Validación de documentos electrónicos

Cuando firmamos un documento electrónicamente es probable que nos surjan varias dudas sobre el proceso, siendo dos de ellas bastante comunes. La primera de ellas es si el documento está firmado electrónicamente, y segundo lugar, en caso de ser así, si la firma es válida.

Te adelantamos que para hacer la validación de documentos electrónicos de manera profesional, el documento debe ser contrastado por un servicio de validación reconocido. Sin embargo, para resolver estas inquietudes, hemos elaborado una pequeña guía a modo de explicación. Nuestro objetivo es ayudarte a entender el proceso y resolver las dudas que puedas tener, para que la tarea de firmar sea lo más sencilla posible.

¿Cómo sé que el documento está firmado electrónicamente?

En primer lugar, explicamos cómo validar si un documento está firmado correctamente cuando Adobe PDF identifica y valida los certificados de firma de forma nativa.

En este sentido, muchos usuarios/firmantes piensan que si aparece gráficamente en el documento “Firmado por: XXXXXX”, el documento está correctamente firmado. Sin embargo, esa representación gráfica de la firma es simplemente eso: una representación gráfica, y con un editor gráfico de documentos se podría modificar.

Como hemos introducido, la herramienta más común y extendida para hacer la validación de documentos electrónicos es el visor de Adobe PDF. Si utilizamos esta herramienta y un certificado digital válido, a los pocos segundos de abrir el documento firmado nos aparecerá la siguiente cabecera:

Si, por el contrario, el certificado digital con el que se firmó el documento se ha revocado o ha caducado, el mensaje sería el siguiente:

Comprobación de firmas y evidencias técnicas en Adobe

Para ver los datos del firmante, deberemos irnos al “panel de firma” de Adobe PDF, y allí se mostrarán todas las firmas realizadas en ese documento.

Cabe precisar que en los casos en los que no se utilice un certificado digital para la firma (por ejemplo, se utilice un método como OTP-SMS), el software de firma debe emplear su propio certificado para sellar el documento. En la validación de documentos electrónicos, en estos casos, lo que estamos validando es el sello que garantiza la integridad de las evidencias del proceso, tales como el envío del código al móvil y la respuesta del usuario.

Independientemente de utilizar un certificado digital o un OTP-SMS como método de firma, siempre se usan los certificados digitales para firmar dichas evidencias dentro de los documentos y, en este sentido, es necesario validarlos.

Servicios de validación de documentos electrónicos

Además de Adobe, los gobiernos y sus reguladores suelen poner a disposición del público en general servicios emisores de certificados digitales y plataformas para hacer la validación de documentos electrónicos.

En el caso de validar un documento se debe subir o cargar en el servicio utilizado, y este proporcionará un documento en el que se recoja la siguiente información:

• Que el documento es íntegro y no se ha modificado desde que se firmó.
• Que el certificado (o certificados) con el que se firmó es calificado y no está caducado ni revocado.
• Informa también del formato de firma y de la existencia de un sello de tiempo cualificado.

Ejemplos de herramientas para validar firmas

Existen diversos organismos oficiales y herramientas especializadas que permiten hacer la validación de documentos electrónicos. A continuación, enumeramos algunos de los ejemplos más fiables según tu ubicación o necesidades:

• Europa (eIDAS):  la Comisión Europea ofrece una herramienta de demostración de servicios de confianza (DSS), diseñada para hacer la validación de documentos electrónicos bajo el estándar europeo, el Reglamento eIDAS.

• España (VALIDe): la plataforma SARA – VALIDe, permite realizar la validación de documentos y certificados de manera oficial y centralizada.

• República Dominicana (Indotel): para el terreno dominicano, el portal ValidaFirma es el servicio de referencia, proporcionado por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones.

• Viafirma: desde Viafirma hemos puesto a disposición de cualquier usuario que lo necesite nuestra herramienta de validar firma electrónica. Este validador se puede utilizar independientemente de su ubicación. Se trata de una herramienta intuitiva que garantiza una gran precisión en el análisis de tus documentos.

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