Autenticar usuarios, llevar a cabo trámites electrónicos, firmar documentos y cifrar información confidencial. Son algunas de las funcionalidades de los certificados digitales como herramienta clave en la transformación digital de las empresas. Sin embargo, a medida que su uso se generaliza, también aumentan los errores al usar el certificado digital. La seguridad de los certificados se ha convertido en la principal preocupación de las organizaciones, especialmente en un contexto donde las ciberamenazas pueden comprometer tanto los datos personales como la identidad digital de cualquiera.
En este artículo te contamos qué errores debes tener en consideración cada vez que lo utilices. Evitarlos mantendrá la seguridad de tus operaciones digitales, a la vez que aprovechas todo su potencial.
El certificado digital se expande en las oficinas
Si lees nuestro blog con asiduidad, sabrás que el certificado digital es uno de los temas que tratamos con mayor frecuencia. Y no es para menos: se ha convertido en una herramienta para garantizar la identidad digital, firmar documentos de forma segura y agilizar procesos administrativos. Por todos estos usos, creemos en su papel clave en la transformación digital.
En este sentido, Andalucía destaca como la comunidad líder en España en el uso del certificado electrónico, emitiendo el 30,2% del total nacional, así lo asegura el Informe de los principales indicadores de la Administración Digital Corporativa de la Junta de Andalucía de 2024. Esto quiere decir que nueve de cada diez andaluces apuestan por el registro telemático, con su consecuente ahorro en desplazamientos, solicitudes de información y la flexibilidad en horarios.
No obstante, eso no quiere decir que el resto de comunidades no estén aprovechando las ventajas que ofrece. Al contrario. La digitalización se expande a lo largo de todo el territorio nacional e internacional, facilitando cientos de trámites a empresas privadas, instituciones públicas y ciudadanos.
5 errores al usar el certificado digital que cometen las empresas
Utilizar el certificado digital es intuitivo y, por lo general, no tiene por qué darse ninguna situación negativa. Sin embargo, al ser una vía de identificación digital no podemos olvidar que hay una serie de errores comunes fáciles de cometer por despiste o desconocimiento, que pueden acarrear problemas de fraude o ataques informáticos.
A continuación, desvelamos cuáles son los errores más habituales al utilizar:
Usar inapropiadamente la contraseña de acceso
¿Cuánto tiempo pierdes restableciendo contraseñas? Como nos pasa a nosotros, creemos que más del que deberíamos, dedicando una media de tres minutos y 46 segundos a ello, según una encuesta de ExpressVPN. Y es que olvidamos contraseñas todo el tiempo. Para algunos usos, se trata de una anécdota un tanto fastidiosa, pero que no tiene mayor importancia. Sin embargo, olvidar el certificado digital puede ser otra historia.
Este suele estar protegido con una contraseña y olvidarla puede impedir su uso. Por esa razón, lo ideal es guardarla en un lugar seguro o confiar en un gestor de contraseñas para evitar perder ese acceso, o que sea usado por un tercero sin tu permiso.
El mejor lugar donde guardar esta contraseña es tu memoria. Para recordarla siempre, puedes recurrir a frases o palabras de canciones, libros, películas o series que sean de tu agrado y no vayas a olvidar. Hacer diferentes versiones, como mezclar minúsculas con mayúsculas, e insertar números o caracteres especiales, reforzará su seguridad.
No revocarlo en caso de pérdida o robo
Además de que otra persona acceda a tu certificado en tu nombre, existe la posibilidad de perderlo o de que alguien lo robe. En cualquiera de ambos casos, es crucial revocarlo de manera inmediata para que nadie tenga la oportunidad de hacer un uso fraudulento del mismo. Para ello deberás contactar con la entidad emisora y seguir las instrucciones que te indiquen para revocarlo.
Olvidar renovarlo antes de que caduque
En el mundo corporativo es común que se utilice diariamente. Esto, sumado a la ajetreada rutina de tareas, reuniones y proyectos, puede llevar a la comodidad y a que olvidemos cuándo hay que renovarlo. Es importante que recuerdes siempre su fecha de caducidad, ya que si caduca no podrás realizar trámites en su tiempo.
No realizar copias de seguridad
Comúnmente se comete la costumbre de instalar un certificado digital en el dispositivo y no realizar ningún tipo de mantenimiento. Sin embargo, se trata de un gran error. Entonces, ¿qué podemos hacer? Realizar copias de seguridad con cierta frecuencia. Hacerlo resultará especialmente útil si se pierde o el dispositivo en el que está instalado deja de funcionar, ya que será más fácil recuperar el acceso. Otra opción es utilizar uno que se custodie en la nube con acceso restringido, como puedes hacer con nuestro gestor de certificados.
Solicitar u obtenerlo usando fuentes cuestionables
Cada vez más empresas con una reputación cuestionable envían mensajes a través de correo electrónico, redes sociales o anuncios intentando captar supuestos clientes, atrapando a un gran porcentaje de ellos. Otras muchas llegan a páginas fraudulentas a través de una rápida búsqueda en Internet. En ambas situaciones los datos personales quedan expuestos y en grave peligro, lo cual puede desembocar en fraudes y ataques informáticos. Para evitarlo, confía únicamente en entidades certificadoras oficiales para conseguirlo.