Cómo firmar un documento digitalmente

Durante los últimos años, hemos hablado de las ventajas que tiene firmar un documento digitalmente en el sector de los seguros, las telecomunicaciones, la distribución y los recursos humanos, entre otros. ¿Pero cómo funciona realmente? ¿Necesitas tener conocimientos avanzados para utilizarla? Te contamos cómo puedes hacerlo de forma rápida y sencilla usando el ejemplo real de las soluciones Viafirma

Evolución de la firma de documentos

El papel y bolígrafo ya ha quedado en el pasado. La digitalización ha revolucionado muchos aspectos de la industria y muchos procesos han cambiado de manera radical, haciéndose de una forma más fácil, rápida, eficaz y amigable con el medio ambiente.

Si lo que necesitas es simplemente firmar un documento digitalmente en formato PDF, el procedimiento es realmente sencillo y en apenas 30 segundos cualquiera puede hacerlo gracias al software de Adobe.

Sin embargo, también hay otras personas, especialmente en el ámbito empresarial que necesitan ir más allá y buscan un valor añadido como la seguridad en términos legales y mejora de la productividad. Este lo encuentran en soluciones como las de Viafirma.

Tipos de firma digital

En este momento, es conveniente recordar los tipos de firma electrónica que existen, todas ellas comtempladas en el marco legal del reglamento eIDAS.

  • Firma electrónica simple: Se trata de un conjunto de datos en formato electrónico que se asocian de manera lógica con otros datos, que son usados por el firmante.
  • Firma electrónica avanzada: Debe estar vinculada únicamente con el firmante, debe realizarse en un sistema que sólo el firmante pueda usar con un alto nivel de confianza y debe permitir la identificación de los cambios realizados en el documento después de la firma.
  • Firma electrónica cualificada: Además de cumplir con las condiciones de la opción avanzada, debe incluir un certificado cualificado expedido por un proveedor de confianza y debe haberse realizado en un dispositivo cualificado que garantiza la integridad de los datos.

Firma digital con validez legal 100%

A la hora de adentrarse en este mundo, lo primero es valorar qué solución vamos a utilizar entre todas las disponibles en el mercado. Teniendo en cuenta que la firma es una cuestión de gran importancia, no es una decisión que se debe tomar a la ligera, ya que una brecha de seguridad podría implicar muchos problemas para su usuario.

Además, una solución así debe tener la capacidad de aportar evidencias que le otorguen una validez legal. Estas evidencias son las que garantizan la identidad del usuario y su vinculación con dicha firma, y por lo tanto, ofrecer garantías para que luego pueda utilizarse en sede judicial.

Por último, lo que cualquier interesado en este tipo de soluciones debe tener en cuenta es cuáles son las funcionalidades ofrecidas o los dispositivos externos compatibles para satisfacer las necesidades específicas de cada uno.

Después de valorar todos estos factores antes de hacernos con alguna aplicación de este tipo, vamos a ver cómo de sencillo es utilizarlo tomando como ejemplo Viafirma y su solución en movilidad.

Cómo firmar documentos online a distancia

Lo primero que necesitamos es un documento que esté preferiblemente en formato PDF y que será el que se firme de forma digital. Sobre él podemos incorporar todas las evidencias que queramos o necesitemos, según las condiciones establecidas por nuestro departamento legal.

Las evidencias son esas pruebas que respaldan la firma digital y le aportan validez legal. Existen varios tipos que se pueden incluir en el documento, que son las siguientes:

  • Captura de fotografía: suele utilizarse en casos como mensajería, en el que se hace una foto del paquete entregado o cuando se necesita adjuntar otros elementos como el DNI, pasaporte o un justificante.
  • Captura geoposicional: se hace uso del GPS para fijar la localización durante el proceso. Este método es muy utilizado en las entregas de paquetes, para garantizar que el mensajero ha hecho la entrega en la dirección indicada.
  • Captura de hora oficial: se coloca la hora exacta a la que la firma se ha producido, respaldada por una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA).
  • Captura de datos biométricos: a través de ciertos dispositivos compatibles (como las tablets Wacom), es posible guardar ciertos detalles de la firma (biométrica), como la velocidad del trazado o la presión.
  • Captura de la huella dactilar: otra forma de identificar al firmante es el uso de su huella dactilar a través de lectores específicos o los que ya vienen incluidos en los dispositivos móviles.
  • Captura de locución: la voz es otro rasgo biométrico singular e identificatorio que puede guardarse como otra evidencia más.

