Tal y como su propio significado indica la palabra «delegar» es dar una persona a otra la facultad o poder para que la represente y los ejerza en su nombre.
Delegar es esencial si deseas mejorar el uso de tu tiempo y en la mayoría de los casos no delegar eficazmente podrá reducir el desarrollo de las labores que requieran de tu atención y en cambio delegar de forma efectiva es multiplicar logros.
Pues bien si eres de los que optan por ceder y delegar tus obligaciones, estarás de acuerdo en la utilidad que tiene este término si además lo aplicamos en torno a la firma electrónica.
Por ejemplo imagina que tienes una agenda de firma en un portafirmas electrónico, aplicación muy parecida a un portafirmas tradicional, es decir, aquella carpeta donde ordenadamente se entregan todos aquellos documentos que requieren nuestra firma, sería de bastante utilidad poder delegar tareas de ordenación, priorización o revisión a otra persona con su propio usuario de forma que tu solo tuvieras que acceder a tu bandeja de firma y llevarlas a cabo mediante tu certificado electrónico en una sola operación.
Además podríamos delegar cuando estuviéramos ausentes o lo necesitáramos la propia firma de estos documentos.
En el caso de las Administraciones Públicas la Ley 30/1992 que establece y regula las bases del régimen jurídico, el procedimiento administrativo común y el sistema de responsabilidad de las Administraciones Públicas cuenta con un Artículo, en concreto el 16, dedicado a La Delegación de la firma:
» Artículo 16. Delegación de firma.
1. Los titulares de los órganos administrativos podrán, en materia de su propia competencia, delegar la firma de sus resoluciones y actos administrativos a los titulares de los órganos o unidades administrativas que de ellos dependan, dentro de los límites señalados en el artículo 13.
2. La delegación de firma no alterará la competencia del órgano delegante y para su validez no será necesaria su publicación.
3. En las resoluciones y actos que se firmen por delegación se hará constar la autoridad de procedencia.
4. No cabrá la delegación de firma en las resoluciones de carácter sancionador.
»
Por lo tanto y teniendo en cuenta que la firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma manuscrita según la Ley 59/2003 de Firma Electrónica podríamos delegar incluso nuestra firma en nuestro portafirmas electrónico.
Uno de nuestros productos Viafirma Inbox, agenda de firma a modo de portafirmas, nos permite introducir tareas de delegación de unos usuarios a otros, ya sea de forma permanente o por un período de tiempo determinado, a tres niveles:
• Revisión: el usuario delegado puede visualizar las tareas pendientes del delegante,ordenarlas, priorizarlas, asignar comentarios, etc.
• Visto Bueno: el usuario tiene los permisos de Revisión, y además puede realizar vistos buenos.
• Firma: el usuario tiene los permisos de Visto Bueno, pero además puede realizar firma electrónica por delegación.
El mecanismo de delegación es plenamente configurable pudiendo estar deshabilitada, ser automática (basta con que un usuario X delegue en uno Y) o que requiera la firma de un documento común entre ambos usuarios. La plantilla de este documento es configurable, así como el permitir que el documento firmado de delegación se incorpore o no automáticamente en aquellos expedientes de firma donde haya firma por delegación.
Además, durante la ejecución de un circuito de firma, un usuario X puede enviar su tarea a otro cuando considere que ella no le corresponde.
Y como conclusión, la pregunta sería ¿A qué esperas para delegar tus firmas electrónicas?