Validez legal de una firma

Mucho ha cambiado con la transformación digital: desde las vías para completar trámites hasta cómo se valida la autenticidad de documentos firmados de manera electrónica ante la ley. Con contratos, aprobaciones y un sinfín de documentación gestionándose de manera digital, existe cierta desconfianza sobre la validez ante tribunales de la firma electrónica. Pero hay una buena noticia: si se emite correctamente, cuenta con la misma validez ante tribunales que una manuscrita, siempre y cuando cumpla con los requisitos legales, de acuerdo con el Reglamento eIDAS. La clave para que sea así está en las pruebas técnicas y legales que la acompañan. Estas son las que permiten demostrar las condiciones que rodean el momento de firma, la persona que lo realizó y que no ha sido alterada.

A continuación, te explicamos paso a paso cómo se acredita esa validez ante tribunales y qué mecanismos utilizamos en Viafirma para consolidar la seguridad jurídica de cada documento gestionado con nosotros.

Pruebas que demuestran la validez ante tribunales de una firma electrónica

“He suscrito un documento con firma electrónica. Si tengo un problema legal, ¿cómo se demuestra su validez ante tribunales?”

Muchas personas se hacen esta pregunta, y con razón. Cuando un documento suscrito con soluciones digitales entra en un proceso judicial, no basta con mostrar el archivo en formato PDF o la imagen del “garabato”: lo que realmente importa son las pruebas legales y técnicas, que demuestran que se realizó correctamente, sin alteraciones posteriores y por la persona correcta.

En la práctica, para que sea su validez ante tribunales sea reconocida es imprescindible que el proveedor de servicios cumpla con una serie de requisitos técnicos y normativos que garanticen su autenticidad, integridad y trazabilidad.

Trazabilidad e integridad de los datos

En los procesos judiciales, hay un factor fundamental para que la firma electrónica de un documento sea aceptada como prueba válida: la trazabilidad e integridad de los datos asociados al proceso. Cualquier documento que se complete con nuestras soluciones digitales incorpora una serie de evidencias legales que se adjuntan automáticamente.

Estas evidencias pueden visualizarse directamente desde Adobe, en el propio panel de la herramienta o en los archivos XML que acompañan al PDF una vez que el proceso se ha completado. Además, el sistema genera un documento conocido como ‘auditoría de firma’ (también conocido como ‘Audit-log’, documento probatorio o registro de auditoría) que recopila, de manera clara y ordenada, todos los eventos y pruebas legales ocurridos durante el proceso: desde la identidad del signatario hasta la hora, la ubicación y el dispositivo empleado, entre muchos otros. Esta información está disponible para el usuario. 

En caso de conflicto legal este registro actúa como respaldo jurídico. De esta manera, se garantiza que el documento suscrito con nosotros es auténtico, íntegro y legalmente vinculante.

Sellado de tiempo

Otro de los mecanismos que acreditan la validez es el sellado de tiempo. Se trata de una marca de tiempo electrónica que se incorpora y registra el momento exacto de la acción, garantizando que no se haya modificado posteriormente. 

¿Cómo se comprueba que el signatario es quien dice ser?

Como empresa especializada en soluciones digitales, ofrecemos  mecanismos para identificar y autenticar a la persona o usuarios en las solicitudes. Dichos mecanismos son configurables según las necesidades de nuestros clientes y pueden adaptarse a ellas. Por ejemplo, algunas de las posibilidades que ofrecemos de identificación son: el correo electrónico, SMS o usuarios registros.

A continuación, te explicamos en qué consiste cada una de ellas:

• Correo electrónico: Se trata del método más conocido y sencillo de utilizar. Para poder emplearlo, la persona que remita el documento a través de nuestra solución digital debe proporcionar una dirección de correo electrónico válida, que será donde se envíe el enlace al acceso de la solicitud.
• SMS: También está disponible la opción de enviarla vía SMS o WhatsApp si conoces un número de teléfono válido.
• Usuarios registrados: Por otro lado, los usuarios que están registrados en nuestra plataforma son validados mediante correo electrónico y su acceso está protegido mediante identificación multifactor. Es decir, con esto protegemos que únicamente se pueda acceder a las solicitudes a través de la bandeja de entrada o APP.  
• Otros mecanismos de identificación: Aunque los mencionados son los mecanismos más comunes, existen otras posibilidades que puedes configurar: código OTP de acceso a la solicitud, código para la finalización y filtros con certificado electrónico. 

Para conocer todos los mecanismos de verificación de identidad de los que disponen nuestras soluciones digitales, te recomendamos visitar este enlace.

Validez legal en el extranjero garantizada

Desarrollamos nuestras soluciones digitales siguiendo estrictamente los estándares internacionales en la materia. Esto quiere decir que nos alineamos con los marcos normativos de la mayoría de los países. Con ello garantizamos la validez legal de los documentos suscritos con nosotros más allá del territorio español. 

Si quieres saber más, ponte en contacto con nosotros hoy mismo y descubre las ventajas de la firma electrónica.