La gestión de documentos en papel es una de las tareas que mayor cantidad de recursos consume en cualquier empresa. El uso de soluciones ECM como Netcontent, integrada con las soluciones de firma electrónica de documentos de Viafirma, permiten agilizar este tipo de tareas.
¿Qué es Netcontent?
Netcontent es un software corporativo de gestión documental digital, inteligencia de contenidos y armado de flujos de trabajo que conecta personas, documentos y aplicaciones de manera colaborativa, segura, y eficiente.
Esta plataforma de gestión documental inteligente permite extraer, reconocer, clasificar e indexar los datos provenientes de todo tipo de documentos gracias a la tecnología de ABBYY ®. Mediante la utilización de inteligencia artificial, machine learning y NPL, los datos son reconocidos automáticamente y pueden ser validados en base a reglas predefinidas o entidades externas, sin intervención del usuario, para ser utilizados en workflows inteligentes y enlazados con los sistemas de software que utiliza la compañía.
La tecnología de Netcontent le ayuda a diseñar flujos de trabajo documentales totalmente automatizados, dando acceso a los colaboradores que usted elija para que puedan manejar, revisar, compartir y controlar el flujo documental de manera digital. Los documentos pueden ser firmados electrónicamente con aval jurídico internacional gracias a la integración con VIAFIRMA, cubriendo así todos los aspectos de la gestión documental en una sola herramienta.
Netcontent desata la transformación digital de su negocio convirtiendo procesos tradicionales manuales y basados en papel en procesos digitales eficientes. Los flujos documentales electrónicos permiten aumentar la productividad, mejorar el acceso a la información y facilitar el trabajo colaborativo. Estos incluyen además tableros de indicadores visuales basados en minería de datos que permiten medir la eficiencia de los procesos vinculados a la plataforma.
Principales ventajas de Netcontent
A continuación, presentamos algunas de sus ventajas:
- Elimina la burocracia, el papeleo y las demoras en las autorizaciones, aprobaciones, pagos o firmas de documentos importantes.
- Presenta una versión adaptada a dispositivos móviles, las tareas podrán llevarse a cabo en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Ofrece mayor seguridad y confidencialidad, estableciendo diferentes políticas de acceso para ciertos documentos y procesos entre diferentes usuarios o grupos
- Reduce el tiempo en procesos clave. La posibilidad de definir plantillas y el almacenamiento centralizado de documentos hará que sean fácilmente accesibles
- Desaparecen las tareas manuales que ralentizan los equipos de trabajo. Netcontent permite centrarse en labores que impulsen la innovación y los beneficios de la empresa.
- Permite firmar electrónicamente cualquier tipo de documento por parte de los colaboradores sin necesitar un certificado electrónico.
La firma electrónica de documentos con Netcontent
El día a día de la oficina, el trabajo en remoto y la situación actual del COVID-19, representa un gran desafío a la hora de firmar documentos. Todo esto ha incentivado a las empresas a acelerar su proceso de transformación digital. Nuestra solución de firma electrónica, integrada con la plataforma de gestión documental de Netcontent, permite agilizar la estrategia de digitalización de cualquier entidad. Esta integración ha permitido a muchas empresas gestionar numerosas operaciones con socios, clientes y proveedores que requerían la rúbrica de cualquiera de los intervinientes.
Para evitar desplazamientos innecesarios, los documentos pueden firmarse digitalmente mediante un token OTP enviado al celular o al email del firmante. Para entornos presenciales, lo más aconsejable es la firma biométrica; que deberá realizarse en tablets específicas como Wacom, Topaz o iPad mediante un lápiz stylus de precisión capaz de recoger una serie de datos biométricos que permiten identificar al firmante de manera inequívoca.
La firma electrónica: Una solución sencilla, óptima y accesible.
Al contrario de lo que la gente pueda pensar cuando oye hablar de las firmas electrónicas, la realidad es que pueden llegar a tener una validez jurídica igual o superior a la de la firma en papel, ya que las segundas son muy fáciles de manipular.
Debido a su comodidad, cada vez se utilizan más. Permiten agilizar cualquier proceso que necesite autorización, son legalmente válidas en la mayoría de los países y se evita cualquier coste de impresión, desplazamiento y envío de los documentos.