes caducadas: Filtra o localiza las solicitudes que necesitas reactivar.
- Elige «Ampliar Fecha Límite»: Al pulsar esta acción, se abrirá una ventana donde se podrá ampliar el número de días que la solicitud volverá a estar disponible.
- Confirmación: Una vez confirmada, esta nueva fecha se aplicará a todas las solicitudes caducadas que seleccionaste.
El uso de estas herramientas se traduce en un ahorro significativo de tiempo, una reducción de tareas repetitivas y una gestión más ordenada y eficaz de todas tus solicitudes pendientes.