4 usos de la firma electrónica en empresas consultoras de calidad

Las empresas dedicadas a la consultoría de calidad manejan a diario ingentes cantidades de documentos, por lo que digitalizar su gestión simplificará en gran medida su actividad. Dentro de este proceso de transformación digital, podemos contar con la firma electrónica como una herramienta aplicable a diferentes entornos y situaciones. Describimos los más habituales.

En la coyuntura actual, el trabajo de las consultoras de calidad se ha hecho incluso más importante. Esto se debe, entre otros factores, a que la sociedad demanda más que nunca seguridad sanitaria, tanto para los productos como para los trabajadores de una empresa. 

Así, la implementación de sistemas de calidad se ha convertido en una de las opciones más valiosa para conseguirla. Además, la calidad es una cualidad esencial para las empresas que quieran crecer. 

Con ella nos aseguramos que ofrecemos productos y servicios que realmente cubren las necesidades de nuestros clientes. Se evitan así defectos y se aumenta la eficacia de los procesos.

Esta relevancia, hace que las consultoras de calidad deban plantearse agilizar su trabajo, de cara a poder cubrir la demanda existente sin perder la excelencia en su trabajo. El empleo de recursos como la firma electrónica es una alternativa de lo más interesante. Os traemos algunas de sus aplicaciones.

¿Qué función cumplen las consultoras de calidad?

Contar con un certificado de calidad, en principio, supondrá a una empresa una manera de diferenciarse de su competencia, aportando confianza a su público objetivo. También se puede dar el caso de que, para la realización de ciertas tareas, se exija a la empresa disponer inexcusablemente de cierta certificación de calidad.

Cabe destacar que son muchas las empresas que ya cuentan con certificados de calidad de diferentes características, por lo que no disponer de algunos puede suponer estar un escalón por debajo del resto de sus competidores.

Es probable que las empresas de gran tamaño, dispongan de personal especializado en la gestión de los aspectos relacionados con la calidad. 

Sin embargo, las pymes, al contar con recursos más limitados, y las grandes empresas que no tengan en su plantilla expertos en calidad, puede que se decidan por buscar los servicios de empresas especializadas, como las dedicadas a la consultoría de calidad.

Estas serán las encargadas de comprobar que una empresa cumple con los requisitos establecidos por las diferentes normas de calidad para las que pretendan acreditarse. Una consultora de calidad es clave a la hora de realizar auditorías internas previas a la auditoría externa, que será la que decidirá si la empresa conseguirá o no la certificación deseada.

4 usos de la firma electrónica en empresas consultoras de calidad

1.- Firma de contratos con clientes

Una empresa consultora de calidad puede tener una amplia cartera de clientes. Estos clientes pueden estar diseminados por todo el país o, incluso, tratarse de empresas con presencia internacional. Por tanto, estamos hablando de una importante cantidad de contratos muy dispersos geográficamente.

Implementando soluciones de firma digital, es posible firmar este tipo de documentos a distancia y con totales garantías, evitando largos traslados por parte de los firmantes. 

Además, esta firma remota también puede incluirse dentro de un flujo de firma en el que pueden estar involucrados diferentes responsables, encontrándose cada uno de ellos en un lugar diferente.

2.- Planificación de auditorías de calidad

Una etapa muy importante a la hora de auditar una empresa, es la planificación del proceso. Una auditoría de calidad suele abarcar el análisis en profundidad de un importante número de aspectos, por lo que prácticamente estará implicada la empresa al completo o una buena parte de esta.

Por tanto, para coordinar todo el proceso de auditoría, debemos planificarlo definiendo plazos, responsables y el personal que va a estar implicado. Se trata de una labor que puede requerir la firma de permisos y demás documentos relacionados con el procedimiento a seguir.

Para la firma de estos documentos, son muy prácticos los procedimientos de firma digital. Un ejemplo claro es la firma en lote, que permite firmar grandes cantidades de documentos en un instante. También la multifirma, ideal en el caso de que sean varias personas las que deban plasmar su rúbrica en un mismo documento. 

Usos de la firma electrónica en empresas consultoras de calidad

3.- Firma de informes de auditoría

Llegado el momento de auditar la empresa, se evaluarán detalladamente una importante cantidad de variables. Es imprescindible documentar todo lo relacionado con la realización de la auditoría, así como la redacción de un informe final. 

Hablamos de grandes cantidades de documentos en papel, lo que supone una incomodidad para los auditores a la hora de realizar su trabajo.

Para resolver este inconveniente, los responsables de realizar la auditoría, pueden usar dispositivos como tablets en las que hacer sus anotaciones y cumplimentar los documentos necesarios. 

Unos documentos que tendrán que ser firmados, preferiblemente de manera electrónica. En estos casos, resulta muy útil la firma biométrica, mediante soluciones que permitan su recogida en estas tablets.

Un auditor sabe qué datos debe recopilar durante la inspección, por lo que también es destacable la ventaja que puede traer consigo el uso de formularios inteligentes personalizados. Estos agilizan el registro de datos a la vez que impiden la introducción de información errónea.

4.- Firma de documentación interna

Una empresa consultora de calidad, tiene muchos puntos en común con otro tipo de empresas. Cuenta con departamentos tan habituales como contabilidad, administración, recursos humanos, marketing, ventas, etc. 

Esto hace que la documentación de carácter interno que generan también sea extensa, sobre todo si se trata de una consultora con cierto volumen de negocio.

Firmar contratos laborales, bajas, ceses, balances financieros o documentos relacionados con la Administración, es mucho más rápido con el uso de herramientas digitales. Ejemplos claros son los portafirmas digitales y la gestión en la nube de los certificados digitales, entre otras alternativas.

Con este artículo, esperamos haberte proporcionado una orientación sobre el potencial de la firma electrónica para las consultoras de calidad. Sería imposible abarcar en este texto todos los documentos relacionados con la calidad que se pueden firmar digitalmente. 

Por poner una muestra, podemos hablar de la Norma ISO 9001:2015, para los Sistemas de Gestión de la Calidad, que exige firmar documentos como:

  • Política de calidad.
  • Objetivos de la calidad.
  • Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.
  • Registros relacionados con la gestión de la documentación.

Esto es sólo la punta del iceberg de una muy extensa cantidad de estándares establecidos. nos encontramos con algunos de carácter transversal para cualquier tipo de negocio, y con otros más especializados en función de la actividad productiva. 

Pese a esta amplia variedad, la firma electrónica de documentos es aplicable a todas estas normas, ya que la gestión de documentos es un denominador común en ellas.