Guía para usar tu firma electrónica en España con certificado digital

¿Estás interesado en utilizar tu propia firma electrónica para realizar trámites de una forma más rápida y sencilla? Una de las formas de conseguirla es mediante el certificado digital. En esta guía te explicamos cómo hacerte con tu certificado para que disfrutes de todas las ventajas de la firma digital, usándola de forma fácil y segura.

Antes de empezar, ¿conoces el papel del certificado digital en el funcionamiento de la firma electrónica?

Con esta guía vas a saber cómo usar la firma electrónica mediante el certificado digital. Por tanto, lo primero de todo es diferenciar ambos conceptos. Para ello, te recomendamos leer nuestro artículo, Diferencias entre certificado digital y firma digital.

Como información añadida, tenemos la definición de certificado digital de la Sede Electrónica de la Real Casa de la Moneda (también conocido como Certificado de Ciudadano o de Usuarios):

“Un documento digital que contiene sus datos identificativos. Le permitirá identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que sólo Ud. y su interlocutor pueden acceder a ella”.

Gracias a este certificado, se pueden realizar innumerables trámites burocráticos de forma segura y desde la comodidad de casa, tanto con la Administración Pública como con otras entidades privadas. ¿En qué tipo de gestiones te puede ayudar el certificado digital a agilizar los procesos? Estos son algunos ejemplos:

  • Presentación y liquidación de impuestos.
  • Presentación de recursos y reclamaciones.
  • Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas.
  • Consulta e inscripción en el padrón municipal.
  • Consulta de multas de circulación.
  • Consulta y trámites para solicitud de subvenciones.
  • Consulta de asignación de colegios electorales.
  • Actuaciones comunicadas.
  • Firma electrónica de documentos y formularios.
  • Firma de contratos.

Para firmar documentos digitalmente, existen diferentes tipos de firmas de acuerdo al grado de seguridad requerido y a las necesidades específicas. El certificado digital es muy útil para conseguir una firma digital avanzada, según la define el Reglamento europeo eIDAS.

Aunque es el más conocido, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) no es el único organismo al que podemos acudir para recibir el certificado digital. En España, el listado oficial de prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados se puede consultar en el portal del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Otra gran cuestión que se suele plantear, ¿quién puede obtener un certificado digital? Está al alcance de cualquier ciudadano español o extranjero, mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI, NIE, permiso de conducir o pasaporte.

El periodo de validez de este certificado es de cuatro años. Una vez pasado este tiempo, tienes que volver a realizar el proceso de solicitud.

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Cómo usar tu firma electrónica con certificado digital, paso a paso

Paso 1: configuración previa

Para obtener el certificado digital de la FNMT, hay dos procesos diferentes, que tienen que ver con la forma de identificarse. Una de ellas requiere tu desplazamiento a una oficina de registro. La otra exige tu identificación mediante el DNI electrónico (es necesario instalar el software criptográfico y los certificados raíces).

Hasta no hace mucho, los navegadores soportados para llevar a cabo el proceso eran únicamente Internet Explorer y Mozilla Firefox, preferiblemente su última versión. En esta página se explican los pasos que hay que seguir para configurarlos correctamente e, incluso, presenta un configurador que realiza este proceso de forma automática.

Desde hace pocos meses, la FNMT tiene publicada una herramienta que genera claves para que cualquiera de los principales navegadores en Windows 10, macOS y Linux sean válidos a la hora de solicitar y gestionar un certificado digital.

Una vez que el navegador esté correctamente configurado, rellenas la solicitud del certificado con los datos personales del usuario (DNI, nombre completo y correo electrónico). Inmediatamente, recibirás un email con un número de solicitud que está asociado a tu documento de identidad.

Paso 2: acreditación de la identidad

En este momento es cuando debes verificar tu identidad. Puede ser presencialmente a través de una oficina de registro, o remotamente con tu DNI electrónico.

En toda la geografía española hay miles de oficinas habilitadas para hacer efectiva esta acreditación, incluidas también las oficinas de la Seguridad Social y las Delegaciones y Administraciones de la AEAT. Con esta herramienta puedes encontrar el punto más cercano para tu mayor comodidad.

Para completar la acreditación, lo único que tienes que hacer es llevar el código de solicitud que recibiste en el email junto a tu documento identificativo. Así confirmarás tu identidad.

En el caso de contar con un DNI electrónico, no es necesario acudir a ninguna oficina. La acreditación se realiza desde la comodidad de tu casa.

Es importante que, desde el comienzo de este proceso (recibir el código de solicitud), hasta el final (instalar el certificado), ni el navegador ni el sistema operativo del equipo en el que lo has realizado reciban ningún cambio ni actualización.

Paso 3: descarga e instalación

Cuando hayas acreditado tu identidad, recibirás un correo electrónico con un enlace para descargar e instalar el certificado digital. Esto debe hacerse en el mismo ordenador y con el mismo navegador donde comenzaste el procedimiento. ¡Atento! La descarga tiene un tiempo limitado.

Es recomendable que, una vez hayas acabado y tengas ya el certificado digital descargado e instalado, realices una copia de seguridad en un dispositivo de almacenamiento externo (el archivo está protegido por una contraseña) o en la nube.

De esta forma, si le ocurre algo al ordenador principal, el certificado está a buen recaudo y no es necesario repetir el proceso de acreditación.

Después de seguir estos sencillos pasos, ya tienes en tu poder el certificado digital y puedes hacer uso de la firma electrónica.

Paso 4: ya puedes hacer tu firma con certificado digital

La utilización de la firma electrónica supone un ahorro importante de tiempo para el ciudadano, que antes necesitaba esperar durante horas en una cola para realizar un trámite. Además, presenta otras ventajas, como la ciberseguridad y la confianza legal.

La firma electrónica no sólo tiene sus ventajas en la relación del ciudadano con la Administración, sino también en sus propios trámites privados y para las empresas.

Viafirma ofrece soluciones específicas para hacer uso de la firma digital, aprovechando todas sus cualidades. En el caso de la firma electrónica con certificado, puedes exigir su uso cuando defines la política de firma de un documento. 

Además, ponemos a tu alcance una solución para el almacenamiento y la administración segura en la nube de los certificados digitales. Aportando así una gran dosis de movilidad a la gestión documental.

En definitiva, conseguir el certificado digital es una opción muy a tener en cuenta para disfrutar de todas las ventajas que tiene la firma electrónica. En tres sencillos pasos (solicitud, acreditación y descarga e instalación), tendrás el certificado listo para ser utilizado. ¿Estás ahora preparado para sacarle todo el provecho?

Publicado originalmente en Aug 30, 2018 02:02:00 PM, updated en Nov 12 2020