Cómo firmar un documento con el móvil

Durante los últimos años, hemos hablado de las ventajas que tiene la firma digital en el sector de los seguros, las telecomunicaciones, la distribución y los recursos humanos, entre otros. ¿Pero realmente cómo funciona? ¿Necesitas tener conocimientos avanzados para utilizarla? Te contamos cómo puedes firmar digitalmente un documento de una forma rápida y sencilla usando el ejemplo real de las soluciones Viafirma.

Firmar con papel y bolígrafo ya ha quedado en el pasado. La digitalización ha revolucionado muchos aspectos de la industria y muchos procesos han cambiado de manera radical, haciéndose de una forma más fácil, rápida, eficaz y amigable con el medio ambiente.

Si lo que necesitas es simplemente firmar un pdf, el proceso de firma digital es realmente sencillo y en apenas 30 segundos cualquiera pueda firmar un documento pdf gracias al lector original de Adobe.

Sin embargo, también hay otras personas, especialmente en el ámbito empresarial, que sí que necesitan ir más allá y buscan un valor añadido como la seguridad en términos legales y mejora de la productividad. Éste lo encuentran en soluciones como Viafirma.

A la hora de adentrarse en este mundo de la firma digital, lo primero es valorar qué solución vamos a utilizar entre todas las disponibles en el mercado. Teniendo en cuenta que la firma es una cuestión de gran importancia, no es una decisión que se debe tomar a la ligera, ya que una brecha de seguridad podría implicar muchos problemas para su usuario.

Además, una solución de firma digital debe tener la capacidad de aportar evidencias que le den una validez legal. Estas evidencias son las que garantizan la identidad del usuario y su vinculación con dicha firma, y, por lo tanto, ofrecer garantías para que luego pueda utilizarse en sede judicial.

Por último, lo que cualquier interesado en este tipo de soluciones debe tener en cuenta es cuáles son las funcionalidades ofrecidas o los dispositivos externos compatibles para satisfacer las necesidades específicas de cada uno.

Después de valorar todos estos factores antes de hacernos con alguna aplicación de firma digital, vamos a ver cómo de sencillo es utilizarlo tomando como ejemplo Viafirma y su solución en movilidad, que permite firmar cualquier documento desde tu dispositivo móvil.

Cómo firmar digitalmente a distancia

Lo primero que necesitamos es un documento que esté preferiblemente en formato pdf, y que será el que se firme de forma digital. Sobre él podemos colocar todas las evidencias que queramos o necesitemos, según las condiciones establecidas por nuestro departamento legal.

Las evidencias son esas pruebas que respaldan la firma digital y le aportan validez legal. Existen varios tipos de evidencias que se pueden incluir en el documento, que son las siguientes:

  • Captura de fotografía: suele utilizarse en casos como mensajería, en el que se hace una foto del paquete entregado o cuando se necesita adjuntar otros elementos como el DNI, pasaporte o un justificante.
  • Captura geoposicional: se hace uso del GPS para fijar la localización durante el proceso de firma. Este método es muy utilizado en las entregas de paquetes, para garantizar que el mensajero ha hecho la entrega en la dirección indicada.
  • Captura de hora oficial: se coloca la hora exacta a la que la firma se ha producido, respaldada por una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA).
  • Captura de datos biométricos: a través de ciertos dispositivos compatibles (como las tablets Wacom), es posible guardar ciertos detalles de la firma (biométrica), como la velocidad del trazado o la presión.
  • Captura de la huella dactilar: otra forma de identificar al firmante es el uso de su huella dactilar a través de lectores específicos o los que ya vienen incluidos en los dispositivos móviles.
  • Captura de locución: la voz es otro rasgo biométrico singular e identificatorio que puede guardarse como otra evidencia más.

En algunos casos, se trata de un proceso de menor complejidad que no necesita de grandes medidas para otorgarle un mayor respaldo legal. Un ejemplo de esto es el consentimiento del uso de tus datos personales. Tan sólo hace falta una firma (sin necesidad de que sea cualificada) para que se complete la aceptación de los términos. En otras situaciones más complejas, sí que es conveniente tener un mayor número de evidencias. De esta forma, la seguridad del contrato firmado aumenta notablemente. Soluciones como la de Viafirma dan respuesta a cualquier nivel de seguridad. Es el usuario quien decide que nivel se adapta mejor a su escenario de uso y requisitos.

firmar digitalmente un documento

En este momento, es conveniente recordar los tipos de firma electrónica que existen, todas ellas comtempladas en el marco legal del reglamento eIDAS.

