Es fundamental aclarar que no existe una definición fija en el sector para este término. Sin embargo, se utiliza para referirse a las firmas realizadas mediante herramientas digitales específicas que permiten capturar una firma manuscrita de manera electrónica.
Introducción a la firma digitalizada
La firma digitalizada se basa en capturar electrónicamente una firma manuscrita utilizando dispositivos gráficos o pantallas táctiles. Estos procesos se emplean en numerosos escenarios, como:
- Pagos con tarjeta de crédito en establecimientos como supermercados o grandes almacenes.
- Recepción de pedidos en empresas de mensajería y paquetería, donde el receptor confirma la entrega mediante la firma.
- Formalización de contratos de alquiler de bienes como vehículos o inmuebles.
La flexibilidad tecnológica permite que estas firmas se realicen en tabletas gráficas específicas de fabricantes reconocidos o en dispositivos móviles con pantallas capacitivas como iPads.
Beneficios clave de la firma digitalizada
La firma digitalizada ofrece una serie de beneficios destacados que la convierten en una solución práctica y eficiente para múltiples sectores. Su capacidad para agilizar procesos, reducir costes operativos y garantizar la seguridad jurídica la posiciona como una herramienta esencial en entornos donde se busca optimizar recursos y minimizar la dependencia de documentos físicos. Además, su flexibilidad tecnológica, al ser compatible con diversos dispositivos, facilita su integración en procesos empresariales y administrativos modernos.
¿Es legal la firma digitalizada?
Cuando se escribió esta publicación, en 2012, en España la principal normativa de firma electrónica era la Ley 59/2003. Sin embargo, esta ley está derogada desde 2020 y fue sustituida por la vigente Ley 6/2020. España se apoya en esta y el Reglamento eIDAS, estableciendo tres tipos de firma electronica: la firma electronica simple, avanzada y cualificada:
- Simple: Es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Es un elemento de prueba admisible ante un tribunal, aunque es posible que tenga que complementarse con otros elementos.
- Avanzada: Es aquella que se encuentra vinculada al firmante de manera única, permitiendo su identificación. Ha sido creada usando datos de creación de la firma electrónica que el usuario puede utilizar con un alto nivel de confianza y bajo su control exclusivo. Está vinculada con los datos firmados por la misma de modo que cualquier modificación posterior de los mismos sea detectable. Asegura la identidad de la persona que firma y la integridad de los datos, por lo que ofrece más garantías legales que la anterior.
- Reconocida o cualificada: Es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma y que goza del mayor nivel de seguridad posible
Casos de uso destacados
Aunque los proyectos que buscan eliminar el uso del papel suelen priorizar métodos basados en certificados, la firma digitalizada puede ser una solución eficiente en ciertos contextos:
- Consentimiento informado electrónico: Ideal en el ámbito médico, donde los pacientes y médicos firman documentos in situ sin necesidad de certificados digitales adicionales.
- Firmas de contratos in situ: Útil para acuerdos de alquiler, contratos laborales o acuses de recibo.
- Procesos administrativos rápidos: Como autorizaciones, validaciones de recepción y documentación interna.
Soluciones tecnológicas relacionadas
En Viafirma, se ha desarrollado una plataforma que simplifica la integración de la firma digitalizada en aplicaciones web y móviles. Esta solución permite utilizar dispositivos gráficos especializados o pantallas táctiles, capturando datos biométricos y asegurando la validez legal de las operaciones.
La implementación es sencilla y flexible, permitiendo a los usuarios elegir entre distintos métodos según sus necesidades. Además, la plataforma ofrece funcionalidades avanzadas como encriptación y sellado de tiempo para garantizar la seguridad y la validez de cada operación.
