Ganar eficiencia en administración

¿Trabajas en el departamento de administración? Si has llegado hasta aquí, intuimos que sí. Si es tu caso, déjanos hacerte una pregunta: ¿cuántas veces te has preguntado cómo podrías hacer más con las horas que ya dispones y, de esta manera, ganar eficiencia en administracion?

La realidad es que,  en 2025, los departamentos de administración se enfrentan a uno de sus mayores desafíos: gestionar más tareas y responsabilidades que nunca, protegiendo datos, y todo ello con menos recursos – o en el mejor de los casos, los mismos – que disponía hasta ahora. Para poner en la mesa esta afirmación, PwC realizó una encuesta en 2024 a más de 56.000 trabajadores de más de 50 países y territorios, la cual arrojó evidencias significativas: un 45% de los trabajadores afirmaba haber experimentado un aumento considerable de su carga laboral en el último año, mientras que casi 2 de cada 3 (62%) aseguraba que el ritmo de los cambios en el trabajo también había aumentado. 

Por eso, la eficiencia ya no es una ventaja competitiva, sino una necesidad importante. En el artículo de hoy te contamos 4 consejos claves para ganar eficiencia en administración y avanzar hacia un modelo más ágil.  

4 Consejos para ganar eficiencia en administración

Aunque no existe una fórmula mágica, sí hay buenas prácticas que pueden marcar la diferencia. A continuación, te compartimos cuatro tips que pueden ayudarte a optimizar tu día a día:

Tecnología como base del negocio

Una de las vías estrellas a las que se puede recurrir si lo que se pretende es ganar eficiencia en administración es la tecnología. En este departamento, la tecnología encuentra incontables vías de aplicación, ya que existen herramientas para cada tarea a realizar. Por ejemplo, pueden servir para automatizar flujos de trabajo repetitivos, pero también para centralizar toda la información en la nube, ahorrar tiempo en procesos de onboarding o programar notificaciones y recordatorios automáticos. 

Apoyarse en la tecnología hará que el sistema de trabajo sea mucho más eficiente. Y lo mejor es que puede aplicarse en cualquier departamento empresarial: herramientas de gestión del talento en RR.HH., herramientas analíticas en marketing o herramientas para la gestión financiera en el departamento de contabilidad.

Establecer metas claras y medibles

El departamento de administración es el corazón de cualquier empresa, y de él dependen muchas otras áreas. Con tantos frentes que abordar, es posible perder el rumbo y dejar tareas a un margen, simplemente por incapacidad operativa. Porque, quien mucho abarca, poco aprieta. Pero por supuesto, tiene fácil solución. Una táctica es planificar el día que tienes por delante de manera realista, agrupar tareas similares y trabajar por bloques. 

También es importante llevar un control de las tareas realizadas y pendientes mediante revisiones periódicas, actualizaciones constantes o incluso herramientas digitales.  Siguiendo estos trucos no solo ganarás una gran eficiencia, sino que evitarás una frustración innecesaria. 

Procesos determinados y establecidos

Como hemos indicado anteriormente, los flujos de trabajo son una parte esencial en la administración. Pero a su pesar, muchos suelen estar diseñados con ineficiencias o pasos, ciertamente prescindibles, que entorpecen las operaciones diarias. En definitiva, es muy probable que se haya implementado un sistema lento e, incluso, obsoleto.

Rediseñar los procesos implica replantear cómo están estructurados en la organización: analizar detenidamente los pros y contras, detectar qué pasos pueden ser errores y por qué, proponer mejoras, conocer qué personas están implicadas y las herramientas que se están utilizando. 

Comunicación asertiva

La base de toda relación, incluidas las relaciones laborales, es la comunicación. En entornos laborales es fundamental para crear un clima de trabajo saludable y productivo. Pero para crearlo no vale cualquier forma de comunicación, sino una que sea asertiva. 

La asertividad es un punto medio entre la agresividad, que implica defender nuestros intereses o perspectiva sin tener en cuenta la de los demás; y la pasividad, que nos lleva a ceder continuamente ante otros. La asertividad es la capacidad de expresar ideas, opiniones y necesidades desde una posición respetuosa, sin ser agresivos o faltar el respeto. Significa defender tus derechos y tu punto de vista sin perder el norte. 

Aunque algunas personas pueden ser naturalmente asertivas, para otras puede ser todo un drama debido a diferentes factores: su forma de ser, sus valores, el entorno en el que se rodea, etc. Sin embargo, aunque una persona no tenga esta característica por naturaleza, puede tratar de integrarla siguiendo una serie de consejos:

• Conoce tus derechos y necesidades. ¿Qué quieres?, ¿qué necesitas? Lo primero de todo es dar una respuesta a estas preguntas. Conoce qué derechos laborales tienes (incluye tener un ambiente respetuoso y justo) y asegúrate de defenderlos como debes. 
• Aprende a reforzar tu posición y decir ‘no’. Ser un buen empleado no conlleva aceptar todas las tareas que te asignen o permanecer más allá de tu jornada laboral; no es aceptar todo. Conoce tu posición, confía en ti y dialoga de manera asertiva.
• Escucha activamente a los demás. Para poder ser asertivo, es fundamental conocer las perspectivas de todas las partes implicadas. Esto implica prestar atención, hacer preguntas, demostrar interés en lo que tienen que decir los demás y, sobre todo, ponerse en un lugar del otro para entender por qué piensa de dicha manera.
• Mantén la calma en situaciones de estrés o tensión. Somos personas y es completamente normal que, ante situaciones que nos incomodan (estrés, tensión, enfado…) actuemos de cierta manera. Pero ese no es el camino. En estas situaciones respira profundamente antes de actuar y piensa qué es lo mejor, tanto para ti a nivel profesional y laboral, como para la relación que mantengas con la otra persona. 

Ganar eficiencia en administración es cuestión de enfoque

Establecer procesos bien definidos, metas claras, una comunicación asertiva y, por supuesto, la tecnología adecuada puede suponer un punto de inflexión en tu departamento. No se trata de hacer más trabajo, sino de trabajar mejor. 

Los grandes cambios empiezan con pequeños pasos, y cada seguro que se ahorra en una tarea repetitiva puede invertirse en tareas que realmente aportan valor. ¿Estás preparado para dar ese primer paso hacia una administración más eficiente? En Viafirma llevamos años ayudando a departamentos administrativos a transformar sus operaciones con soluciones digitales, automatización y gestión documental. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a ganar eficiencia en administración.