  • Firma electrónica simple: Se trata de un conjunto de datos en formato electrónico que se asocian de manera lógica con otros datos, que son usados por el firmante.
  • Firma electrónica avanzada: Debe estar vinculada únicamente con el firmante, debe realizarse en un sistema que sólo el firmante pueda usar con un alto nivel de confianza y debe permitir la identificación de los cambios realizados en el documento después de la firma.
  • Firma electrónica cualificada: Además de cumplir con las condiciones de la firma avanzada, debe incluir un certificado cualificado expedido por un proveedor de confianza y debe haberse realizado en un dispositivo cualificado que garantiza la integridad de los datos.

Además de las evidencias que ya hemos descrito anteriormente, existen otro tipo de verificaciones de identidad muy usadas en firmas con móvil: : la firma asociada al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS (OTP SMS), al número de teléfono móvil del firmante, o a su correo (OTP Email). De esta forma se confirma la identidad del usuario a través de su vinculación con el teléfono. La legislación española garantiza que este proceso es suficiente para la identificación del individuo.

Este tipo de validación es muy común, especialmente en entornos bancarios. Por ejemplo, a la hora de realizar una transferencia digital o de llevar a cabo un pago en una tienda online, nuestra entidad nos manda un SMS con un código para verificar que realmente somos nosotros y no se ha producido ningún robo ni ninguna brecha de seguridad.

Puede ser que también se necesiten otras evidencias como la fotográfica, por ejemplo en el caso de una empresa de mensajería antes de entregar un paquete o para adjuntar el DNI. 

En cuanto a la firma a distancia, en el caso de Viafirma el firmante no necesita tener contratada ni instalada la solución. Tan sólo necesitamos introducir su correo electrónico para que reciba en su bandeja de entrada del correo electrónico el formulario y lo pueda rellenar desde cualquier navegador web, ya sea desde un ordenador o desde un dispositivo móvil.

También contamos con un potente editor de formularios. En el caso de que no contemos con todos los datos de la otra parte, simplemente creamos un formulario con lo que necesitamos para que sea él quien lo rellene y luego queden reflejados en el documento final.

Existe la posibilidad también de guardar plantillas, algo especialmente útil cuando se tiene que firmar el documento con una periodicidad relativamente grande. Por ejemplo, un comercial que cada vez que realiza una venta necesita que el cliente firmante pueda acceder rápidamente al formulario base.

Si el receptor es también cliente de Viafirma, tan sólo hay que señalar el usuario al que deseamos enviar el documento para firmar y a qué dispositivo en el caso de que tenga varios registrados.

Una vez el documento esté firmado, dentro del archivo pdf, en los elementos adjuntos, se pueden ver todas las evidencias añadidas e incluso conocer los detalles técnicos, como la geolocalización, la presión del trazo, la versión del dispositivo, etcétera.

Además, se puede monitorizar en todo momento el estado en el que se encuentran los documentos que se han mandado para firmar. De esta forma, se puede saber cuáles no se han firmado todavía e insistir para que se finalice el proceso.

Cómo firmar digitalmente de manera presencial

Probablemente hayas utilizado este sistema para pagar alguna vez, mediante el cual tienes que firmar en una tableta que registra ciertos detalles técnicos, como la velocidad del trazado o la presión ejercida. Un ejemplo claro de la firma digital presencial es en los centros comerciales.

Los dispositivos para este propósito más populares son los de la marca Wacom, pero en nuestro caso, las soluciones también aceptan otros dispositivos externos para la captura de la firma biométrica. De esta forma, se recoge mucha más información (presión, velocidad de trazado, etc.), que garantiza la captura de toda la información necesaria para cumplir los requisitos de una firma electrónica avanzada, que son:

·         Identificación del firmante.

·         Vinculación de manera única al firmante y a los datos firmados.

·         Capacidad de detección de cualquier cambio posterior a la firma.

·         Garantía de que sólo el firmante puede generar dicha firma.

La seguridad durante este proceso es una de nuestras prioridades, por eso la información capturada nunca está en manos del prestador del servicio ni tampoco del fabricante del software. Esta información queda encriptada de manera local, a la que sólo se puede acceder con un software que sólo puede utilizarse con la orden de un juez. Mientras que en los dispositivos iOS y Android, es la propia aplicación la que realiza la encriptación a través de una clave de un tercero de confianza.

Como hemos explicado, la firma digital de un documento apenas requiere de unos minutos de tu tiempo. Esto es algo que antiguamente llevaba muchísimo más y consumía otros tantos recursos, como el papel, lo cual supone un ahorro de costos en varios aspectos. Siguiendo estos sencillos pasos, podemos firmar cualquier documento de manera rápida y sencilla, ya sea presencialmente o a distancia. Si quieres probarlo y tienes cualquier consulta, no dudes en escribirnos, ¡estaremos encantados de hablar contigo!