En algunos casos, se trata de un proceso de menor complejidad que no necesita de grandes medidas para otorgarle un mayor respaldo legal. Un ejemplo de esto es el consentimiento del uso de tus datos personales. Tan sólo hace falta una firma (sin necesidad de que sea cualificada) para que se complete la aceptación de los términos. En otras situaciones más complejas, sí que es conveniente tener un mayor número de evidencias. De esta forma, la seguridad del contrato aumenta notablemente. Soluciones como la de Viafirma dan respuesta a cualquier nivel de seguridad. Es el usuario quien decide qué nivel se adapta mejor a su escenario de uso y requisitos.

Firma biométrica del contrato

Firma OTP

Además de las evidencias que ya hemos descrito anteriormente, existen otro tipo de verificaciones de identidad muy usadas en dispositivos móviles: la firma asociada al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS (OTP SMS), al número de teléfono móvil del firmante, o a su correo (OTP Email). De esta forma se confirma la identidad del usuario a través de su vinculación con el teléfono. La legislación española garantiza que este proceso es suficiente para la identificación del individuo.

Firma electrónica con OTP SMS

Firma tus documentos online de la forma más segura y 100% legal

Este tipo de validación es muy común, especialmente en entornos bancarios. Por ejemplo, a la hora de realizar una transferencia digital o de llevar a cabo un pago en una tienda online, nuestra entidad nos manda un SMS con un código para verificar que realmente somos nosotros y no se ha producido ningún robo ni ninguna brecha de seguridad.

Puede ser que también se necesiten otras evidencias como la fotográfica, por ejemplo, en el caso de una empresa de mensajería antes de entregar un paquete o para adjuntar el DNI. 

Firma documentos a distancia sin instalar nada

En cuanto a la firma remota, en el caso de Viafirma el firmante no necesita tener contratada ni instalada la solución. Tan sólo necesitamos introducir su correo electrónico para que reciba en su bandeja de entrada la solicitud y lo pueda rellenar desde cualquier navegador web, ya sea desde un ordenador o desde un dispositivo móvil.

También contamos con un potente editor de formularios. En el caso de que no dispongamos con todos los datos de la otra parte, simplemente creamos uno con lo que necesitamos para que sea el usuario quien lo rellene y luego queden reflejados en el documento final.

Existe la posibilidad también de guardar plantillas, algo especialmente útil cuando se tiene que enviar el documento con una periodicidad relativamente grande. Por ejemplo, un comercial que cada vez que realiza una venta necesita que el cliente firmante pueda acceder rápidamente al formulario base.

Una vez el documento esté firmado, dentro del archivo PDF, en los elementos adjuntos, se pueden ver toda la carga probatoria, además de conocer cualquier detalle técnico, como la geolocalización, la presión del trazo, la versión del dispositivo, etcétera.

Además, se puede monitorizar en todo momento el estado en el que se encuentran los documentos. De esta forma, se puede saber cuáles quedan aún pendientes e insistir para que se finalice el proceso.

Cómo firmar documentos digitalmente de manera presencial

Probablemente hayas utilizado este sistema para pagar alguna vez, mediante el cual tienes que plasmar tu rúbrica en una tableta que registra ciertos detalles técnicos. Un ejemplo claro es en los centros comerciales.

Los dispositivos para este propósito más populares son los de la marca Wacom, pero en nuestro caso, las soluciones también aceptan otros dispositivos externos para la captura de la firma biométrica. De esta forma, se recoge mucha más información, que garantiza la captura de toda la información necesaria para cumplir los requisitos de una firma electrónica avanzada.

La seguridad durante este proceso es una de nuestras prioridades, por eso la información capturada nunca está en manos del prestador del servicio ni tampoco del fabricante del software. Los datos quedan encriptados de manera local, a los que sólo se pueden acceder con un software con la orden de un juez. Mientras que en los dispositivos iOS y Android, es la propia aplicación la que realiza la encriptación a través de una clave de un tercero de confianza.

Como hemos explicado, firmar un documento digitalmente se realiza de manera legal y sencilla. Esto es algo que antiguamente llevaba muchísimo más y consumía otros tantos recursos como el papel, lo cual supone un ahorro de costos en varios aspectos. Por último, cabe destacar que este formato es compatible tanto en entornos presenciales como a distancia.

Ahora firmar online nunca ha sido tan fácil

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