¿Cuántas veces has tenido que gestionar convenios de prácticas, contratos de profesores o excursiones de alumnos? Si eres miembro de la comunidad educativa, probablemente más de la que recuerdes. Y es que la gestión documental educativa puede convertirse en un proceso lento, repetitivo y propenso a fallos. Ahí es donde entra la digitalización del sector. El Instituto Lacetània es un ejemplo de caso de éxito de institución educativa que pasó de una gestión documental ineficiente, a una operativa diaria organizada y comprometida con sus estudiantes y la sostenibilidad.
Te contamos todo sobre su transformación digital.
Instituto Lacetània, 60 años de educación
El Instituto Lacetània es un centro público de educación secundaria ubicado en Manresa, Barcelona. Con casi 60 años de historia, entre su oferta se encuentran estudios de Educación Secundaria Obligatoria (ESO), Bachillerato, Ciclos Formativa de grado medio y superior, cursos de especialización de Formación Profesional y programas formativos que facilitan la inserción laboral al alumnado que no ha superado la ESO.
Hace unos años, el instituto inició un proceso de implantación de un sistema de gestión de la calidad en el área de enseñanza y aprendizaje, obteniendo la certificación de calidad ISO 9001 en julio de 2002, convirtiéndose en el primer centro de Cataluña en obtenerla. Desde entonces, ha superado con éxito las sucesivas auditorías hasta la actualidad.
El reto: una gestión manual, lenta y burocrática
Como ocurre en cualquier institución educativa, Instituto Lacetània gestiona anualmente más de 500 acuerdos de formación de sus alumnos en empresas, que tenían que ser firmados a mano por tres o cuatro personas, generando tres copias de cada convenio. Tras ello, eran firmados digitalmente, pero su circuito interno para llevarlo a cabo no era eficiente. Por esa razón, iniciaron la búsqueda de una herramienta que les permitiese digitalizarlo.
Tras probar diferentes soluciones, vieron que Viafirma era la que más se ajustaba a sus requerimientos.
Después de utilizarlo durante estos dos últimos años podemos decir que es el sistema ideal para nosotros y que cumple con creces nuestras necesidades y expectativas.
Aunque no experimentaron ninguna dificultad técnica, algunas personas sí tenían ciertas dudas al utilizar un sistema nuevo y diferente. Para solventarlo, realizaron sesiones de formación para mostrar su funcionamiento e iniciaron la implantación de manera progresiva: primero con pocas personas para ver las dificultades que podrían surgir, y posteriormente lo hicieron extensivo al resto ya con esa experiencia previa. Para ellos, “el resultado fue excelente y ahora el sistema está plenamente implantado”.
Más eficiencia, más tranquilidad para alumnos y empresas colaboradoras
Al preguntarle a los responsables de Instituto Lacetània acerca de los resultados observados desde la implementación, lo tienen claro. Desde la incorporación de Viafirma en sus flujos de trabajo y procesos, han notado mejoras significativas tanto en eficiencia como en sostenibilidad:
- Eliminación del papel en la firma de los acuerdos. Se ha sustituido por completo el uso del papel en documento, lo que ha supuesto una mejora incalculable en términos de sostenibilidad y reducción de espacio, almacenaje y tiempo.
- Facilidad en la gestión de documentos. La documentación confidencial se gestiona de manera centralizada, segura y mucho más ágil, con lo cual se han simplificado tareas administrativas e incorporado la trazabilidad de todas las firmas.
- Agilidad en el proceso de firma. Los cuellos de botella y los desplazamientos innecesarios han quedado atrás.
- Disponibilidad casi inmediata de los acuerdos firmados. Una vez completado el proceso de firma en su totalidad, los documentos están disponibles para todas las personas involucradas – estudiante, centro y empresa colaboradora -, casi al instante.
Aun así, sabemos que en el mercado hay muchas opciones destinadas a digitalizar la firma de la documentación que gestionas. Por esa razón, Viafirma no solamente se preocupa en ofrecer grandes resultados, sino que también se acerca a ti como cliente y te ofrece un servicio personalizado, pensado exclusivamente para cubrir tus necesidades.
- Atención y soporte técnico excelentes. El equipo de Viafirma destaca por su acompañamiento cercano y resolutivo, con tiempos de respuesta ágiles y un trato profesional que genera confianza.
- Excelente relación calidad-precio. Ofrecemos una solución robusta a un coste competitivo.
- Gestión de múltiples emisoras. Viafirma te permite que sean varias las personas que pueden emitir los documentos, sin restricciones.
- Facilidad de uso. La plataforma es intuitiva y accesible, lo que ha facilitado su adopción por parte del equipo de Instituto Lacetània.
Que el próximo curso te pille con las herramientas adecuadas
Como has visto, los convenios de prácticas son un trámite esencial de cualquier institución educativa o del sector público. Pero herramientas y una estrategia bien orientada pueden marcar la diferencia. Nosotros lo sabemos bien, al haber ayudado a muchísimas entidades del sector educativo como el Conservatorio de Orihuela o la Academia de Idiomas Carlos V.
¿Te planteas una transformación similar? No te quedes sin tiempo de cara al próximo curso. Incorpora las soluciones digitales de Viafirma y haz que la experiencia que viven tus alumnos, tutores de prácticas y empresas colaboradoras sea mucho más fluida. ¿A qué esperas? Con nosotros, un trámite que puede llegar a ser lento estará completado en cuestión de un par de minutos.