¿Te preguntas si es rentable utilizar la firma electrónica en consultoras? Por lo general, estas empresas procesan a diario ingentes cantidades de documentos, por lo que las herramientas que ayuden a digitalizar y automatizar su gestión mejorarán la productividad empresarial.
Dentro de este proceso de transformación digital, te contamos las razones de por qué la firma electrónica se presenta como una herramienta imprescindible para este tipo de industria.
La firma electrónica en consultoras
A la hora de realizar trámites, tanto las personas como las organizaciones utilizan la firma digital como un medio de autenticación seguro para poder acreditar su identidad.
A cualquier consultora exitosa que maneje una extensa cantidad de documentos no le conviene esperar mucho tiempo hasta que un proceso de firma finalice. La firma electrónica en consultoras permite que un acuerdo se cierre de manera online y segura, por lo que utilizándola podremos centrarnos en otras tareas que tengan mayor importancia.
Así, las consultoras también podrán ofrecer servicios personalizados a clientes de forma online.
Principales usos de la firma electrónica en consultoras
A continuación vamos a ver seis de los usos más útiles de esta solución telemática.
Aceleración del cierre de acuerdos
Firmar documentos con bolígrafo ya es cosa del pasado. La firma electrónica se presenta como la manera más eficiente de cerrar contratos electrónicos. El número de consultoras que la utilizan está aumentando rápidamente por la ventaja que supone poder cerrar acuerdos en cuestión de segundos.
Soluciones así permiten formalizar contratos a distancia con totales garantías, evitando cualquier desplazamiento innecesario y sin que sea necesario un certificado electrónico.
Transmite profesionalidad
Como bien sabrás, redactar contratos y acuerdos no es una tarea fácil. Nuestro software de firma electrónica en consultoras permite guardar y personalizar numerosas plantillas de acuerdos de consultoría para que puedan ser utilizadas cada vez que se requieran.
Esto evidenciará la profesionalidad de tus servicios a la vez que la capacidad de la empresa para desempeñar la función que se le ha encomendado.
Informes de auditoría
Llegado el momento de auditar la empresa, se evaluarán detalladamente una importante cantidad de variables. Es imprescindible documentar todo lo relacionado con la realización de la auditoría, así como la redacción de un informe final.
Hablamos de grandes cantidades de documentación, lo que supone una incomodidad para los profesionales a la hora de realizar su trabajo.
Para resolver este inconveniente, los dispositivos digitales pueden ser de gran utilizad para hacer sus anotaciones y cumplimentar los documentos necesarios. En estos casos, resulta muy útil la firma biométrica, realizada en pads o tablets de firma capaces recoger datos biométricos que vinculen al firmante de manera inequívoca.
Un auditor sabe qué datos debe recopilar durante la inspección, por lo que también es destacable la ventaja que puede traer consigo el uso de formularios inteligentes personalizados. Estos agilizan el registro de datos a la vez que impiden la introducción de información errónea.
Mayor seguridad y cumplimiento de la normativa
Gracias a leyes europeas como eIDAS las firmas electrónicas gozan del mismo reconocimiento legal que la manuscrita tradicional. Un contrato firmado electrónicamente asegura que el contenido no puede ser modificado, por lo que se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante, por lo que cualquier cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable
Reduce costes y aumenta la eficiencia
¿No te parece anticuado el hecho de tener que imprimir un documento, firmarlo y tener que enviarlo de vuelta? Nuestro software de firma electrónica en consultoras permite subir documentos en formato electrónico para su firma, definir plantillas, establecer el tipo de firma electrónica, enviar el documento para su firma y una vez firmado recibirlo de vuelta automáticamente.
Automatizar la gestión interna
La firma electrónica en consultoras no sólo ofrece ventajas a nivel externo. Como cualquier otra empresa, una consultoría tiene diferentes departamentos que manejan pilas de documentos diariamente, especialmente el de recursos humanos.
Como hemos comentado anteriormente, esta solución telemática ayuda a reducir los tiempos de espera para la consecución de cualquier proceso. Esto permitirá a los departamentos enfocarse en otras tareas que requieren mayor importancia, aumentando el rendimiento y eficacia de tu consultora.